4. Αφιέρωση επαρκούς χρόνου από μέλος του διοικητικού οργάνου

Τα ιδρύματα θα πρέπει να αξιολογούν επίσης αν ένα μέλος του διοικητικού οργάνου είναι σε θέση να αφιερώνει επαρκή χρόνο στην εκτέλεση των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων του, συμπεριλαμβανομένης της κατανόησης της επιχειρηματικής δραστηριότητας του ιδρύματος, των βασικών κινδύνων του και των επιπτώσεων της επιχειρηματικής στρατηγικής και της στρατηγικής κινδύνου. Εάν το πρόσωπο κατέχει εντολή σε σημαντικό ίδρυμα ΟΚΑ, στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται αξιολόγηση προκειμένου να διασφαλίζεται ότι τηρείται ο περιορισμός του μέγιστου αριθμού θέσεων μέλους διοικητικού συμβουλίου δυνάμει του άρθρου 91 παράγραφος 3 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ ή του άρθρου 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2014/65/ΕΕ, κατά περίπτωση.

Τα μέλη θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους σε περιόδους ιδιαίτερα αυξημένης δραστηριότητας, όπως σε περίπτωση αναδιάρθρωσης, μετεγκατάστασης του ιδρύματος, απόκτησης συμμετοχής, συγχώνευσης, εξαγοράς ή κατάστασης κρίσης, ή ως συνέπεια κάποιας σοβαρής δυσχέρειας σε σχέση με μία ή περισσότερες από τις δραστηριότητές του, λαμβάνοντας υπόψη ότι σε τέτοιες περιόδους ενδέχεται να απαιτείται αφιέρωση περισσότερου χρόνου σε σύγκριση με τις κανονικές περιόδους.

Όταν τα ιδρύματα αξιολογούν κατά πόσον ένα μέλος αφιερώνει επαρκή χρόνο, θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία:

• α. τον αριθμό των θέσεων μέλους διοικητικού συμβουλίου που κατέχει ταυτόχρονα το εν λόγω μέλος σε χρηματοοικονομικές και μη χρηματοοικονομικές εταιρείες, λαμβανομένων υπόψη των πιθανών συνεργειών σε περιπτώσεις στις οποίες οι θέσεις αυτές κατέχονται εντός του ίδιου ομίλου, μεταξύ άλλων και σε περίπτωση στην οποία το μέλος ενεργεί εξ ονόματος νομικού προσώπου ή ως αναπληρωτής μέλους του διοικητικού οργάνου·
• β. το μέγεθος, τη φύση, το πεδίο και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων της οντότητας στην οποία το μέλος κατέχει θέση μέλους διοικητικού συμβουλίου και, ειδικότερα, αν πρόκειται για οντότητα εκτός ΕΕ·
• γ. τη γεωγραφική παρουσία του μέλους και τον χρόνο ταξιδιών που απαιτείται για τον συγκεκριμένο ρόλο·
• δ. τον αριθμό των προγραμματισμένων συνεδριάσεων του διοικητικού οργάνου·
• ε. τις θέσεις μέλους διοικητικού συμβουλίου που κατέχει ταυτόχρονα το εν λόγω μέλος σε οργανώσεις που δεν επιδιώκουν πρωτίστως εμπορικούς στόχους·

στ. ενδεχόμενες αναγκαίες συνεδριάσεις που πρόκειται να διεξαχθούν, ιδίως με τις αρμόδιες αρχές ή άλλα εσωτερικά ή εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη εκτός του επίσημου προγράμματος συνεδριάσεων του διοικητικού οργάνου·

• ζ. τη φύση της συγκεκριμένης θέσης και των αρμοδιοτήτων του μέλους, συμπεριλαμβανομένων ειδικών καθηκόντων όπως του διευθύνοντος συμβούλου, του προέδρου του διοικητικού συμβουλίου ή του προέδρου ή μέλους επιτροπής, το κατά πόσον το μέλος κατέχει εκτελεστική ή μη εκτελεστική θέση, καθώς και την ανάγκη παρουσίας του εν λόγω μέλους σε συνεδριάσεις στις εταιρείες που αναφέρονται στο στοιχείο α) και στο ίδρυμα·
• η. άλλες εξωτερικές επαγγελματικές ή πολιτικές δραστηριότητες, και τυχόν άλλα καθήκοντα και συναφείς δραστηριότητες, εντός και εκτός του χρηματοοικονομικού τομέα, και εντός και εκτός της ΕΕ·
• θ. την απαραίτητη εισαγωγική κατάρτιση και εκπαίδευση ·
• ι. άλλα συναφή καθήκοντα του μέλους που τα ιδρύματα θεωρούν ότι είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη κατά την αξιολόγηση της αφιέρωσης επαρκούς χρόνου από το μέλος· και

ια. διαθέσιμη συναφή συγκριτική αξιολόγηση σχετικά με τον χρόνο που αφιερώνει το μέλος, συμπεριλαμβανομένης της συγκριτικής αξιολόγησης που παρέχει η ΕΑΤ¹⁰ .

¹⁰ Τα αριθμητικά στοιχεία για το έτος 2015 συμπεριλαμβάνονται ως παράρτημα στην εκτίμηση των επιπτώσεων των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να καταχωρίζουν γραπτώς τους ρόλους, τα καθήκοντα και τις απαιτούμενες ικανότητες για τις διάφορες θέσεις στο πλαίσιο του διοικητικού οργάνου καθώς και τον αναμενόμενο χρόνο που απαιτείται να αφιερώνεται για κάθε θέση, λαμβάνοντας επίσης υπόψη την ανάγκη αφιέρωσης επαρκούς χρόνου για την εισαγωγική κατάρτιση και εκπαίδευση. Για τον σκοπό αυτό, τα μικρότερα και λιγότερο πολύπλοκα ιδρύματα μπορούν να διαφοροποιούν τον χρόνο που αναμένεται να αφιερωθεί μόνο μεταξύ των θέσεων εκτελεστικών μελών και των θέσεων μη εκτελεστικών μελών διοικητικού συμβουλίου.

Κάθε μέλος του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να ενημερώνεται για τον αναμενόμενο χρόνο που απαιτείται να αφιερώνει στα καθήκοντά του. Τα ιδρύματα μπορούν να απαιτήσουν από το μέλος να επιβεβαιώσει ότι είναι σε θέση να αφιερώσει αυτόν τον χρόνο στην εκτέλεση του ρόλου του.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να παρακολουθούν αν τα μέλη του διοικητικού οργάνου αφιερώνουν επαρκή χρόνο στην εκτέλεση των καθηκόντων τους. Η προετοιμασία για τις συνεδριάσεις, η παρουσία και η ενεργός συμμετοχή των μελών στις συνεδριάσεις του διοικητικού οργάνου είναι στοιχεία που αποτελούν στο σύνολό τους δείκτες του χρόνου που αφιερώνεται.

Το ίδρυμα θα πρέπει επίσης να εξετάζει τον αντίκτυπο των μακροχρόνιων απουσιών των μελών του διοικητικού οργάνου, στο πλαίσιο της αξιολόγησης που διενεργεί όσον αφορά την αφιέρωση επαρκούς χρόνου από άλλα μεμονωμένα μέλη του διοικητικού οργάνου.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να τηρούν αρχεία όλων των εξωτερικών επαγγελματικών και πολιτικών θέσεων που κατέχουν τα μέλη του διοικητικού οργάνου. Τα εν λόγω αρχεία θα πρέπει να επικαιροποιούνται όταν ένα μέλος γνωστοποιεί στο ίδρυμα κάποια μεταβολή και όταν οι εν λόγω μεταβολές περιέρχονται με άλλον τρόπο σε γνώση του ιδρύματος. Όταν προκύπτουν μεταβολές σε τέτοιου είδους θέσεις, οι οποίες ενδέχεται να περιορίσουν τη δυνατότητα ενός μέλους του διοικητικού οργάνου να αφιερώνει επαρκή χρόνο στην εκτέλεση των καθηκόντων του, το ίδρυμα θα πρέπει να επαναξιολογεί αν το μέλος είναι σε θέση να τηρήσει τη δέσμευση που έχει αναλάβει ως προς τον χρόνο που πρέπει να αφιερώνει για τη θέση του.