12.1 Polityka dotycząca konfliktu interesów w kontekście pożyczek oraz innych transakcji z członkami organu zarządzającego i stronami z nimi powiązanymi

W ramach polityki przeciwdziałania konfliktom interesów dla pracowników (sekcja 12) i zarządzania konfliktami interesów na szczeblu członków organu zarządzającego, jak opisano w pkt 117, organ zarządzający powinien ustalić ramy identyfikacji konfliktów interesów i zarządzania konfliktami interesów w kontekście udzielania pożyczek i zawierania innych transakcji (np. faktoring, leasing, transakcje dotyczące nieruchomości itp.) z członkami organu zarządzającego i stronami z nimi powiązanymi.

Bez uszczerbku dla transpozycji dyrektywy 2013/36/EU³² do prawa krajowego, instytucje mogą wziąć pod uwagę dodatkowe kategorie stron powiązanych, do których będą miały zastosowanie, w całości lub w części, ramy dotyczące pożyczek i innych transakcji.

³² Zob. też Podstawowa Zasada Bazylejska nr 20.

Ramy dotyczące konfliktu interesów powinny zapewniać, aby decyzje dotyczące pożyczek i zawierania innych transakcji z członkami organu zarządzającego i powiązanymi z nimi osobami były podejmowane w sposób obiektywny, bez zezwalania na niewłaściwy wpływ ewentualnego konfliktu interesów, oraz aby transakcje takie były, co do zasady, zawierane na warunkach rynkowych.

Organ zarządzający powinien opracować procesy decyzyjne dotyczące udzielania pożyczek oraz zawierania innych transakcji z członkami organu zarządzającego oraz osobami z nimi powiązanymi. Ramy te mogą przewidywać rozróżnienie pomiędzy standardowymi transakcjami biznesowymi³³ , zawieranymi w ramach zwykłej działalności i na zwyczajowych warunkach rynkowych, oraz pożyczkami dla pracowników i transakcjami zawieranymi na warunkach dostępnych dla wszystkich pracowników. Dodatkowo ramy dotyczące konfliktu interesów i procesu decyzyjnego mogą rozróżniać pożyczki istotne i nieistotne, różne rodzaje pożyczek i innych transakcji, a także różne poziomy konfliktów interesów, jakie takie transakcje mogą wywołać.

³³ Transakcje biznesowe obejmują pożyczki i inne transakcje (np. leasing, faktoring, usługi w ramach tzw. pierwszej oferty publicznej (IPO), fuzje i przejęcia, sprzedaż i zakup aktywów).

Jako część ram dotyczących konfliktu interesów organ zarządzający powinien ustalić odpowiednie progi (np. dotyczące rodzaju produktu lub warunków transakcji), po przekroczeniu których pożyczka lub inna transakcja z członkami organu zarządzającego lub powiązanymi z nimi osobami będzie zawsze wymagać zatwierdzenia organu zarządzającego. Decyzje w odniesieniu do istotnych pożyczek lub innych istotnych transakcji z członkami organu zarządzającego, które nie są zawierane na zwykłych warunkach rynkowych, lecz na warunkach oferowanych wszystkim pracownikom powinny być zawsze podejmowane przez organ zarządzający.

Członek organu zarządzającego, który odnosi korzyści z istotnej pożyczki lub innej istotnej transakcji, lub członek powiązany z drugą stroną transakcji, nie powinien być zaangażowany w proces decyzyjny.

Przed podjęciem decyzji odnośnie pożyczki lub innej transakcji z członkiem organu zarządzającego lub powiązaną z nim osobą, instytucje powinny ocenić ryzyko, na jakie instytucja może zostać narażona w związku z transakcją.

Jeśli pożyczka jest udzielana w ramach linii kredytowej (np. kredyt w rachunku bieżącym), wstępną decyzję oraz wszelkie zmiany decyzji należy udokumentować. Wykorzystanie takich udogodnień kredytowych w ramach ustalonych limitów nie powinno być uznawane za dokonane na podstawie nowej decyzji o pożyczce dla członka organu zarządzającego lub powiązanej z nim osoby. Jeśli zmiana wysokości linii kredytowej jest istotna, w świetle procedur obowiązujących w instytucji, należy przeprowadzić nową ocenę oraz podjąć nową decyzję.

Aby zapewnić zgodność z procedurami dotyczącymi konfliktu interesów, instytucje powinny zapewnić, aby wszystkie obowiązujące procedury kontrolne miały bezpośrednie zastosowanie do pożyczek i innych transakcji z członkami organu zarządzającego lub powiązanymi z nimi osobami, oraz aby obowiązywały odpowiednie procedury nadzoru na poziomie organu zarządzającego w ramach sprawowanej przez niego funkcji nadzorczej.