4. Отделяне на достатъчно време от страна на член на ръководния орган

Институциите следва да оценяват дали даден член на ръководния орган е способен да отделя достатъчно време за изпълнението на своите функции и отговорности, включително разбиране на дейността на институцията, нейните основни рискове и последиците от дейността и рисковата стратегия. Когато лицето има мандат в значима институция по ДКИ, следва да се извърши оценка, за да се гарантира, че се спазва ограничението по отношение на максималния брой директорски длъжности съгласно член 91, параграф 3 от Директива 2013/36/ЕС или член 9, параграф 2 от Директива 2014/65/ЕС, ако е приложимо.

Членовете следва да могат да изпълняват своите задължения и в периоди с особено засилена дейност като при преобразуване, преместване на институцията, придобиване, сливане, поглъщане или кризисна ситуация или в резултат на някакво голямо затруднение във връзка с една или повече от нейните операции, като се има предвид, че в такива периоди може да е необходимо отделянето на повече време, отколкото при нормални обстоятелства.

Когато институциите извършват оценка на отделянето на достатъчно време от страна на даден член, те следва да вземат предвид най - малко следното:

• а. броя на директорските длъжности във финансови и нефинансови предприятия, които едновременно заема съответният член, като се вземат предвид възможните синергии, когато въпросните длъжности се заемат в рамките на една и съща група, включително когато действа от името на юридическо лице или като заместник на член на ръководния орган;
• б. големината, естеството, обхвата и сложността на дейностите на субекта, когато членът заема директорска длъжност, и по - специално — дали субектът е извън ЕС;
• в. географското присъствие на члена и необходимото време за пътуване с оглед на изпълнението на функциите;
• г. броя на планираните заседания на ръководния орган;
• д. директорските длъжности в организации, които не преследват предимно търговски цели, които въпросният член заема едновременно;
• е. всички необходими заседания, които трябва да се проведат, по - специално с компетентни органи или други вътрешни или външни заинтересовани страни, извън официалния график на заседанията на ръководния орган;
• ж. естеството на конкретната позиция и отговорностите на члена, включително конкретни функции като главен изпълнителен директор, председател или член на комитет, дали членът заема позиция с изпълнителни или с неизпълнителни функции и необходимостта въпросният член да присъства на заседания в предприятията, посочени в буква а), и в институцията;
• з. друга външна професионална или политическа дейност и всякакви други функции и свързани дейности, както в рамките на финансовия сектор, така и извън него, и в рамките на ЕС и извън него;
• и. необходимото въвеждане в работата и обучение;
• й. всякакви други относими задължения на члена, които институциите считат за нужно да вземат предвид, когато извършват оценката на отделянето на достатъчно време от страна на даден член; както и
• к. налични относими сравнителни анализи на отделеното време, включително сравнителни анализи, предоставени от ЕБО¹⁰ .

¹⁰ Данни за 2015 г. са включени като приложение към оценката на въздействието на настоящите насоки.

Институциите следва да документират в писмен вид функциите, задълженията и изискваните способности за различните длъжности в ръководния орган и очакваното време, което се изисква да се отделя за всяка длъжност, като се вземе предвид също така необходимостта да се отдели достатъчно време за въвеждане в работата и обучение. За тази цел по - малките и не сложни институции може да разграничават очакваното отделено време само между директорски длъжности с изпълнителни и с неизпълнителни функции.

Членът на ръководния орган следва да бъде осведомен относно очакваното време, което се изисква да се отделя на изпълнението на неговите задължения. Институциите може да изискат от члена да потвърди, че той или тя може да отдели толкова време за изпълнението на функциите.

Институциите следва да наблюдават дали членовете на ръководния орган отделят достатъчно време за изпълнението на своите функции. Подготовката за заседания, присъствието и активното участие на членовете в заседанията на ръководния орган са показатели за отделеното време.

В рамките на оценката, която институцията извършва по отношение на отделянето на достатъчно време от страна на отделни членове на ръководния орган, тя следва да разгледа също така въздействието на всички дългосрочни отсъствия на членове на ръководния орган.

Институциите следва да поддържат данни относно всички външни професионални и политически позиции, които заемат членовете на ръководния орган. Тези данни следва да се актуализират когато някой член уведоми институцията за промяна и когато институцията научи за такива промени по друг начин. Когато настъпят промени във въпросните позиции, вследствие на които може да се намали възможността на даден член на ръководния орган да отделя достатъчно време за изпълнението на неговите или нейните функции, тогава институцията следва да извърши повторна оценка на способността на члена да спазва изискването по отношение на времето, което се изисква да се отделя за неговата или нейната позиция.