12.1 Beleid inzake belangenconflicten in het kader van leningen en andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen

Als onderdeel van hun beleid inzake belangenconflicten voor personeelsleden (hoofdstuk 12) en het beheer van belangenconflicten van leden van het leidinggevend orgaan zoals uiteengezet in punt 117 dient het leidinggevend orgaan een kader op te zetten voor het in kaart brengen en beheren van belangenconflicten in de context van het verstrekken van leningen en het aangaan van andere transacties (bijv. factoring, leasing, vermogenstransacties enz.) met leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen.

Onverminderd de nationale omzetting van Richtlijn 2013/36/EU³² om kunnen instellingen aanvullende categorieën van verbonden partijen aanwijzen waarop zij hun kader voor belangenconflicten inzake leningen en andere transacties geheel of gedeeltelijk van toepassing verklaren.

³² Zie ook kernbeginsel voor een effectief bankentoezicht nr. 20.

Het kader voor belangenconflicten dient te waarborgen dat beslissingen betreffende het verstrekken van leningen en het aangaan van andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen objectief, zonder ongepaste beïnvloeding door belangenconflicten en in principe conform het zakelijkheidsbeginsel worden genomen.

Het leidinggevend orgaan dient de toepasselijke besluitvormingsprocessen op te zetten inzake het verstrekken van leningen aan en het aangaan van andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen. Binnen dat kader kan onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds standaard zakelijke transacties³³ die worden aangegaan in het kader van de normale bedrijfsuitoefening en conform de reguliere marktvoorwaarden, en anderzijds leningen aan en transacties met personeelsleden onder voorwaarden die voor alle personeelsleden gelden. Verder kan in het kader voor belangenconflicten en het besluitvormingsproces ook onderscheid worden gemaakt tussen belangrijke en niet-belangrijke leningen en andere transacties, verschillende soorten leningen en andere transacties en het niveau van de feitelijke of potentiële belangenconflicten die zij kunnen doen ontstaan.

³³ Onder zakelijke transacties wordt onder meer verstaan leningen en andere transacties (bijv. leasing, factoring, diensten in verband met beursintroducties, fusies en overnames, en de koop en verkoop van eigendommen).

Als onderdeel van het kader voor belangenconflicten dient het leidinggevend orgaan passende drempelwaarden te hanteren (bijv. per producttype of afhankelijk van de voorwaarden) die het bedrag aangeven waarboven de lening of andere transactie met een lid van het leidinggevend orgaan of een verbonden partij altijd goedkeuring van het leidinggevend orgaan behoeft. Beslissingen inzake belangrijke leningen of andere belangrijke transacties met leden van het leidinggevend orgaan die niet conform reguliere marktvoorwaarden worden verstrekt of verricht, maar onder voorwaarden die voor alle personeelsleden gelden, dienen altijd door het leidinggevend orgaan te worden genomen.

Het lid van het leidinggevend orgaan dat voordeel heeft van een dergelijke belangrijke lening of belangrijke andere transactie of het met de tegenpartij verbonden lid, dient niet bij de besluitvorming betrokken te zijn.

Alvorens een beslissing te nemen over een lening of andere transactie met leden van het leidinggevend orgaan of hun verbonden partijen, dient de instelling het risico waaraan zij als gevolg van die transactie mogelijk wordt blootgesteld, te beoordelen.

Waar leningen worden verstrekt in de vorm van een kredietlijn (bijv. een rekening-courantkrediet), dienen zowel de initiële beslissing als wijzigingen daarvan te worden gedocumenteerd. Het gebruik van dergelijke overeengekomen kredietfaciliteiten binnen de overeengekomen limieten dient niet te worden beschouwd als een nieuwe beslissing inzake een lening aan een lid van het leidinggevend orgaan of zijn/haar verbonden partij. Wanneer een wijziging van een kredietlijn als wezenlijk moet worden aangemerkt uit hoofde van het beleid van de instelling, dient een nieuwe beoordeling te worden verricht en een nieuwe beslissing te worden genomen.

Teneinde naleving te waarborgen van hun beleid inzake belangenconflicten, dienen instellingen erop toe te zien dat alle relevante interne controleprocedures volledig van toepassing zijn op leningen aan en andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan of hun verbonden partijen, en dat er op het niveau van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie een passend toezichtkader is ingericht.