4. Dedicarea unui timp suficient de către un membru al organului de conducere

Instituțiile trebuie să evalueze dacă un membru al organului de conducere poate sau nu poate să aloce suficient timp îndeplinirii funcțiilor și responsabilităților sale, inclusiv pentru a înțelege activitatea instituției, principalele sale riscuri și implicațiile activității, precum și strategia privind administrarea riscurilor. În cazul în care persoana deține un mandat într - o instituție CRD semnificativă, trebuie efectuată inclusiv o evaluare prin care să se asigure respectarea limitării numărului maxim de mandate prevăzut la articolul 91 alineatul (3) din Directiva 2013/36/UE sau la articolului 9 alineatul (2) din Directiva 2014/65/UE, după caz.

De asemenea, membrii trebuie să aibă capacitatea de a - și îndeplini sarcinile în perioade cu activitate deosebit de intensă, cum ar fi în caz de restructurare, mutare a instituției, achiziție, fuziune, preluare sau o situație de criză, ori ca urmare a unei dificultăți majore legate de una sau mai multe dintre operațiunile sale, ținând cont de faptul că, în astfel de perioade, este posibil să fie necesară alocarea unui nivel mai mare de timp decât în perioadele obișnuite.

La evaluarea dedicării unui timp suficient din partea unui membru, instituțiile trebuie să țină cont cel puțin de următoarele:

• a. numărul mandatelor în societăți financiare și nefinanciare deținute simultan de membrul respectiv, ținând cont de eventualele sinergii atunci când acestea sunt deținute în cadrul aceluiași grup, inclusiv atunci când membrul acționează în numele unei persoane juridice sau ca supleant al unui membru al organului de conducere;
• b. mărimea, natura, domeniul de activitate și complexitatea activităților entității în care membrul respectiv deține un mandat și, în special, dacă entitatea este sau nu din afara UE;
• c. prezența membrului la fața locului și timpul de deplasare necesar pentru îndeplinirea rolului respectiv;
• d. numărul ședințelor programate pentru organul de conducere;
• e. mandatele deținute simultan de membrul respectiv în organizații care nu urmăresc preponderent obiective comerciale;
• f. orice ședințe necesare care sunt organizate, în special cu autorități competente sau cu alte părți interesate, în afara programului oficial de ședințe al organului de conducere;
• g. natura funcției specifice și responsabilitățile membrului, inclusiv rolurile specifice precum cel de director general, președinte sau președinte ori membru al unui comitet, dacă membrul respectiv deține o funcție executivă sau una neexecutivă, precum și necesitatea prezenței membrului respectiv la ședințe în cadrul societăților prevăzute la litera (a) și în cadrul instituției;
• h. alte activități profesionale sau politice externe și orice alte funcții și activități relevante din cadrul și din afara sectorului financiar, precum și din cadrul și din afara UE;
• i. inițierea și formarea necesară;
• j. orice alte sarcini relevante ale membrului respectiv despre care instituțiile consideră că trebuie luate în considerare atunci când efectuează evaluarea cu privire la dedicarea de timp suficient de către un membru; și
• k. valorile de referință relevante disponibile cu privire la dedicarea de timp, inclusiv valoarea de referință indicată de ABE¹⁰ .

¹⁰ Cifrele pentru anul 2015 sunt incluse ca anexă la evaluarea impactului prezentului ghid.

Instituțiile trebuie să țină evidența scrisă a rolurilor, sarcinilor și aptitudinilor necesare în cazul diverselor funcții din cadrul organului de conducere, precum și a timpului preconizat a fi necesar pentru fiecare funcție, ținând cont totodată de nevoia de a dedica suficient timp pentru inițiere și formare. În acest scop, instituțiile mai mici și mai puțin complexe pot diferenția timpul preconizat a fi necesar doar între mandatul în funcție executivă și mandatul în funcție neexecutivă.

Un membru al structurii de conducere trebuie să fie informat cu privire la timpul preconizat a fi necesar pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Instituțiile pot solicita membrului respectiv să confirme că poate dedica timpul respectiv pentru rolul respectiv.

Instituțiile trebuie să monitorizeze dacă membrii organului de conducere alocă timp suficient pentru îndeplinirea funcțiilor lor. Pregătirea pentru ședințe, prezența și implicarea activă a membrilor în ședințele organului de conducere constituie indicatori ai timpului alocat.

În evaluarea sa cu privire la suficiența timpului alocat de alți membri individuali ai organului de conducere, o instituție ar trebui să aibă în vedere și impactul eventualelor absențe pe termen lung ale membrilor organului de conducere.

Instituțiile trebuie să țină evidența tuturor funcțiilor profesionale și politice externe deținute de membrii organului de conducere. Aceste evidențe trebuie actualizate de câte ori un membru notifică instituția cu privire la o schimbare, precum și atunci când astfel de schimbări sunt aduse în alt mod la cunoștința instituției. De câte ori apar schimbări la nivelul acestor funcții, care pot reduce capacitatea unui membru al organului de conducere de a aloca suficient timp pentru îndeplinirea funcției sale, instituția trebuie să reevalueze capacitatea membrului de a se încadra în timpul alocat cerut pentru funcția sa.