4. Zadostni čas, ki ga mora član upravljalnega organa nameniti opravljanju funkcije

Institucije bi morale oceniti, ali je član upravljalnega organa sposoben nameniti dovolj časa opravljanju svojih funkcij in nalog, vključno z razumevanjem poslovanja institucije, njenih glavnih tveganj ter posledic poslovanja in strategije tveganj. Kadar zadevna oseba opravlja funkcijo v pomembni instituciji iz direktive CRD, bi bilo treba v okviru tega ocenjevanja preveriti tudi, ali upošteva omejitev največjega števila direktorskih funkcij iz člena 91(3) Direktive 2013/36/EU oziroma člena 9(2) Direktive 2014/65/EU.

Člani bi morali biti sposobni svoje dolžnosti izpolnjevati tudi v obdobjih velikega povečanja dejavnosti, kot so prestrukturiranje, preselitev institucije, pridobitev, združitev, prevzem ali krizne razmere ali ki so posledica večjih težav v zvezi z eno ali več poslovnimi dejavnostmi institucije, pri čemer je treba upoštevati, da se bo morda v takih obdobjih od člana zahtevalo, da opravljanju svojih nalog nameni več časa kot v normalnih obdobjih.

Pri ocenjevanju zadostnega časa, ki ga mora član nameniti opravljanju svojih nalog, bi morale institucije upoštevati vsaj:

• a. število direktorskih funkcij v finančnih in nefinančnih družbah, ki jih član opravlja sočasno, pri čemer se upoštevajo morebitne sinergije, kadar te funkcije opravlja v isti skupini, med drugim tudi, kadar deluje v imenu pravne osebe ali kot namestnik člana upravljalnega organa;
• b. velikost, naravo, obseg in zapletenost dejavnosti subjekta, v katerem član opravlja direktorsko funkcijo, ter zlasti, ali je ta subjekt ustanovljen v tretji državi;
• c. geografsko prisotnost člana in čas potovanja, potreben za opravljanje te funkcije;
• d. število predvidenih sej upravljalnega organa;
• e. direktorske funkcije, ki jih član sočasno opravlja v organizacijah, katerih glavni cilji niso predvsem komercialni;
• f. vse potrebne sestanke zlasti s pristojnimi organi ali drugimi notranjimi ali zunanjimi zainteresiranimi stranmi, ki bodo izvedeni zunaj formalnega urnika sej upravljalnega organa;
• g. naravo konkretne funkcije in odgovornosti člana, vključno s konkretnimi vlogami, kot so glavni izvršni direktor, predsednik upravljalnega organa ali predsednik ali član komisije; ali član opravlja izvršno ali neizvršno funkcijo ter ali se mora udeleževati sej v družbah iz točke (a) in v instituciji;
• h. druge zunanje poklicne ali politične dejavnosti ter katere koli druge funkcije in ustrezne dejavnosti v finančnem sektorju in zunaj njega ter v EU in zunaj nje;
• i. potrebno uvajanje in usposabljanje;
• j. katere koli drugi ustrezne dolžnosti člana, ki jih je treba po mnenju institucij upoštevati pri ocenjevanju zadostnega časa, ki ga mora član nameniti opravljanju svoje funkcije, in
• k. razpoložljive primerjalne analize časa, potrebnega za opravljanje nalog, vključno s primerjalnimi analizami, ki jih pripravi EBA¹⁰ .

¹⁰ Podatki za leto 2015 so vključeni kot priloga k oceni učinka teh smernic.

Institucije bi morale pisno evidentirati vloge, dolžnosti in zahtevane sposobnosti različnih funkcij v okviru upravljalnega organa ter pričakovani čas, potreben za opravljanje nalog posamezne funkcije, pri čemer bi morale upoštevati, da je treba dovolj časa nameniti tudi uvajanju in usposabljanju. V ta namen lahko manjše in manj zapletene institucije razlikujejo le med pričakovanim časom, potrebnim za opravljanje nalog izvršne oziroma neizvršne direktorske funkcije.

Član upravljalnega organa bi moral biti seznanjen s predvidenim obsegom časa, ki ga mora nameniti opravljanju svojih nalog. Institucije lahko od člana zahtevajo potrditev, da lahko opravljanju svoji funkciji nameni predvideni čas.

Institucije bi morale spremljati, ali člani upravljalnega organa opravljanju svojih funkcij namenjajo dovolj časa, kar je razvidno iz njihovih priprav na seje upravljalnega organa ter navzočnosti in dejavne udeležbe na teh sejah.

Institucija bi morala pri ocenjevanju zadostnega časa, ki ga morajo drugi člani upravljalnega organa nameniti opravljanju svojih nalog, upoštevati tudi vpliv morebitnih daljših odsotnosti posameznih članov upravljalnega organa.

Institucije bi morale voditi evidenco vseh zunanjih poklicnih in političnih funkcij, ki jih opravljajo člani upravljalnega organa. To evidenco bi bilo treba posodobiti, kadar koli član obvesti institucijo o spremembi in kadar institucija za take spremembe izve kako drugače. Kadar se lahko zaradi sprememb teh funkcij zmanjša sposobnost člana upravljalnega organa, da opravljanju svoje funkcije nameni dovolj časa, bi morala institucija znova oceniti, ali je ta član sposoben opravljanju svoje funkcije nameniti zahtevano količino časa.