11 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων για το προσωπικό

Με την επιφύλαξη του άρθρου 23 της οδηγίας 2014/65/ΕΕ και της ενότητας 3 του κεφαλαίου 2 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) 2017/565 της Επιτροπής, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη χάραξη, την έγκριση και την επίβλεψη της εφαρμογής και της διατήρησης αποτελεσματικών πολιτικών που αποσκοπούν στον εντοπισμό, στην αξιολόγηση, στη διαχείριση και στον περιορισμό ή στην πρόληψη πραγματικών και δυνητικών συγκρούσεων μεταξύ των συμφερόντων της επιχείρησης επενδύσεων και των ιδιωτικών συμφερόντων των μελών του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των μελών του διοικητικού οργάνου, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν δυσμενώς την άσκηση των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων τους. Η μητρική επιχείρηση της ΕΕ θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα συμφέροντα στο πλαίσιο μιας πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο ομίλου, σε ενοποιημένη βάση.

Η συγκεκριμένη πολιτική θα πρέπει να αποσκοπεί στον εντοπισμό συγκρούσεων συμφερόντων των μελών του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των συμφερόντων των στενότερων συγγενικών τους προσώπων. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι συγκρούσεις συμφερόντων ενδέχεται να ανακύψουν όχι μόνο από τις υφιστάμενες αλλά και από προγενέστερες προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις. Σε περίπτωση που ανακύψουν συγκρούσεις συμφερόντων, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να προβαίνουν σε εκτίμηση της σοβαρότητάς τους, να αποφασίζουν τη λήψη κατάλληλων μέτρων για τον περιορισμό τους και να θέτουν σε εφαρμογή τα εν λόγω μέτρα.

Όσον αφορά τις συγκρούσεις συμφερόντων που είναι πιθανό να προκύπτουν από προγενέστερες σχέσεις, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να καθορίζουν κατάλληλο χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου επιθυμούν το προσωπικό να αναφέρει τις εν λόγω συγκρούσεις συμφερόντων, με βάση το σκεπτικό ότι οι συγκρούσεις αυτές ενδέχεται να εξακολουθούν να επηρεάζουν τη συμπεριφορά του προσωπικού και τη συμμετοχή του στη λήψη αποφάσεων.

Η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τις ακόλουθες καταστάσεις ή σχέσεις στο πλαίσιο των οποίων ενδέχεται να ανακύψουν συγκρούσεις συμφερόντων:

• α. οικονομικά συμφέροντα (π.χ. μερίδια, άλλα δικαιώματα ιδιοκτησίας και συμμετοχής, χρηματοοικονομικές εταιρείες χαρτοφυλακίου και άλλα οικονομικά συμφέροντα σε εμπορικούς πελάτες, δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας, συμμετοχή σε φορέα ή ιδιοκτησία φορέα ή οντότητας με συγκρουόμενα συμφέροντα),
• β. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με τους κατόχους πλειοψηφικών συμμετοχών στις επιχειρήσεις επενδύσεων,
• γ. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με μέλη του προσωπικού των επιχειρήσεων επενδύσεων ή με οντότητες που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής της εποπτικής ενοποίησης (π.χ. οικογενειακές σχέσεις),
• δ. άλλη θέση απασχόλησης και προηγούμενη θέση απασχόλησης στο πρόσφατο παρελθόν (π.χ. σε βάθος πενταετίας),
• ε. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με συναφή εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη (π.χ. σύνδεση με σημαντικούς προμηθευτές, συμβούλους ή άλλους παρόχους υπηρεσιών)·και

στ. πολιτική επιρροή ή πολιτικές σχέσεις.

Με την επιφύλαξη των ανωτέρω, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι η ιδιότητα του μετόχου σε μια επιχείρηση επενδύσεων ή η χρήση άλλων υπηρεσιών της επιχείρησης επενδύσεων δεν θα πρέπει να συνεπάγεται τη διαμόρφωση μιας κατάστασης στην οποία θεωρείται ότι το συγκεκριμένο μέλος του προσωπικού εμπλέκεται σε σύγκρουση συμφερόντων, εάν παραμένει εντός κατάλληλου ελάχιστου ορίου.

Η πολιτική θα πρέπει να καθορίζει τις διεργασίες αναφοράς και κοινοποίησης στο τμήμα που είναι αρμόδιο σύμφωνα με την εν λόγω πολιτική. Το προσωπικό θα πρέπει να έχει καθήκον να γνωστοποιεί σε επίπεδο ιδρύματος οποιοδήποτε θέμα που μπορεί να καταλήξει ή έχει ήδη καταλήξει σε σύγκρουση συμφερόντων.

Στο πλαίσιο της πολιτικής θα πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ των συγκρούσεων συμφερόντων που εμμένουν και χρήζουν διαχείρισης σε μόνιμη βάση και των συγκρούσεων συμφερόντων που προκύπτουν αιφνιδίως σε σχέση με μεμονωμένο γεγονός (π.χ. μια συναλλαγή, την επιλογή παρόχου υπηρεσιών κ.λπ.) και η διαχείρισή τους είναι συνήθως δυνατή με τη λήψη εφάπαξ μέτρου. Σε κάθε περίπτωση, τα συμφέροντα της επιχείρησης επενδύσεων θα πρέπει να τίθενται στο επίκεντρο των αποφάσεων που λαμβάνονται.

Η πολιτική θα πρέπει να καθορίζει τις διαδικασίες, τα μέτρα, τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης και τις ευθύνες για τον εντοπισμό και την πρόληψη συγκρούσεων συμφερόντων, για την αξιολόγηση της σοβαρότητάς τους και για τη λήψη μέτρων για τον περιορισμό τους. Στο πλαίσιο των εν λόγω διαδικασιών, απαιτήσεων, ευθυνών και μέτρων θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα εξής:

• α. η ανάθεση συγκρουόμενων δραστηριοτήτων ή συναλλαγών σε διαφορετικά πρόσωπα,
• β. η παρεμπόδιση μελών του προσωπικού που δραστηριοποιούνται και εκτός της επιχείρησης επενδύσεων από την απόκτηση ανάρμοστης επιρροής εντός της επιχείρησης επενδύσεων όσον αφορά τις εν λόγω άλλες δραστηριότητες,
• γ. ο καταλογισμός της ευθύνης των μελών του διοικητικού οργάνου να απέχουν από ψηφοφορία επί οποιουδήποτε θέματος σε σχέση με το οποίο ένα μέλος βρίσκεται ή μπορεί να βρίσκεται σε σύγκρουση συμφερόντων ή σε περιπτώσεις όπου ενδέχεται να διακυβεύεται με άλλον τρόπο η αντικειμενικότητα του μέλους ή η ικανότητά του να εκπληρώνει δεόντως τα καθήκοντά του προς την επιχείρηση επενδύσεων,
• δ. η παρεμπόδιση μελών του διοικητικού οργάνου από το να κατέχουν διοικητικές θέσεις σε ανταγωνιστικές επιχειρήσεις επενδύσεων.

Η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει συγκεκριμένα τον κίνδυνο σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο διοικητικού οργάνου και να παρέχει επαρκή καθοδήγηση σχετικά με τον εντοπισμό και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων οι οποίες ενδέχεται να εμποδίζουν την ικανότητα των μελών του διοικητικού οργάνου να λαμβάνουν αντικειμενικές και αμερόληπτες αποφάσεις που αποσκοπούν στην εξυπηρέτηση των συμφερόντων των επιχειρήσεων επενδύσεων. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι οι συγκρούσεις συμφερόντων μπορούν να επηρεάσουν την ανεξάρτητη κρίση των μελών του διοικητικού οργάνου²⁴ .

²⁴ Βλ. επίσης τις κοινές κατευθυντήριες γραμμές της ESMA και της ΕΑΤ σχετικά με την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις σύμφωνα με την οδηγία 2013/36/ΕΕ και την οδηγία 2014/65/ΕΕ.

Κατά τον περιορισμό των εντοπισμένων συγκρούσεων συμφερόντων των μελών του διοικητικού οργάνου, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να τεκμηριώνουν τα μέτρα που έχουν ληφθεί, συμπεριλαμβανομένου του σκεπτικού σχετικά με την αποτελεσματικότητά τους για τη διασφάλιση της λήψης αντικειμενικών αποφάσεων.

Οι πραγματικές ή δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων που έχουν γνωστοποιηθεί στο αρμόδιο τμήμα της επιχείρησης επενδύσεων θα πρέπει να αποτελούν αντικείμενο κατάλληλης αξιολόγησης και διαχείρισης. Σε περίπτωση εντοπισμού σύγκρουσης συμφερόντων σε σχέση με μέλος του προσωπικού, η επιχείρηση επενδύσεων θα πρέπει να τεκμηριώνει την απόφαση που λαμβάνεται, ιδίως εάν η σύγκρουση συμφερόντων και οι συναφείς κίνδυνοι έχουν γίνει αποδεκτοί, και εάν ναι, τον τρόπο με τον οποίο η εν λόγω σύγκρουση συμφερόντων έχει περιοριστεί ή αντιμετωπιστεί σε ικανοποιητικό βαθμό.

Όλες οι πραγματικές και δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων σε επίπεδο διοικητικού οργάνου, σε ατομική και συλλογική βάση, θα πρέπει να τεκμηριώνονται επαρκώς, να κοινοποιούνται στο διοικητικό όργανο και να αποτελούν αντικείμενο συζήτησης, λήψης απόφασης και δέουσας διαχείρισης από το διοικητικό όργανο.