11 Politica di conflitto di interesse per il personale ( )

Fatti salvi l’articolo 23 della direttiva 2014/65/UE e il capo 2, sezione 3, del regolamento delegato (UE) 2017/565 della Commissione, l’organo di gestione dovrebbe essere responsabile della definizione, dell’approvazione e della sorveglianza dell’attuazione e del mantenimento di politiche efficaci volte a individuare, valutare, gestire e mitigare o prevenire conflitti reali o potenziali tra gli interessi dell’impresa di investimento e gli interessi privati del personale, inclusi i membri dell’organo di gestione, che potrebbero influire in modo negativo sull’espletamento dei loro compiti e delle loro responsabilità. Un’impresa madre nell’Unione dovrebbe prendere in considerazione gli interessi nell’ambito di una politica in materia di conflitti di interesse a livello di gruppo, su base consolidata.

La politica dovrebbe mirare a individuare i conflitti di interesse del personale, inclusi gli interessi dei familiari più stretti. Le imprese di investimento dovrebbero tener conto del fatto che i conflitti di interesse possono emergere non soltanto dai rapporti personali o professionali in essere, ma anche da quelli passati. Qualora emergano conflitti di interesse, le imprese di investimento dovrebbero valutare la loro rilevanza e decidere e attuare misure di mitigazione appropriate.

Per quanto riguarda i conflitti di interesse che possono scaturire da rapporti passati, le imprese di investimento dovrebbero definire tempistiche appropriate entro cui desiderano che il personale segnali tali conflitti di interesse, sulla base del fatto che questi ultimi possono ancora ripercuotersi sul comportamento e sulla partecipazione del personale al processo decisionale.

La politica dovrebbe trattare quantomeno le seguenti situazioni o i seguenti rapporti in cui possono emergere conflitti di interesse:

• a. interessi economici (ad es. azioni, altri diritti di proprietà e partecipazioni, posizioni finanziarie e altri interessi economici presso clienti commerciali, diritti di proprietà intellettuale, appartenenza a un organismo o proprietà di un organismo o di un’entità con interessi confliggenti);
• b. rapporti personali o professionali con i proprietari di partecipazioni qualificate nelle imprese di investimento;
• c. rapporti personali o professionali con il personale delle imprese di investimento o delle entità incluse nell’ambito del consolidamento prudenziale (ad es. legami di parentela);
• d. un’altra occupazione o un’occupazione svolta in precedenza (ad es. negli ultimi cinque anni);

(²³ ) Questa sezione dovrebbe essere letta unitamente agli orientamenti congiunti dell’ESMA e dell’ABE sulla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione e del personale che riveste ruoli chiave ai sensi delle direttive 2013/36/UE e 2014/65/UE.

• e. rapporti personali o professionali con parti interessate esterne pertinenti (ad es. associazione con fornitori, consulenti o altri prestatori di servizi sostanziali); e
• f. influenza politica o relazioni politiche.

Ciò nonostante, le imprese di investimento dovrebbero prendere in considerazione il fatto che essere un azionista di un’impresa di investimento o utilizzare altri suoi servizi non dovrebbe dar luogo a una situazione in cui si ritiene che il personale si trovi in conflitto di interesse se rimane entro una soglia « de minimis » appropriata.

La politica dovrebbe stabilire i processi di segnalazione e comunicazione alla funzione responsabile in virtù di tale politica. Il personale dovrebbe essere tenuto a divulgare internamente e tempestivamente qualunque questione che possa dar luogo o che abbia già dato luogo a un conflitto di interesse.

La politica dovrebbe distinguere tra i conflitti di interesse che persistono e devono essere gestiti su base permanente e i conflitti di interesse che si verificano inaspettatamente in relazione a un singolo evento (ad es. un’operazione o la selezione di un prestatore di servizi ecc.) e che possono di solito essere gestiti con una misura una tantum. In tutti i casi, gli interessi dell’impresa di investimento dovrebbero essere al centro delle decisioni prese.

La politica dovrebbe stabilire procedure, misure, prescrizioni in tema di documentazione e responsabilità per l’identificazione e la prevenzione di conflitti di interesse, per la valutazione della loro rilevanza e per l’adozione di misure di mitigazione. Tali procedure, prescrizioni, responsabilità e misure dovrebbero includere le seguenti azioni:

• a. affidare attività o operazioni confliggenti a persone diverse;
• b. evitare che il personale che svolge anche attività esterne all’impresa di investimento eserciti un’influenza indebita in seno all’impresa di investimento relativamente a tali altre attività;
• c. stabilire la responsabilità dei membri dell’organo di gestione di astenersi dal voto in merito a qualunque questione sulla quale un membro abbia o possa trovarsi in una situazione di conflitto di interesse o sulla quale l’obiettività del membro o la sua capacità di adempiere adeguatamente ai propri doveri nei confronti dell’impresa di investimento possano essere in altro modo compromessi;
• d. evitare che i membri dell’organo di gestione ricoprano incarichi amministrativi in imprese di investimento concorrenti.

La politica dovrebbe coprire, nello specifico, il rischio di conflitti di interesse a livello dell’organo di gestione e fornire indicazioni sufficienti in merito all’individuazione e alla gestione di conflitti di interesse che possano ostacolare la capacità dei membri dell’organo di gestione di prendere decisioni obiettive e imparziali mirate a soddisfare pienamente gli interessi delle imprese di investimento. Le imprese di investimento dovrebbero prendere in considerazione il fatto che i conflitti di interesse possono avere un impatto sull’indipendenza di giudizio dei membri dell’organo di gestione (²⁴ ).

Nel mitigare i conflitti di interesse individuati dei membri dell’organo di gestione, le imprese di investimento dovrebbero documentare le misure adottate, compreso il ragionamento su come queste siano efficaci per assicurare un processo decisionale obiettivo.

I conflitti di interesse reali o potenziali, segnalati alla funzione responsabile all’interno dell’impresa di investimento, dovrebbero essere adeguatamente valutati e gestiti. Qualora sia individuato un conflitto di interesse del personale, l’impresa di investimento dovrebbe documentare la decisione presa, in particolare se il conflitto di interesse e i relativi rischi sono stati accettati e, in tal caso, in che modo tale conflitto sia stato mitigato o risolto in modo soddisfacente.

Tutti i conflitti di interesse reali e potenziali a livello dell’organo di gestione, individualmente e collettivamente, dovrebbero essere documentati in modo adeguato, comunicati all’organo di gestione e formare l’oggetto di discussioni e decisioni ed essere gestiti debitamente dall’organo di gestione.