4. Dostatočný časový záväzok člena riadiaceho orgánu

Inštitúcie by mali posúdiť, či člen riadiaceho orgánu je alebo nie je schopný venovať dostatočný čas na vykonávanie svojich funkcií a povinností vrátane pochopenia činnosti inštitúcie, jej hlavných rizík, ako aj dôsledkov činnosti a stratégie riadenia rizík. Ak má daná osoba mandát vo významnej inštitúcii podľa smernice o kapitálových požiadavkách jeho súčasťou má byť posúdenie s cieľom zabezpečiť dodržiavanie obmedzenia maximálneho počtu riadiacich funkcií buď podľa článku 91 ods. 3 smernice 2013/36/EÚ, alebo podľa článku 9 ods. 2 smernice 2014/65/EÚ.

Členovia by takisto mali byť schopní plniť svoje povinnosti v obdobiach mimoriadne zvýšenej činnosti, ako je reštrukturalizácia, premiestnenie inštitúcie, nadobudnutie, zlúčenie, prevzatie alebo krízová situácia alebo v dôsledku niektorých závažných ťažkostí v súvislosti s jednou alebo viacerými operáciami inštitúcie, pričom sa zohľadňuje, že v týchto obdobiach môže byť potrebné venovať povinnostiam viac času ako v bežnom období.

Pri posudzovaní dostatočného časového záväzku člena by inštitúcie mali zohľadniť aspoň:

• a. počet riadiacich funkcií vo finančných a nefinančných spoločnostiach, ktoré tento člen vykonáva súčasne, pričom sa zohľadní ich možná súčinnosť, ak ide o funkcie vykonávané v rovnakej skupine vrátane prípadu, keď koná v mene právnickej osoby alebo ako náhradník za člena riadiaceho orgánu;
• b. veľkosť, povahu, rozsah a zložitosť činností subjektu, v ktorom člen zastáva riadiacu funkciu, a najmä to, či subjekt je alebo nie je z krajiny mimo EÚ;
• c. geografickú prítomnosť člena a cestovný čas potrebný pre danú úlohu;
• d. počet plánovaných zasadnutí riadiaceho orgánu;
• e. riadiace funkcie v organizáciách, ktoré sledujú prevažne iné ako obchodné ciele a ktoré člen zastáva naraz;
• f. všetky potrebné zasadnutia, ktoré sa majú konať, najmä s príslušnými orgánmi alebo inými vnútornými alebo vonkajšími zainteresovanými stranami mimo oficiálneho harmonogramu zasadnutí riadiaceho orgánu;
• g. povahu konkrétnej pozície a povinností člena vrátane osobitných úloh, ako je výkonný riaditeľ, prezident alebo predseda či člen výboru, to, či člen zastáva výkonnú alebo nevýkonnú pozíciu, a potrebu tohto člena zúčastňovať sa na zasadnutiach spoločností uvedených v písmene a) a v inštitúcii;
• h. iné externé profesijné alebo politické činnosti a všetky ďalšie funkcie a príslušné činnosti, a to v rámci finančného sektora aj mimo neho a v rámci EÚ aj mimo nej;
• i. potrebné zaškolenie a odbornú prípravu;
• j. ostatné príslušné povinnosti člena, ktoré táto inštitúcia považuje za nevyhnutné zohľadniť pri vykonávaní posúdenia dostatočného časového záväzku člena a
• k. dostupné relevantné referenčné kritérium týkajúce sa časového záväzku vrátane referenčných kritérií poskytnutých orgánom EBA¹⁰ .

¹⁰ Údaje za rok 2015 sú uvedené v prílohe k posúdeniu vplyvu týchto usmernení.

Inštitúcie by mali písomne zaznamenať úlohy, povinnosti a požadované schopnosti pre rôzne pozície v rámci riadiaceho orgánu a očakávaný časový záväzok potrebný pre každú pozíciu, pričom sa zohľadní aj potreba venovať dostatočný čas na zaškolenie a odbornú prípravu. Na tento účel menšie a menej zložité inštitúcie môžu pri očakávanom časovom záväzku rozlišovať iba medzi výkonnými a nevýkonnými riadiacimi funkciami.

Člena riadiaceho orgánu treba informovať o očakávanom časovom záväzku, ktorý má venovať výkonu svojich povinností. Inštitúcie môžu od člena vyžadovať, aby potvrdil, že danej úlohe môže venovať také množstvo času.

Inštitúcie by mali monitorovať, či členovia riadiaceho orgánu venujú dostatok času výkonu svojich funkcií. Čas venovaný výkonu funkcií sa posudzuje na základe prípravy na zasadnutia, účasti členov na zasadnutiach riadiaceho orgánu a aktívneho zapájania sa do nich.

Inštitúcia by vo svojom posúdení dostatočného časového záväzku ďalších jednotlivých členov riadiaceho orgánu mala zvážiť aj vplyv akejkoľvek dlhodobej neprítomnosti členov riadiaceho orgánu.

Inštitúcie by mali viesť záznamy o všetkých externých odborných a politických pozíciách, ktoré zastávajú členovia riadiaceho orgánu. Tieto záznamy by sa mali aktualizovať vždy, keď člen inštitúciu informuje o zmene a keď sa inštitúcia o týchto zmenách dozvie iným spôsobom. Pokiaľ nastanú zmeny na takýchto pozíciách, v dôsledku ktorých sa môže znížiť schopnosť člena riadiaceho orgánu venovať dostatočný čas výkonu svojej funkcie, inštitúcia by mala zopakovať posúdenie schopnosti člena dodržať potrebný časový záväzok požadovaný pre jeho pozíciu.