4. Besteding van genoeg tijd door een lid van het leidinggevend orgaan

Instellingen dienen te beoordelen of een lid van het leidinggevend orgaan al dan niet in staat is voldoende tijd te besteden aan de vervulling van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden, met inbegrip van het verwerven van inzicht in de activiteiten van de instelling, haar belangrijkste risico’s en de implicaties van de bedrijfs- en risicostrategie. Wanneer de betrokken persoon een mandaat heeft in een significante RKV-instelling, dient dit ook een beoordeling te bevatten om te waarborgen dat wordt voldaan aan de beperking van het aantal bestuursfuncties uit hoofde van artikel 91, lid 3, van Richtlijn 2013/36/EU of artikel 9, lid 2, van Richtlijn 2014/65/EU, afhankelijk van de situatie.

Leden dienen ook in staat te zijn hun taken te vervullen in perioden van sterk verhoogde activiteit, zoals een reorganisatie, een verhuizing van de instelling, een acquisitie, een fusie, een overname of een crisissituatie, of als gevolg van een groot probleem bij een of meer van haar activiteiten, rekening houdend met het feit dat in dergelijke perioden kan worden geëist dat meer tijd aan de taken wordt besteed dan in normale perioden.

Bij de beoordeling of een lid voldoende tijd aan zijn taken kan besteden, dienen instellingen ten minste rekening te houden met het volgende:

• a. het aantal bestuursfuncties dat dat lid tegelijkertijd bekleedt in financiële en niet-financiële bedrijven, rekening houdende met eventuele synergieën wanneer deze functies worden bekleed binnen dezelfde groep; hierin worden ook situaties inbegrepen waarin het lid handelt namens een rechtspersoon of als vervanger van een lid van het leidinggevend orgaan;
• b. de omvang, aard, reikwijdte en complexiteit van de activiteiten van de entiteit waar het lid een bestuursfunctie bekleedt en in het bijzonder of de entiteit al dan niet een EU-entiteit is;
• c. de geografische aanwezigheid van het lid en de vereiste reistijd voor zijn functie;
• d. het aantal bijeenkomsten dat voor het leidinggevend orgaan wordt gepland;
• e. de bestuursfuncties die dat lid tegelijkertijd bekleedt bij organisaties die niet voornamelijk commerciële doelen nastreven;
• f. eventuele noodzakelijke bijeenkomsten, met name met bevoegde autoriteiten of andere interne of externe belanghebbenden, buiten het formele vergaderschema van het leidinggevend orgaan;
• g. de aard van de specifieke functie en de verantwoordelijkheden van het lid, waaronder specifieke rollen als CEO, voorzitter, of voorzitter of lid van een comité, ongeacht de vraag of een lid een uitvoerende of een niet-uitvoerende functie bekleedt, en de noodzaak voor dat lid om vergaderingen bij te wonen bij de onder a) genoemde bedrijven en bij de instelling;
• h. andere externe beroepsmatige of politieke activiteiten, en eventuele andere functies en relevante activiteiten, zowel binnen als buiten de financiële sector en zowel binnen als buiten de EU;
• i. de noodzakelijke introductie en opleiding;
• j. eventuele andere relevante taken van het lid waarvan instellingen vinden dat er rekening mee moet worden gehouden bij de beoordeling of een lid in staat is voldoende tijd te besteden aan zijn functie; en
• k. beschikbare relevante benchmarks betreffende te besteden tijd, waaronder die welke door EBA¹⁰ worden verstrekt.

¹⁰ Cijfers voor het jaar 2015 zijn opgenomen als bijlage bij de effectbeoordeling van deze richtsnoeren.

Instellingen dienen de rollen, taken en vereiste vaardigheden van de verschillende functies binnen het leidinggevend orgaan schriftelijk vast te leggen, evenals de tijd die naar verwachting aan elke functie moet worden besteed, waarbij ook rekening dient te worden gehouden met de noodzaak voldoende tijd te besteden aan introductie en opleiding. Hierbij kunnen kleinere en minder complexe instellingen waar het gaat om de tijd die naar verwachting aan de functies moet worden besteed, volstaan met een onderscheid tussen uitvoerende en niet-uitvoerende bestuursfuncties.

Leden van het leidinggevend orgaan dienen te worden geïnformeerd over de tijd die zij naar verwachting aan hun taken moeten besteden. Instellingen kunnen eisen dat leden bevestigen dat zij zoveel tijd aan de functie kunnen besteden.

Instellingen dienen te controleren of de leden van het leidinggevend orgaan voldoende tijd besteden aan de vervulling van hun functies. Voorbereiding op vergaderingen, aanwezigheid en actieve betrokkenheid van leden bij vergaderingen van het leidinggevend orgaan zijn allemaal indicatoren van bestede tijd.

Instellingen dienen ook rekening te houden met de gevolgen van eventuele langdurige afwezigheid van leden van het leidinggevend orgaan wanneer zij beoordelen of andere afzonderlijke leden van het leidinggevend orgaan voldoende tijd kunnen besteden aan hun functie.

Instellingen dienen bij te houden welke externe beroepsmatige en politieke functies de leden van het leidinggevend orgaan bekleden. Deze gegevens dienen telkens wanneer een lid de instelling in kennis stelt van een verandering en wanneer dergelijke veranderingen op andere wijze onder de aandacht van de instelling worden gebracht, te worden bijgewerkt. Wanneer zich wijzigingen in dergelijke functies voordoen die ertoe kunnen leiden dat een lid van het leidinggevend orgaan minder goed in staat is voldoende tijd te besteden aan de vervulling van zijn of haar taak, dient de instelling de mate waarin het lid in staat is te voldoen aan de vereisten ten aanzien van de tijd die hij of zij aan zijn of haar functie besteedt, opnieuw te beoordelen.