4. Impegno sufficiente in termini di tempo di un membro dell’organo di gestione

Gli enti dovrebbero valutare se un membro dell’organo di gestione è in grado o meno di dedicare tempo sufficiente per adempiere alle proprie funzioni e responsabilità, tra cui comprendere le attività dell’ente, i rischi principali a esso relativi e le implicazioni dell’attività e della strategia di rischio. Laddove il titolare detenga un mandato presso un ente CRD, si dovrebbe prevedere una valutazione che garantisca il rispetto del limite di incarichi di amministratore a norma dell’articolo 91, paragrafo 3, della direttiva 2013/36/UE o dell’articolo 9, paragrafo 2, della direttiva 2014/65/UE, ove applicabile.

I membri dovrebbero altresì essere in grado di adempiere ai compiti a essi assegnati in periodi di attività particolarmente intensa quali una ristrutturazione, un trasferimento dell’ente, una fusione, un’acquisizione o una situazione di crisi o a seguito di difficoltà rilevanti dovute a una

• o più di tali operazioni, tenendo conto che in tali periodi può essere richiesto un livello di impegno maggiore in termini di tempo rispetto ai periodi di ordinaria amministrazione.

Nel valutare l’impegno sufficiente in termini di tempo di un membro, gli enti dovrebbero tener conto almeno di quanto segue:

• a. il numero di incarichi di amministratore presso società finanziarie e non finanziarie ricoperti simultaneamente dal membro, considerando le possibili sinergie laddove siano ricoperti all’interno del medesimo gruppo, anche se agisce per conto di una persona giuridica o come supplente di un membro dell’organo di gestione;
• b. la dimensione, la natura, l’ampiezza e la complessità delle attività dell’entità presso cui il membro ricopre un incarico di amministratore e, in particolare, se l’entità è o meno un’entità non UE;
• c. la presenza geografica del membro e i tempi di viaggio necessari per ricoprire il ruolo;
• d. il numero di riunioni previste per l’organo di gestione;
• e. gli incarichi di amministratore presso organizzazioni che non perseguono obiettivi di natura prevalentemente commerciale ricoperti contemporaneamente dal membro;
• f. eventuali riunioni necessarie, in particolare con autorità competenti o con altre parti interessate interne o esterne, oltre alle riunioni formali previste dell’organo di gestione;
• g. la natura di una posizione specifica e le responsabilità del membro, compresi ruoli specifici quali amministratore delegato, presidente, oppure presidente o membro di un comitato, laddove il membro detenga una posizione esecutiva o non esecutiva e la necessità che il membro prenda parte alle riunioni delle società di cui alla lettera
• a) e dell’ente;
• h. altre attività professionali o politiche esterne e qualsivoglia funzione e attività pertinente, all’interno e all’esterno del settore finanziario e all’interno e all’esterno dell’UE;
• i. la preparazione e la formazione necessarie;
• j. qualsivoglia compito pertinente di altra natura del membro che gli enti ritengano necessario da tenere in conto nello svolgere la valutazione dell’impegno sufficiente in termini di tempo di un membro;
• k. parametri pertinenti a disposizione relativi all’impegno in termini tempo, compreso il parametro fornito dall’ABE (¹⁰ ).

Gli enti dovrebbero registrare per iscritto i ruoli, i compiti e le capacità richieste per ricoprire le varie posizioni all’interno dell’organo di gestione e l’impegno in termini di tempo previsto per ciascuna posizione, tenendo conto altresì della necessità di dedicare tempo sufficiente alla preparazione e alla formazione. A tal fine, gli enti più piccoli e meno complessi possono operare un distinguo sull’impegno in termini di tempo previsto unicamente tra incarichi di amministratore esecutivi e non esecutivi.

Un membro dell’organo di gestione dovrebbe essere informato dell’impegno in termini di tempo presumibilmente richiesto per lo svolgimento dei propri compiti. Gli enti possono richiedere al membro di confermare di essere in grado di dedicare la quantità di tempo prevista dal ruolo ricoperto.

Gli enti dovrebbero monitorare che i membri dell’organo di gestione impegnino un tempo sufficiente all’espletamento delle loro funzioni. La preparazione in vista delle riunioni, la presenza e il coinvolgimento attivo dei membri nelle riunioni dell’organo di gestione sono indicatori dell’impegno in termini di tempo.

(¹⁰ ) I dati relativi all’anno 2015 sono compresi nell’allegato della valutazione d’impatto dei presenti orientamenti.

Un ente dovrebbe tenere conto altresì dell’impatto di eventuali assenze a lungo termine dei membri dell’organo di gestione nella valutazione dell’impegno sufficiente in termini di tempo di altri singoli membri dell’organo di gestione.

Gli enti dovrebbero tenere registri di tutti gli incarichi politici e professionali esterni ricoperti dai membri dell’organo di gestione. Detti registri dovrebbero essere aggiornati ogniqualvolta un membro notifichi all’ente una modifica e laddove tali modifiche siano segnalate all’ente mediante altra modalità. Laddove tali incarichi subiscano modifiche che riducano la capacità di un membro dell’organo di gestione di dedicare tempo sufficiente per svolgere la propria funzione, l’ente dovrebbe valutare nuovamente la capacità del membro di rispettare l’impegno in termini di tempo richiesto dalla posizione ricoperta.