4. Věnování dostatečného času výkonu funkcí člena vedoucího orgánu

Instituce by měly posoudit, zda je člen vedoucího orgánu schopen věnovat dostatečný čas výkonu svých funkcí a povinností, včetně toho, zda rozumí obchodní činnosti instituce, souvisejícím hlavním rizikům a důsledkům obchodní činnosti a strategii v oblasti rizik. Pokud je daná osoba držitelem mandátu ve významné instituci regulované podle směrnice CRD, instituce by měly rovněž posoudit, zda je dodrženo omezení maximálního počtu funkcí ve vedoucím orgánu podle čl. 91 odst. 3 směrnice 2013/36/EU, případně čl. 9 odst. 2 směrnice 2014/65/EU.

Členové by měli být schopni plnit své povinnosti také v obdobích zvlášť zvýšené činnosti, jako je restrukturalizace, přemísťování instituce, akvizice, fúze, převzetí nebo krizová situace, nebo v důsledku závažných potíží s jednou nebo více operacemi instituce, přičemž by měly zohlednit, že v takových obdobích může být zapotřebí věnovat výkonu funkcí více času než v běžných obdobích.

Při posuzování toho, zda člen věnuje dostatečný čas výkonu svých funkcí, by instituce měly brát v úvahu přinejmenším:

• a. počet funkcí, které daný člen vykonává současně ve vedoucím orgánu ve finančních a nefinančních společnostech, přičemž je třeba zvážit možné synergie, pokud jsou tyto funkce vykonávány v rámci stejné skupiny, včetně situace, kdy člen jedná jménem právnické osoby nebo jako náhradník člena vedoucího orgánu;
• b. velikost, povahu, rozsah a složitost činností subjektu, ve kterém člen vykonává funkci ve vedoucím orgánu, a zejména zda má tento subjekt sídlo mimo EU;
• c. přítomnost člena v dané zemi a dobu cesty vyžadovanou pro danou úlohu;
• d. počet zasedání plánovaných pro vedoucí orgán;
• e. funkce, které daný člen vykonává současně ve vedoucích orgánech v organizacích, které nesledují převážně obchodní cíle;
• f. veškerá nezbytná zasedání, která se budou konat, zejména s příslušnými orgány nebo s jinými interními nebo externími zúčastněnými stranami, a která nejsou zahrnuta v oficiálním plánu zasedání vedoucího orgánu;
• g. povahu konkrétní pozice a povinností člena, včetně konkrétních funkcí, jako je hlavní výkonný ředitel, předseda vedoucího orgánu nebo předseda či člen výboru, skutečnost, zda člen vykonává výkonnou nebo nevýkonnou funkci, a potřebu, aby se daný člen účastnil zasedání společností uvedených v písmenu a) a instituce;
• h. jiné externí odborné nebo politické činnosti a jakékoli jiné funkce a příslušné činnosti v rámci finančního sektoru nebo mimo něj a v rámci EU nebo mimo ni;
• i. nezbytné zaškolení nebo odbornou přípravu;
• j. všechny další příslušné povinnosti člena, které instituce považují za nezbytné zvážit při posuzování, zda věnuje dostatečný čas výkonu svých funkcí; a
• k. dostupné relevantní srovnání času věnovaného výkonu funkcí, včetně srovnání poskytnutého orgánem EBA¹⁰ .

¹⁰ Údaje za rok 2015 jsou uvedeny v příloze těchto obecných pokynů týkající se posouzení dopadů.

Instituce by měly písemně zaznamenat úkoly, povinnosti a požadované schopnosti pro různé pozice v rámci vedoucího orgánu a očekávaný čas věnovaný výkonu funkcí podle požadavků pro jednotlivé pozice, přičemž vezmou v úvahu také potřebu věnovat dostatečný čas zaškolení a odborné přípravě. Za tímto účelem mohou menší a méně složité instituce rozlišovat očekávaný čas věnovaný výkonu funkcí u výkonného a nevýkonného člena vedoucího orgánu.

Člen vedoucího orgánu by měl být informován o času, který se očekává, že bude na základě požadavků věnovat výkonu svých povinností. Instituce mohou požadovat, aby člen potvrdil, že dané funkci může takové množství času věnovat.

Instituce by měly sledovat, zda členové vedoucího orgánu věnují výkonu svých funkcí dostatečný čas. Čas věnovaný výkonu funkcí je posuzován na základě přípravy na zasedání, účasti členů na zasedáních vedoucího orgánu a aktivního zapojení do nich.

Instituce by měla při svém posouzení, zda jednotliví členové vedoucího orgánu věnují dostatečný čas výkonu svých funkcí, zvážit i dopad jakékoli dlouhodobé nepřítomnosti.

Instituce by měly vést záznamy o všech externích odborných a politických funkcích vykonávaných členy vedoucího orgánu. Tyto záznamy by se měly aktualizovat vždy, když člen oznámí instituci změnu a když se instituce o takových změnách dozví jiným způsobem. Pokud dojde u těchto funkcí ke změnám, které mohou omezit schopnost člena vedoucího orgánu věnovat dostatek času výkonu svých funkcí, měla by instituce znovu posoudit schopnost člena věnovat čas výkonu funkcí požadovaný pro jeho pozici.