4. Et medlem af ledelsesorganets afsættelse af tilstrækkelig tid

Institutterne bør vurdere, om et medlem af ledelsesorganet kan afsætte tilstrækkelig tid til at varetage sine funktioner og ansvarsområder, herunder forståelse af instituttets forretningsområder, dets vigtigste risikoeksponeringer og virkningerne af dets forretningsområde og risikostrategi. Hvis personen har en stilling eller et hverv i et signifikant CRD-institut, bør denne omfattes af en vurdering for at sikre overholdelse af begrænsningen med hensyn til antallet af ledelsesposter i enten artikel 91, stk. 3, i direktiv 2013/36/EU eller artikel 9, stk. 2, i direktiv 2014/65/EU.

Medlemmer bør også kunne udføre deres opgaver i perioder med særligt øget aktivitet, f.eks. under omstrukturering, flytning af instituttet, opkøb, fusion, overtagelse eller krise, eller som følge af alvorlige vanskeligheder med en eller flere af dets aktiviteter, under hensyntagen til, at det i sådanne perioder kan være nødvendigt at afsætte mere tid end i normale perioder.

Ved vurderingen af et medlems afsættelse af tilstrækkelig tid bør institutterne som minimum tage følgende i betragtning:

• a. antallet af ledelsesposter i finansielle og ikke-finansielle selskaber, som det pågældende medlem varetager samtidig, under hensyntagen til eventuelle synergier, hvis de er inden for den samme koncern, herunder når den pågældende handler på vegne af en juridisk person eller som suppleant for et medlem af ledelsesorganet
• b. størrelsen, typen, omfanget og kompleksiteten af aktiviteterne i den enhed, hvor medlemmet har en ledelsespost, og navnlig om den er en enhed uden for EU
• c. medlemmets geografiske placering og den rejsetid, der kræves for at varetage rollen
• d. antallet af møder, der er planlagt for ledelsesorganet
• e. det antal ledelsesposter i organisationer, som ikke overvejende har kommercielle mål for øje, som det pågældende medlem har på samme tid
• f. nødvendige møder, der skal afholdes med navnlig kompetente myndigheder eller andre interne eller eksterne interessenter uden for ledelsesorganets formelle mødeplan
• g. den specifikke stillings art og medlemmets ansvarsområder, herunder specifikke roller såsom administrerende direktør, bestyrelsesformand eller udvalgsformand eller -medlem, om medlemmet har en ledelses- eller bestyrelsespost, og behovet for, at det pågældende medlem deltager i møder i selskaberne opført i litra a), og i instituttet
• h. andre eksterne erhvervsaktiviteter eller politiske aktiviteter samt andre funktioner og relevante aktiviteter, både i og uden for den finansielle sektor og i og uden for EU
• i. den nødvendige introduktion og efteruddannelse
• j. andre relevante opgaver, der varetages af medlemmet, som efter instituttets opfattelse skal tages i betragtning ved vurderingen af medlemmets afsættelse af tilstrækkelig tid, og
• k. den foreliggende relevante benchmarking vedrørende afsættelse af tid, herunder benchmarking fremlagt af EBA¹⁰ .

¹⁰ Tal for 2015 er vedhæftet som bilag til konsekvensanalysen af disse retningslinjer.

Institutterne bør føre en skriftlig protokol over de roller, opgaver og kvalifikationer, der kræves til forskellige stillinger i ledelsesorganet, og den tid, der forventes afsat til hver stilling, også under hensyntagen til behovet for at afsætte tilstrækkelig tid til introduktion og efteruddannelse. Til dette formål kan små og mindre komplekse institutter blot skelne mellem ledelsesposter og bestyrelsesposter i forbindelse med afsættelsen af den forventede tid.

Et medlem af ledelsesorganet bør oplyses om den tid, vedkommende forventes at skulle afsætte til sine opgaver. Institutterne kan kræve, at medlemmet bekræfter, at han eller hun kan afsætte denne tid til rollen.

Institutterne bør overvåge, om ledelsesorganets medlemmer afsætter tilstrækkelig tid til at udføre deres funktioner. Forberedelse af møder, deltagelse og aktiv inddragelse af medlemmer på ledelsesorganets møder er alle indikatorer for afsættelse af tid.

Et institut bør også tage hensyn til virkningen af langvarigt fravær af medlemmer af ledelsesorganet i sin vurdering af de andre medlemmers afsættelse af tilstrækkelig tid.

Institutterne bør føre en fortegnelse over alle eksterne erhvervsmæssige og politiske stillinger, som ledelsesorganets medlemmer varetager. Sådanne fortegnelser bør opdateres, når et medlem underretter instituttet om en ændring, og når instituttet ellers får kendskab til sådanne ændringer. Hvis der sker ændringer i sådanne stillinger, som kan reducere et medlem af ledelsesorganets mulighed for at afsætte tilstrækkelig tid til at udføre sine opgaver, bør instituttet revurdere medlemmets mulighed for at afsætte den krævede tid til sin stilling.