4. Noção de disponibilidade de um membro do órgão de administração

As instituições devem avaliar se o membro do órgão de administração é capaz de consagrar tempo suficiente ao exercício das suas funções e responsabilidades, incluindo para compreender a atividade da instituição, os seus principais riscos e as implicações da atividade e da estratégia de risco. Se a pessoa for titular de um cargo numa instituição CRD significativa, esta avaliação deve incluir uma análise para garantir que a limitação do número máximo de cargos prevista no artigo 91.º, n.º 3, da Diretiva 2013/36/UE ou no artigo 9.º, n.º 2, da Diretiva 2014/65/UE, conforme aplicável, está a ser cumprida.

Os membros devem ainda ser capazes de desempenhar as suas funções em períodos de aumento significativo da atividade, nomeadamente durante um processo de restruturação ou deslocalização da instituição, de aquisição, fusão, tomada de controlo ou situação de crise, ou em virtude de dificuldades significativas numa ou mais das suas operações, e devem ter em conta que, nesses períodos, poderá ser necessário consagrar mais tempo à atividade do que em períodos normais.

Ao avaliarem a disponibilidade de um membro, as instituições devem, pelo menos, ter em consideração o seguinte:

• a. o número de cargos de administração em empresas financeiras e não financeiras detidos simultaneamente por esse membro, tendo em conta possíveis sinergias quando tais cargos são exercidos no mesmo grupo, incluindo em situações de representação de pessoas coletivas ou de substituição de um membro do órgão de administração;
• b. a dimensão, a natureza, o âmbito e a complexidade das atividades da entidade em que o membro exerce um cargo de administração e, em particular, se a entidade é ou não uma entidade exterior à UE;
• c. a localização geográfica do membro e o tempo de deslocação necessário para o desempenho das suas funções;
• d. o número de reuniões agendadas para o órgão de administração;
• e. os cargos de administração exercidos simultaneamente por esse membro em organizações que não prossigam objetivos predominantemente comerciais;
• f. quaisquer reuniões a realizar, em especial, com as autoridades competentes ou com outras partes interessadas internas ou externas fora do calendário oficial de reuniões do órgão de administração;
• g. a natureza do cargo específico e as responsabilidades do membro, incluindo funções específicas tais como CEO, presidente, presidente ou membro de uma comissão, independentemente de o membro exercer ou não um cargo executivo, e a necessidade de esse membro participar em reuniões nas empresas enumeradas na alínea a) e na instituição;
• h. outras atividades externas de natureza profissional ou política e quaisquer outras funções e atividades relevantes, dentro ou fora do setor financeiro e dentro ou fora da UE;
• i. as ações de iniciação e formação necessárias;
• j. quaisquer outras funções relevantes do membro que as instituições considerem necessário ter em conta para avaliar a disponibilidade/ consagração de tempo suficiente por parte de um membro; e
• k. os padrões de referência disponíveis para aferir a consagração de tempo suficiente, incluindo os padrões de referência fornecidos pela EBA¹⁰ .

¹⁰ Os números relativos ao ano 2015 estão incluídos como anexo da avaliação de impacto das presentes orientações.

As instituições devem registar, por escrito, as funções, as responsabilidades e as capacidades exigidas para os vários cargos no seio do órgão de administração, bem como o tempo que cada um deles exige, tendo em conta também a necessidade de consagrar tempo suficiente para ações de iniciação e formação. Para este efeito, as instituições mais pequenas e menos complexas só podem diferenciar o tempo previsto a consagrar consoante se trate de cargos de administração executivos e não executivos.

Os membros do órgão de administração devem ser informados do tempo que se prevê seja necessário consagrar ao exercício das suas funções. As instituições poderão exigir que o membro confirme que pode dedicar tempo suficiente ao exercício do cargo.

As instituições devem assegurar-se de que os membros do órgão de administração consagram tempo suficiente ao exercício das suas funções. Tanto a iniciação para reuniões como a participação e o envolvimento ativo dos membros nas reuniões do órgão de administração são indicadores da disponibilidade para o exercício do cargo.

As instituições devem ainda considerar o impacto de qualquer ausência prolongada dos membros do órgão de administração na sua avaliação da consagração de tempo suficiente por parte de outros membros do órgão de administração.

As instituições devem manter registos de todos os cargos externos de natureza profissional e política exercidos pelos membros do órgão de administração. Tais registos devem ser atualizados sempre que o membro notifique a instituição de uma alteração ou sempre que, de outro modo, a instituição tome conhecimento de tal alteração. Nos casos em que a ocorrência de alterações nos cargos exercidos possa resultar numa redução do tempo que o membro do órgão de administração tem disponível para consagrar ao exercício das suas funções, a instituição deve reavaliar a capacidade do referido membro para cumprir o requisito de disponibilidade referente ao cargo que exerce.