4. Ylimmän hallintoelimen jäsenen riittävä ajankäyttö

Laitosten tulisi arvioida, kykeneekö ylimmän hallintoelimen jäsen käyttämään riittävästi aikaa tehtäviensä suorittamiseen ja velvollisuuksiensa täyttämiseen ja ymmärtääkö hän laitoksen liiketoiminnan, tärkeimmät riskit sekä liiketoiminta- ja riskistrategian seuraukset. Jos henkilö hoitaa tehtävää merkittävässä vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvassa laitoksessa, tässä yhteydessä tulisi tehdä myös arviointi, jolla varmistetaan, että johtajien tehtävien enimmäismäärälle direktiivin 2013/36/EU 91 artiklan 3 kohdassa ja direktiivin 2014/65/EU 9 artiklan 2 kohdassa asetettua rajoitusta tarvittaessa noudatetaan.

Jäsenten tulisi kyetä täyttämään velvollisuutensa myös aikana, jolloin toimintaa on erityisen paljon, kuten laitoksen uudelleenjärjestelyn tai siirron, yritysoston, sulautumisen, yritysvaltauksen tai kriisitilanteen yhteydessä, tai jonkin suuren ongelman ilmetessä yhdessä tai useammassa laitoksen toiminnossa. Lisäksi tulisi ottaa huomioon, että tällaisina aikoina saatetaan edellyttää suurempaa ajankäyttöä kuin normaaliaikoina.

Jäsenen riittävää ajankäyttöä arvioidessaan laitoksen tulisi ottaa huomioon vähintään seuraavat seikat:

• a. jäsenen hoitamien samanaikaisten johtajatehtävien lukumäärä rahoitusalan yrityksissä ja muissa yrityksissä ottaen huomioon mahdolliset synergiat, joita syntyy, kun tehtäviä hoidetaan samassa ryhmässä esimerkiksi henkilön toimiessa jonkin oikeushenkilön lukuun tai ylimmän hallintoelimen jäsenen varajäsenenä
• b. sen yhteisön koko sekä toiminnan luonne, laajuus ja monimuotoisuus, jossa jäsenellä on johtajan tehtävä, ja erityisesti se, onko yhteisö EU:n ulkopuolisessa maassa vai ei
• c. jäsenen maantieteellinen toiminta-alue ja tehtävän vaatima matkustusaika
• d. ylimmälle hallintoelimelle suunniteltujen kokousten lukumäärä;
• e. jäsenen samanaikaiset johtajatehtävät organisaatioissa, joiden tavoitteet eivät ole pääasiallisesti kaupallisia
• f. kokoukset, joita on tarpeen pitää toimivaltaisten viranomaisten kanssa tai muiden organisaation sisäisten tai ulkopuolisten sidosryhmien kanssa ylimmän hallintoelimen virallisen kokousaikataulun ulkopuolella
• g. jäsenen toimen ja työtehtävien luonne, mukaan lukien erityistehtävät, kuten toimitusjohtajan, puheenjohtajan tai valiokunnan jäsenen tehtävät, sekä se, toimiiko jäsen liikkeenjohtotehtävässä vai liikkeenjohtoon kuulumattomassa tehtävässä, ja kyseisen jäsenen tarve osallistua a alakohdassa luetelluissa yrityksissä sekä laitoksessa pidettäviin kokouksiin
• h. muu laitoksen ulkopuolinen ammatillinen tai poliittinen toiminta ja mahdolliset muut tehtävät ja niihin liittyvät toiminnat sekä rahoitusalalla että sen ulkopuolella ja sekä EU:ssa että sen ulkopuolella
• i. tarvittava perehdytys ja koulutus
• j. jäsenen muut mahdolliset tehtävät, jotka laitos katsoo tarpeelliseksi ottaa huomioon, kun jäsenen riittävää ajankäyttöä arvioidaan, ja
• k. saatavilla olevat ajankäytön vertailuanalyysit, mukaan lukien EPV:n tarjoama vertailuanalyysi.¹⁰

¹⁰ Vuoden 2015 luvut esitetään näiden ohjeiden vaikutustenarvioinnin liitteenä.

Laitosten tulisi laatia kirjallinen kuvaus ylimmän hallintoelimen eri toimiin liittyvistä tehtävistä, velvollisuuksista ja vaadituista valmiuksista sekä kunkin toimen edellyttämästä ajankäytöstä. Niiden tulisi ottaa huomioon, että myös perehdytykseen ja koulutukseen on käytettävä riittävästi aikaa. Pienet ja suppeampaa liiketoimintaa harjoittavat laitokset voivat tätä varten vain erotella liikkeenjohtoon osallistuvien ja osallistumattomien johtajien tehtävät.

Ylimmän hallintoelimen jäsenelle tulisi kertoa, kuinka paljon aikaa hänen odotetaan käyttävän tehtäviensä hoitamiseen. Laitokset voivat vaatia jäsentä vahvistamaan, että hän kykenee käyttämään kyseisen ajan tehtäväänsä.

Laitosten tulisi valvoa, käyttävätkö ylimmän hallintoelimen jäsenet riittävästi aikaa tehtäviensä suorittamiseen. Ajankäytön indikaattoreita ovat ylimmän hallintoelimen jäsenten kokouksiin valmistautuminen ja kokouksissa läsnäolo sekä aktiivinen osallistuminen.

Laitoksen tulisi myös tarkastella ylimmän hallintoelimen jäsenten mahdollisten pitempiaikaisten poissaolojen vaikutusta, kun se arvioi ylimmän hallintoelimen muiden yksittäisten jäsenten riittävää ajankäyttöä.

Laitosten tulisi pitää kirjaa ylimmän hallintoelimen jäsenten kaikista ulkopuolisista ammatillisista ja poliittisista toimista. Tällaiset asiakirjat tulisi päivittää aina, kun jäsen ilmoittaa laitokselle muutoksesta tai kun tällaisia muutoksia tulee muutoin laitoksen tietoon. Jos ulkopuolisiin toimiin tulee muutoksia, ne voivat vähentää ylimmän hallintoelimen jäsenen mahdollisuutta käyttää riittävästi aikaa tehtävänsä hoitoon, jolloin laitoksen tulisi arvioida uudelleen jäsenen kyky täyttää tehtäväänsä koskeva ajankäyttövaatimus.