12.1 Política de conflitos de interesses no contexto de empréstimos e outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas

Como parte das suas políticas de conflitos de interesses para os membros do pessoal (Secção 12) e da gestão de conflitos de interesses dos membros do órgão de administração, tal como estabelecido no n.º 117, o órgão de administração estabelece um quadro para a identificação e gestão de conflitos de interesses no contexto da concessão de empréstimos e da realização de outras operações (por exemplo, factoring , locação financeira, operações imobiliárias, etc.) com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas.

Sem prejuízo da transposição nacional da Diretiva 2013/36/UE³² , as instituições podem ter em conta outras categorias de partes relacionadas às quais aplicam, no todo ou em parte, o respetivo quadro em matéria de conflitos de interesses no que diz respeito a empréstimos e outras operações.

³² Ver também o Princípio Fundamental 20 de Basileia

O quadro em matéria de conflitos de interesse assegura que as decisões respeitantes à concessão de empréstimos e à realização de outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas sejam tomadas com objetividade, sem influência indevida por conflitos de interesses, e que são, regra geral, efetuadas em condições de mercado.

O órgão de administração estabelece os processos de decisão aplicáveis à concessão de empréstimos e à realização de outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas. Este quadro pode prever uma diferenciação entre as operações comerciais normais³³ realizadas no decurso normal da atividade e em condições normais de mercado e os empréstimos e operações com membros do pessoal, realizados em condições acessíveis a todos os membros do pessoal. Além disso, o quadro e o processo de tomada de decisão em matéria de conflitos de interesses pode diferenciar entre empréstimos e outras operações materiais e não materiais, diferentes tipos de empréstimos e outras operações e o nível de conflitos de interesses atuais ou potenciais que podem gerar.

³³ As operações comerciais incluem empréstimos e outras operações (por ex., locação financeira, factoring , serviços no contexto de ofertas públicas iniciais), fusões e aquisições, compra e venda de imóveis).

Como parte do quadro em matéria de conflitos de interesses, o órgão de administração fixa limiares adequados (por ex., por tipo de produto, ou dependendo das condições) acima dos quais o empréstimo ou outra operação com um membro do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas exiga sempre a aprovação do órgão de administração. As decisões sobre empréstimos materiais ou outras operações materiais com membros do órgão de administração que não são realizadas em condições normais de mercado, mas em condições acessíveis a todos os membros do pessoal, são sempre tomadas pelo órgão de administração.

O membro do órgão de administração que beneficie de um empréstimo material ou outra operação material ou o membro que está relacionado com a contraparte não devem participar no processo de tomada de decisão.

Ao decidir sobre um empréstimo ou outra operação com um membro do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas, antes de tomarem uma decisão, as instituições avaliam o risco ao qual a instituição pode ser exposta devido à operação.

Sempre que os empréstimos sejam concedidos sob a forma de linha de crédito (por ex., facilidade de descobertos), a decisão inicial e as respetivas alterações devem ser documentadas. Qualquer utilização dessas linhas de crédito acordadas nos limites acordados não deve ser considerada como uma nova decisão sobre um empréstimo a um membro do órgão de administração ou à respetiva parte relacionada. Se a alteração de uma linha de crédito for material, de acordo com a política da instituição, deve ser efetuada uma nova avaliação e tomada uma nova decisão.

Para garantir o cumprimento das suas políticas de conflitos de interesses, as instituições asseguram que todos os procedimentos de controlo interno relevantes se aplicam integralmente aos empréstimos e outras operações com membros do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas e que esteja implementada um quadro de supervisão adequado ao nível do órgão de administração na sua função de fiscalização.