4. Ausreichender Zeitaufwand eines Mitglieds des Leitungsorgans

Institute sollten bewerten, ob ein Mitglied des Leitungsorgans in der Lage ist, ausreichend Zeit für die Erfüllung seiner Funktionen und Verantwortlichkeiten, u. a. Verständnis des Geschäfts des Instituts, seiner Hauptrisiken und der Folgen des Geschäfts und der Risikostrategie, aufzuwenden. Sofern die Person ein Mandat in einem CRD-Institut von erheblicher Bedeutung innehat, sollte dies eine Bewertung beinhalten, um sicherzustellen, dass die Beschränkung der maximalen Anzahl von Mandate gemäß Artikel 91 Absatz 3 der Richtlinie 2013/36/EU oder Artikel 9 Absatz 2 der Richtlinie 2014/65/EU, soweit anwendbar, eingehalten wird.

Mitglieder sollten darüber hinaus in der Lage sein, ihre Pflichten in Zeiträumen mit besonders erhöhtem Arbeitsaufwand, z. B. Restrukturierung, Umzug des Instituts, Erwerb, Fusion, Übernahme oder eine Krisensituation oder infolge einer größeren Schwierigkeit mit einer oder mehreren seiner Tätigkeiten zu erfüllen, wobei zu berücksichtigen ist, dass in solchen Zeiträumen ein höherer Zeitaufwand als in üblichen Zeiträumen erforderlich sein kann.

Bei der Bewertung des ausreichenden Zeitaufwands eines Mitglieds sollten Institute zumindest Folgendes berücksichtigen:

• a. die Anzahl von Mandaten in Finanzgesellschaften und nichtfinanziellen Unternehmen, die dieses Mitglied gleichzeitig innehat, unter Berücksichtigung von möglichen Synergien, wenn das Mitglied sie im selben Konzern innehat, einschließlich bei Handlungen im Auftrag einer juristischen Person oder als Stellvertreter eines Mitglieds des Leitungsorgans;
• b. Größe, Art, Umfang und Komplexität der Tätigkeiten des Unternehmens, in dem das Mitglied ein Mandat innehat, und insbesondere, ob das Unternehmen ein Nicht-EU-Unternehmen ist;
• c. die geografische Präsenz des Mitglieds und die für die Funktion erforderliche Reisezeit;
• d. die Anzahl von Sitzungen, die für das Leitungsorgan geplant sind;
• e. die gleichzeitigen Mandate dieses Mitglieds in Organisationen, die nicht vorrangig gewerbliche Ziele verfolgen;
• f. erforderliche Sitzungen, die insbesondere mit zuständigen Behörden oder sonstigen internen oder externen Interessenträgern außerhalb des formellen Terminplans des Leitungsorgans abzuhalten sind;
• g. die Art der konkreten Position und die Verantwortlichkeiten des Mitglieds, einschließlich konkreter Funktionen, z. B. CEO, Vorsitzender oder Vorsitz oder Mitglied eines Ausschusses, ob das Mitglied ein Leitungsmandat oder Aufsichtsmandat innehat und die Notwendigkeit dieses Mitglieds, an Sitzungen in den unter Buchstabe a aufgeführten Unternehmen und im Institut teilzunehmen;
• h. sonstige externe berufliche oder politische Tätigkeiten sowie sonstige Funktionen und relevante Tätigkeiten innerhalb und außerhalb des Finanzsektors sowie innerhalb und außerhalb der EU;
• i. die erforderliche Einführung und Schulung;
• j. sonstige relevante Pflichten des Mitglieds, bezüglich derer die Institute der Ansicht sind, dass sie bei der Bewertung des ausreichenden Zeitaufwands eines Mitglieds zu berücksichtigen sind; und
• k. verfügbares relevantes Benchmarking zum Zeitaufwand, einschließlich des von der EBA zur Verfügung gestellten Benchmarking.¹⁰

¹⁰ Zahlen für das Jahr 2015 sind als Anhang zur Folgenabschätzung dieser Leitlinien enthalten.

Institute sollten die Rollen, Aufgaben und erforderlichen Fähigkeiten der verschiedenen Positionen im Leitungsorgan und den für jede Position erforderlichen voraussichtlichen Zeitaufwand ebenfalls unter Berücksichtigung der Notwendigkeit, ausreichend Zeit für Einführung und Schulung aufzuwenden, schriftlich erfassen. Zu diesem Zweck können kleinere und weniger komplexe Institute den voraussichtlichen Zeitaufwand nur nach Leitungs- und Aufsichtsmandaten unterscheiden.

Ein Mitglied des Leitungsorgans sollte über den erforderlichen voraussichtlichen Zeitaufwand für seine Aufgaben in Kenntnis gesetzt werden. Institute können vom Mitglied verlangen, dass es bestätigt, dass es in der Lage ist, diese Zeit der Rolle zu widmen.

Institute sollten überwachen, ob Mitglieder des Leitungsorgans ausreichend Zeit für die Wahrnehmung ihrer Funktionen aufwenden. Vorbereitung für Sitzungen, Teilnahme und die aktive Beteiligung von Mitgliedern in Sitzungen des Leitungsorgans sind allesamt Indikatoren für den Zeitaufwand.

Ein Institut sollte bei seiner Bewertung des ausreichenden Zeitaufwands von anderen einzelnen Mitgliedern des Leitungsorgans ebenfalls die Folgen von langfristiger Abwesenheit von Mitgliedern des Leitungsorgans berücksichtigen.

Institute sollten Aufzeichnungen über alle externen professionellen und politischen Positionen, die die Mitglieder des Leitungsorgans innehaben, führen. Diese Aufzeichnungen sollten aktualisiert werden, wenn ein Mitglied das Institut über eine Änderung in Kenntnis setzt oder wenn diese Änderungen dem Institut anderweitig zur Kenntnis gelangen. Soweit Änderungen dieser Positionen eintreten, die dazu führen können, dass ein Mitglied des Leitungsorgans nicht mehr entsprechend in der Lage ist, ausreichend Zeit für die Wahrnehmung seiner Funktion aufzuwenden, sollte das Institut die Fähigkeit des Mitglieds, den erforderlichen Zeitaufwand für seine Position einzuhalten, erneut überprüfen.