11 Política de conflictos de interés para el personal

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 23 de la Directiva 2014/65/UE y en la sección 3 del capítulo 2 del Reglamento Delegado (UE) 2017/565 de la Comisión, el órgano de dirección será el responsable de establecer, aprobar y supervisar la aplicación y el mantenimiento de políticas eficaces para detectar, evaluar, gestionar y mitigar o prevenir conflictos reales y potenciales entre los intereses de la empresa de servicios de inversión y los intereses privados del personal, incluidos los miembros del órgano de dirección, que podrían influir negativamente en el desempeño de sus deberes y responsabilidades. Las empresas matrices de la Unión deberían considerar los intereses dentro de una política de conflictos de interés del grupo a nivel consolidado.

La política debería tener como objetivo identificar los conflictos de interés del personal, incluidos los intereses de los familiares más cercanos. Las empresas de servicios de inversión deberían tener en cuenta que estos conflictos pueden surgir no solo de las relaciones personales o profesionales actuales, sino también de relaciones anteriores. Cuando se planteen conflictos de interés, las empresas de servicios de inversión deberían valorar su importancia y acordar y aplicar medidas apropiadas para mitigarlos.

Con respecto a los conflictos de interés que puedan surgir de relaciones anteriores, las empresas de servicios de inversión deberían establecer un plazo apropiado para que el personal informe de tales conflictos, por considerar que aún pueden tener un impacto sobre el comportamiento del personal y su participación en la toma de decisiones.

La política debería abarcar al menos las siguientes situaciones o relaciones en las que pueden surgir conflictos de interés:

• a. intereses económicos (p. ej., acciones, otros derechos de propiedad y pertenencia a asociaciones, participaciones financieras y otros intereses económicos en clientes comerciales, derechos de propiedad intelectual, pertenencia a un órgano o propiedad de un órgano o entidad con intereses enfrentados);
• b. relaciones personales o profesionales con los propietarios de participaciones significativas en las empresas de servicios de inversión;
• c. relaciones personales o profesionales con personal de las empresas de servicios de inversión o entidades incluidas en el perímetro de consolidación prudencial (p. ej., relaciones familiares);
• d. otros empleos y empleos anteriores en el pasado reciente (p. ej., los últimos cinco años);
• e. relaciones personales o profesionales con terceros relevantes con intereses en la empresa (p. ej., asociaciones con proveedores, consultores u otros proveedores de servicios esenciales), e
• f. influencia política o relaciones políticas.

No obstante lo anterior, las empresas de servicios de inversión deberían tener en cuenta que ser accionista de una empresa de servicios de inversión o utilizar otros servicios de la misma no debería llevar a una situación en la que se considere que el personal tiene un conflicto de interés si permanecen dentro de un umbral mínimo adecuado.

La política debería establecer los procesos de notificación y comunicación a la función responsable pertinente. El personal debería tener la obligación de informar internamente de manera inmediata de cualquier asunto que pueda generar o haya generado un conflicto de interés.

La política debería diferenciar entre los conflictos de interés que persisten y necesitan ser gestionados de modo permanente y los que se producen inesperadamente debido a un solo evento (p. ej., una transacción o la selección de un proveedor de servicios, etc.) y que, por lo general, se pueden gestionar con una medida puntual. En todas las circunstancias, los intereses de la empresa de servicios de inversión deberían ser primordiales en la toma de decisiones.

La política debería establecer procedimientos, medidas, requisitos de documentación y responsabilidades para la identificación y prevención de conflictos de interés, para la evaluación de su materialidad y para tomar medidas de mitigación. Tales procedimientos, requisitos, responsabilidades y medidas deberían incluir:

• a. encomendar a personas diferentes la realización de actividades o transacciones conflictivas;
• b. evitar que el personal que también lleva a cabo actividades fuera de la empresa de servicios de inversión ejerza una influencia indebida en esta como consecuencia de tales actividades;
• c. establecer que los miembros del órgano de dirección se abstengan de votar en cualquier asunto en el que un miembro tenga o pueda tener un conflicto de interés o en el que la objetividad o la capacidad del miembro para cumplir adecuadamente sus obligaciones con la empresa de servicios de inversión puedan verse comprometidas, e
• d. impedir que los miembros del órgano de dirección ocupen cargos directivos en empresas de servicios de inversión competidoras.

La política debería cubrir específicamente el riesgo de conflictos de interés a nivel del órgano de dirección y proporcionar orientaciones suficientes sobre la identificación y la gestión de conflictos de interés que puedan comprometer la capacidad de los miembros del órgano de dirección para tomar decisiones objetivas e imparciales que persigan salvaguardar los intereses de la empresa de servicios de inversión. Las empresas de servicios de inversión deberían tener en cuenta que los conflictos de interés pueden tener un impacto en la independencia de ideas de los miembros del órgano de dirección²⁴ .

²⁴ Véanse también las directrices conjuntas de la AEVM y la ABE sobre la evaluación de la idoneidad de los miembros del órgano de dirección y de los titulares de funciones clave en virtud de la Directiva 2013/36/UE y la Directiva 2014/65/UE.

Al mitigar los conflictos de interés identificados de miembros del órgano de dirección, las empresas de servicios de inversión deberían documentar las medidas adoptadas, indicando las razones por las que esas medidas se consideran eficaces para garantizar una toma de decisiones objetiva.

Los conflictos de interés reales o potenciales que se hayan notificado a la función responsable de la empresa de servicios de inversión deberían evaluarse y gestionarse adecuadamente. Si se identifica un conflicto de interés del personal, la empresa de servicios de inversión debería documentar la decisión tomada, en particular si el conflicto de interés y los riesgos relacionados se han reconocido, y en tal caso, cómo se ha mitigado o solventado.

Todos los conflictos de interés reales y potenciales a nivel del órgano de dirección, tanto individuales como colectivos, deberían documentarse adecuadamente y notificarse al órgano de dirección, y este será quien los valore, tome una decisión al respecto y los gestione apropiadamente.