4. Dedicación de tiempo suficiente por parte de un miembro del órgano de administración

Las entidades evaluarán si un miembro del órgano de administración puede o no dedicar tiempo suficiente al desempeño de sus funciones y responsabilidades, incluida la de comprender el negocio de la entidad, sus principales riesgos y las implicaciones del modelo de negocio y de la estrategia de riesgos. Cuando la persona tenga un mandato en una entidad DRC significativa, también se evaluará el cumplimiento de la limitación del número máximo de cargos que se establece en el artículo 91, apartado 3, de la Directiva 2013/36/UE o del artículo 9, apartado 2, de la Directiva 2014/65/UE, según corresponda.

Los miembros también deberán ser capaces de cumplir sus obligaciones en períodos de especial aumento de la actividad, como cuando se produce una reestructuración, un traslado de la entidad, una adquisición, una fusión, una absorción o una situación de crisis, o cuando haya una dificultad importante con una o más de sus operaciones, teniendo en cuenta que en tales períodos puede que se requiera mayor dedicación de tiempo que en períodos normales.

Al evaluar la dedicación de tiempo suficiente por parte de un miembro, las entidades deberán tener en cuenta, al menos, lo siguiente:

• a. el número de cargos en sociedades financieras y no financieras que ocupa ese miembro al mismo tiempo, teniendo en cuenta posibles sinergias cuando los ocupe dentro del mismo grupo, incluso cuando actúa en nombre de una persona jurídica o como suplente de un miembro del órgano de administración;
• b. el tamaño, la naturaleza, la escala y la complejidad de las actividades de la entidad en la que el miembro ocupa un cargo y, en particular, si la entidad está ubicada dentro o fuera de la UE;
• c. la presencia geográfica del miembro y el tiempo de desplazamiento requerido para la función;
• d. el número de reuniones programadas para el órgano de administración;
• e. los cargos ocupados por ese miembro al mismo tiempo en organizaciones que no persigan fines predominantemente comerciales;
• f. cualquier reunión necesaria que deba celebrarse, en particular, con las autoridades competentes u otras partes interesadas internas o externas, al margen del calendario oficial de reuniones del órgano de administración;
• g. la naturaleza del puesto específico y las responsabilidades del miembro, incluidas funciones específicas tales como la de primer ejecutivo (CEO), presidente, o presidente o miembro de un comité, si el miembro ocupa un puesto ejecutivo o no ejecutivo, y la necesidad de que dicho miembro asista a reuniones en las sociedades enumeradas en el punto a) y en la entidad;
• h. otras actividades profesionales o políticas externas, y cualquier otra función y actividad relevantes, tanto dentro como fuera del sector financiero, y tanto dentro como fuera de la UE;
• i. la integración y formación necesarias;
• j. cualquier otra responsabilidad relevante del miembro que las entidades consideren necesario tener en cuenta al realizar la evaluación de su capacidad para dedicar tiempo suficiente; y
• k. cualquier referencia comparativa pertinente disponible sobre la dedicación de tiempo, incluidas las referencias comparativas proporcionadas por la ABE¹⁰ .

¹⁰ Las cifras correspondientes al año 2015 se incluyen como anexo a la evaluación de impacto de estas Directrices.

Las entidades harán constar por escrito las funciones, obligaciones y capacidades que se exigen a los diversos puestos del órgano de administración, así como la estimación de la dedicación de tiempo necesaria para cada puesto, teniendo también en cuenta la necesidad de dedicar tiempo suficiente a la integración y formación. Para este fin, las entidades más pequeñas y menos complejas pueden desglosar la estimación del tiempo de dedicación solo entre cargos ejecutivos y no ejecutivos.

Los miembros del órgano de administración deberán ser informados de la estimación de la dedicación de tiempo necesaria para el desempeño de sus funciones. Las entidades pueden pedir a los miembros que confirmen que pueden dedicar esa cantidad de tiempo para el desarrollo de su función.

Las entidades deberán supervisar que los miembros del órgano de administración dedican tiempo suficiente al desempeño de sus funciones. La preparación de las reuniones, la asistencia a las mismas y la participación activa en las reuniones del órgano de administración son indicadores de la dedicación de tiempo.

Una entidad también considerará el impacto de las ausencias de larga duración de los miembros del órgano de administración a la hora de evaluar la dedicación de tiempo suficiente por parte de otros miembros del órgano de administración.

Las entidades mantendrán registros de todos los puestos profesionales y políticos externos que ocupan los miembros del órgano de administración. Dichos registros se actualizarán cada vez que un miembro notifique a la entidad un cambio y cuando la entidad tenga conocimiento de tales cambios por otras vías. Cuando se produzcan cambios en dichos puestos que puedan reducir la capacidad de un miembro del órgano de administración para dedicar tiempo suficiente al desempeño de su función, la entidad reevaluará la capacidad del miembro para dedicar el tiempo requerido para su puesto.