4. Član upravljačkog tijela posvećuje dovoljno vremena obavljanju svojih funkcija

Institucije trebaju procijeniti može li član upravljačkog tijela posvetiti dovoljno vremena obavljanju svojih funkcija i odgovornosti, uključujući razumijevanje poslovanja institucije, njezinih glavnih rizika te implikacija poslovne strategije i strategije rizika. Ako osoba ima funkciju u značajnoj instituciji obuhvaćenoj Direktivom o kapitalnim zahtjevima, procjenom treba osigurati da se poštuje ograničenje najvećeg broja direktorskih pozicija iz članka 91. stavka 3. Direktive 2013/36/EU ili članka 9. stavka 2. Direktive 2014/65/EU, ovisno o slučaju.

Članovi bi trebali moći izvršavati svoje dužnosti i u razdobljima posebno povećane aktivnosti, kao što su restrukturiranje, premještanje institucije, stjecanje, spajanje, preuzimanje ili krizna situacija ili koje su posljedica neke veće poteškoće s jednom ili više njezinih poslovnih aktivnosti, uzimajući u obzir činjenicu da u takvim razdobljima može biti potrebno posvetiti više vremena obavljanju funkcija nego u uobičajenim razdobljima.

Pri procjeni posvećuje li član dovoljno vremena obavljanju svojih funkcija institucije trebaju uzeti u obzir barem sljedeće:

• a. broj direktorskih pozicija u financijskim i nefinancijskim društvima na kojima se taj član istodobno nalazi uzimajući u obzir moguće sinergije kada se pozicije obnašaju unutar iste grupe, uključujući slučajeve djelovanja u ime pravne osobe ili kao zamjenik člana upravljačkog tijela
• b. veličinu, vrstu, opseg i složenost aktivnosti subjekta ako član ima direktorsku poziciju, a posebno je li riječ o subjektu osnovanom u EU - u
• c. zemljopisnu prisutnost člana i vrijeme putovanja potrebno za tu funkciju
• d. broj sastanaka zakazanih za upravljačko tijelo
• e. direktorske pozicije na kojima se član istodobno nalazi u organizacijama koje nemaju pretežno komercijalne ciljeve
• f. sve potrebne sastanke koji će se održati, posebno s nadležnim tijelima ili drugim unutarnjim ili vanjskim dionicima izvan službenog rasporeda sastanaka upravljačkog tijela
• g. vrstu konkretne pozicije i odgovornosti člana, uključujući konkretne uloge kao što su glavni izvršni direktor, predsjednik ili član odbora, ima li član izvršnu ili neizvršnu poziciju te potrebu da taj član prisustvuje sastancima u društvima navedenima u točki (a) i u instituciji
• h. druge vanjske profesionalne ili političke aktivnosti te sve druge funkcije i relevantne aktivnosti unutar i izvan financijskog sektora te unutar i izvan EU -a
• i. potrebnu uvodnu obuku i osposobljavanje
• j. sve druge relevantne dužnosti člana za koje institucije smatraju da ih je potrebno uzeti u obzir pri procjeni posvećuje li član dovoljno vremena obavljanju svojih funkcija i
• k. dostupne relevantne referentne vrijednosti koje se odnose na vrijeme koje treba posvetiti obavljanju funkcija, uključujući referentne vrijednosti koje je pružila EBA¹⁰ .

¹⁰ Podatci za 2015. godinu uključeni su kao prilog procjeni učinka u ovim smjernicama.

Institucije trebaju u pisanom obliku evidentirati uloge, dužnosti i potrebne sposobnosti koje se odnose na različite pozicije unutar upravljačkog tijela i očekivano vrijeme koje treba posvetiti obavljanju funkcija za svaku poziciju, uzimajući u obzir i potrebu za posvećivanjem dovoljnog vremena uvodnoj obuci i osposobljavanju. U tu svrhu manje i manje složene institucije mogu razlikovati očekivano vrijeme koje treba posvetiti obavljanju funkcija samo s obzirom na pozicije izvršnog i neizvršnog direktora.

Član upravljačkog tijela trebao bi biti upoznat s očekivanim vremenom koje treba posvetiti obavljanju svojih dužnosti. Institucije mogu tražiti od člana da potvrdi može li posvetiti tu količinu vremena ulozi.

Institucije trebaju pratiti posvećuju li članovi upravljačkog tijela dovoljno vremena obavljanju svojih funkcija. Priprema za sastanke, prisustvovanje sastancima i aktivno sudjelovanje članova na sastancima upravljačkog tijela pokazatelji su vremena koje se posvećuje obavljanju funkcija.

Institucija bi u svojoj procjeni posvećuju li drugi pojedinačni članovi upravljačkog tijela dovoljno vremena obavljanju svojih funkcija trebala razmotriti i učinak eventualnih dugoročnih odsutnosti članova upravljačkog tijela.

Institucije bi trebale voditi evidenciju o svim vanjskim profesionalnim i političkim položajima članova upravljačkog tijela. Tu je evidenciju potrebno ažurirati kad god član obavijesti instituciju o promjeni i kada institucija na neki drugi način dozna za takve promjene. Ako dođe do promjena na tim pozicijama koje bi mogle umanjiti sposobnost člana upravljačkog tijela da posveti dovoljno vremena obavljanju svoje funkcije, institucija treba provesti ponovnu procjenu sposobnosti člana da posveti dovoljno vremena obavljanju funkcija za svoju poziciju.