4. Tillräcklig tid som en ledamot i ledningsorganet ska avsätta

Instituten bör bedöma huruvida en ledamot i ledningsorganet kan avsätta tillräcklig tid för att utföra sina uppdrag och sköta sina ansvarsområden, inbegripet att förstå institutets verksamhet, dess främsta risker samt konsekvenser av verksamheten och riskstrategin. Om personen innehar ett mandat i ett betydande institut som omfattas av kapitalkravsdirektivet bör detta inbegripa en bedömning för att säkerställa att begränsningen av det maximala antalet uppdrag i ledningsorgan enligt artikel 91.3 i direktiv 2013/36/EU eller artikel 9.2 i direktiv 2014/65/EU efterlevs enligt vad som är tillämpligt.

Ledamöter bör även kunna fullgöra sina arbetsuppgifter under perioder av särskilt ökad aktivitet, såsom omstrukturering, omlokalisering av institutet, förvärv, fusion, övertagande eller krissituation eller till följd av en större svårighet med någon eller flera av dess verksamheter, med beaktande av att det under dessa perioder kan krävas en större tidsinsats än under normala perioder.

Vid bedömning av en ledamots tillräckliga tidsinsats bör instituten åtminstone beakta följande:

• a. Antalet uppdrag i ledningsorgan i finansiella och icke-finansiella företag som innehas av denne ledamot samtidigt, med beaktande av möjliga synergieffekter när de innehas inom samma koncern, inbegripet vid handlande på uppdrag av en juridisk person eller som suppleant för en ledamot i ledningsorganet.
• b. Storleken, arten, omfattningen och komplexiteten vad gäller verksamheten som bedrivs av den enhet där ledamoten innehar ett uppdrag i ledningsorganet och, i synnerhet, huruvida enheten är en enhet utanför EU.
• c. Ledamotens geografiska närvaro och den restid som krävs för rollen.
• d. Antal möten som planeras för ledningsorganet.
• e. De uppdrag i ledningsorgan i organisationer som inte främst tjänar kommersiella syften och som innehas av denna ledamot vid samma tidpunkt.
• f. Alla nödvändiga möten som ska hållas, i synnerhet med behöriga myndigheter eller andra interna eller externa intressenter utanför ledningsorganets formella mötesschema.
• g. Arten av ledamotens specifika befattning och ansvarsområden, inbegripet specifika roller såsom vd, ordförande eller ordförande eller ledamot i en kommitté, huruvida ledamoten innehar en verkställande eller icke verkställande befattning och behovet av att denna ledamot närvarar vid möten i de företag som förtecknas i led a och i institutet.
• h. Annan extern yrkesmässig eller politisk verksamhet och alla andra funktioner och relevanta verksamheter, både inom och utanför den finansiella sektorn och både inom och utanför EU.
• i. Nödvändig introduktion och utbildning.
• j. Alla andra relevanta åligganden som ledamoten har, som instituten anser vara nödvändiga att beakta vid bedömning av ledamotens tillräckliga tidsinsats.
• k. Tillgänglig relevant riktmärkning för tidsinsats, inbegripet den riktmärkning som tillhandahålls av EBA¹⁰ .

¹⁰ Siffrorna för 2015 ingår som en bilaga till konsekvensbedömningen av dessa riktlinjer.

Instituten bör skriftligen dokumentera roller, uppgifter och den förmåga som krävs för de olika befattningarna inom ledningsorganet samt de förväntade tidsinsatser som krävs för varje befattning, även med beaktande av behovet av att avsätta tillräcklig tid för introduktion och utbildning. I detta syfte får mindre och mindre komplexa institut göra åtskillnad mellan den förväntade tidsinsatsen endast för verkställande och icke verkställande uppdrag i ledningsorgan.

En ledamot i ledningsorganet bör upplysas om den förväntade tidsinsats som kommer att krävas för dennes uppgifter. Instituten får kräva att ledamoten bekräftar att han eller hon kan avsätta denna tid för rollen.

Instituten bör övervaka om ledamöterna i ledningsorganet avsätter tillräcklig tid för att utföra sina uppgifter. Förberedelser inför möten, närvaro och ledamöternas aktiva deltagande i möten utgör alla indikatorer på tidsinsatser.

Ett institut bör, i sin bedömning av tillräcklig tidsinsats av andra enskilda ledamöter i ledningsorganet, även överväga inverkan av eventuell långvarig frånvaro av ledamöter i ledningsorganet.

Instituten bör föra register över alla externa yrkesmässiga och politiska befattningar som innehas av ledamöterna i ledningsorganet. Sådana register bör uppdateras närhelst en ledamot meddelar institutet om en ändring och när sådana ändringar på annat sätt kommer till institutets kännedom. När ändringar av sådana befattningar görs som kan minska förmågan hos ledamoten i ledningsorganet att avsätta tillräcklig tid för att utföra sitt uppdrag, bör institutet på nytt bedöma ledamotens förmåga att respektera den tidsinsats som krävs för dennes befattning.