4. Poświęcanie wystarczającej ilości czasu przez członka organu zarządzającego

Instytucje powinny oceniać, czy członek organu zarządzającego może poświęcić wystarczającą ilość czasu na wykonywanie swoich funkcji i obowiązków, w tym na zrozumienie działalności instytucji, jej głównych ryzyk i skutków wynikających z prowadzenia działalności oraz strategii dotyczącej ryzyka. Jeśli osoba zajmuje stanowisko w znaczącej instytucji objętej CRD, należy uwzględnić ocen ę, czy zapewnione zostało ograniczenie maksymalnej liczby funkcji dyrektorskich zgodnie z art. 91 ust. 3 dyrektywy 2013/36/UE lub art. 9 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE, stosownie do przypadku.

Ponadto członkowie powinni być w stanie wypełniać swoje obowiązki w okresach szczególnie wzmożonej aktywności, takich jak restrukturyzacja, przeniesienie instytucji, nabycie, fuzja, przejęcie lub sytuacja kryzysowa, lub w wyniku poważniejszych trudności z jedną lub większą liczbą czynności, z uwagi na to, że w takich okresach wymagane może być poświęcenie większej ilości czasu niż w okresach zwykłych.

Przy ocenie dotyczącej poświęcania wystarczającej ilości czasu przez członka, instytucje powinny wziąć pod uwagę co najmniej:

• a. liczbę funkcji dyrektorskich w spółkach finansowych lub niefinansowych pełnionych przez danego członka w tym samym czasie, uwzględniając możliwe synergie w przypadku pełnienia tych funkcji w tej samej grupie, w tym działanie w imieniu osoby prawnej lub w charakterze zastępcy członka organu zarządzającego;
• b. rozmiar, charakter, zakres i stopień złożoności działalności podmiotu, w którym członek pełni funkcję dyrektorską, oraz w szczególności czy podmiot jest podmiotem spoza UE;
• c. obecność geograficzną członka oraz czas podróży wymagany w przypadku tego stano wiska;
• d. liczbę posiedzeń planowanych dla organu zarządzającego;
• e. funkcje dyrektorskie w organizacjach, które nie dążą do osiągnięcia celów głównie komercyjnych, pełnione przez członka w tym samym czasie;
• f. wszelkie konieczne posiedzenia zwoływane w szczególności z właściwymi organami lub innymi wewnętrznymi lub zewnętrznymi interesariuszami poza planowanymi formalnymi posiedzeniami organu zarządzającego;
• g. charakter określonego stanowiska oraz obowiązki członka, w tym szczególne funkcje takie jak CEO, prezesa lub przewodniczącego lub członka komitetu, czy członek sprawuje funkcję wykonawczą czy niewykonawczą oraz potrzebę uczestnictwa przez tego członka w posiedzeniach w spółkach wymienionych w lit. a) oraz w instytucji;
• h. inną zewnętrzną działalność zawodową lub polityczną oraz inne funkcje i mające znaczenie działania prowadzone w sektorze finansowym lub poza nim zarówno na terytorium UE, jak i poza nim;
• i. konieczne wprowadzenie w obowiązki i szkolenie;
• j. inne istotne obowiązki członka, które instytucja uważa za konieczne uwzględnić przy dokonywaniu oceny poświęcania wystarczającej ilości czasu przez członka; oraz
• k. dostępną odpowiednią analizę porównawczą dotyczącą poświęcania czasu, w tym analizę porównawczą zapewnianą przez EUNB¹⁰ .

¹⁰ Dane za rok 2015 znajdują się w załączniku do oceny skutków niniejszych wytycznych.

Instytucje powinny określać w formie pisemnej zadania, obowiązki i wymagane zdolności/umiejętności dotyczące różnych stanowisk w ramach organu zarządzającego oraz oczekiwaną ilość poświęconego czasu wymaganą dla każdego stanowiska, uwzględniając również konieczność przeznaczenia odpowiedniej ilości czasu na wprowadzenie w obowiązki i szkolenie. W tym celu mniejsze i mniej złożone instytucje mogą dokonać jedynie rozróżnienia ilości poświęconego czasu oczekiwanej od funkcji dyrektora wykonawczego i niewykonawczego.

Członek organu zarządzającego powinien zosta ć poinformowany o oczekiwanej ilości czasu, którą jest zobowiązany poświecić na swoje obowiązki. Instytucje mogą wymagać od członka potwierdzenia, że może przeznaczyć tę ilość czasu na zajmowanym stanowisku.

Instytucje powinny kontrolować, czy członkowie organu zarządzającego poświęcają wystarczającą ilość czasu na wykonywanie swoich funkcji. Przygotowanie do posiedzeń, obecność i aktywne zaangażowanie członków w posiedzenia organu zarządzającego są wskaźnikami poświęcania swojego czasu.

Instytucja powinna uwzględnić również wpływ każdej długiej nieobecności członków organu zarządzającego przy ocenie indywidualnej dotyczącej poświęcania wystarczającej ilości czasu przez pozostałych członków organu zarządzającego.

Instytucje powinny prowadzi ć ewidencję wszystkich zewnętrznych funkcji zawodowych i politycznych pełnionych przez członków organu zarządzającego. Ewidencj a tak a powinna być aktualizowan a zarówno w przypadku powiadomienia instytucji przez członka o zmianach, jak również po otrzymaniu przez instytucję w inny sposób informacji o takich zmianach. W przypadku nastąpienia zmian dotyczących funkcji, które mogą obniżyć zdolność członka organu zarządzającego do poświęcenia wystarczającej ilości czasu na wykonywanie swoich zadań związanych z zajmowanym stanowiskiem instytucja powinna ponownie oceni ć zdolność członka do poświęcania wymaganej ilości czasu na zajmowanym stanowisku.