11 Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten für Mitarbeiter

Unbeschadet Artikel 23 der Richtlinie 2014/65/EU sowie Abschnitt 3 des Kapitels 2 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565 der Kommission sollte das Leitungsorgan für die Festlegung, Genehmigung und Überwachung der Umsetzung und Pflege von wirksamen Richtlinien zur Ermittlung, Bewertung, Steuerung und Minderung tatsächlicher und potenzieller Interessenkonflikte zwischen den Interessen der Wertpapierfirma und den privaten Interessen der Mitarbeiter, einschließlich der Mitglieder des Leitungsorgans, zuständig sein, die sich nachteilig auf die Wahrnehmung ihrer Pflichten und Zuständigkeiten auswirken können. Ein EU-Mutterunternehmen sollte die Interessen im Rahmen gruppenweiter Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten auf konsolidierter Basis berücksichtigen.

Die Richtlinien sollten auf die Ermittlung von Interessenkonflikten der Mitarbeiter abzielen, einschließlich der Interessen ihrer nächsten Familienangehörigen. Die Wertpapierfirmen sollten berücksichtigen, dass Interessenkonflikte nicht nur aus den aktuellen persönlichen oder beruflichen Beziehungen, sondern auch aus Beziehungen in der Vergangenheit entstehen können. Falls Interessenkonflikte entstehen, sollten die Wertpapierfirmen ihre Wesentlichkeit bewerten sowie gegebenenfalls über geeignete mindernde Maßnahmen entscheiden und diese umsetzen.

Für Interessenkonflikte, die aufgrund von Beziehungen aus der Vergangenheit bestehen können, sollten die Wertpapierfirmen einen geeigneten Zeitraum festlegen, für den die Mitarbeiter solche Interessenkonflikte melden müssen, im Hinblick darauf, dass diese nach wie vor Auswirkungen auf das Verhalten und die Beteiligung an der Entscheidungsfindung der Mitarbeiter haben können.

Die Richtlinien sollten zumindest die folgenden Situationen oder Beziehungen abdecken, in denen Interessenkonflikte entstehen können:

• a. wirtschaftliche Interessen (z. B. Anteile, andere Eigentumstitel und Beteiligungen, Finanzbeteiligungen und andere wirtschaftliche Interessen an Geschäftskunden, Rechte an geistigem Eigentum, Beteiligung an einer Einrichtung oder Eigentum einer Einrichtung oder Organisation mit widerstreitenden Interessen);
• b. persönliche oder berufliche Beziehungen mit den Eigentümern von qualifizierten Beteiligungen an der Wertpapierfirma;
• c. persönliche oder berufliche Beziehungen mit Mitarbeitern der Wertpapierfirma oder von Unternehmen, die zum aufsichtlichen Konsolidierungskreis gehören (z. B. familiäre Beziehungen);
• d. sonstige Beschäftigungen und frühere Beschäftigungen in der jüngsten Vergangenheit (z. B. fünf Jahre);
• e. persönliche oder berufliche Beziehungen mit einschlägigen externen Interessenträgern (z. B. Verbindung mit wesentlichen Lieferanten, Beratungsunternehmen oder anderen Dienstleistungsanbietern) und
• f. politischer Einfluss oder politische Beziehungen.

Unbeschadet des Vorstehenden sollten die Wertpapierfirmen berücksichtigen, dass der Umstand, dass eine Person Anteilseigner einer Wertpapierfirma ist oder andere Leistungen der Wertpapierfirma in Anspruch nimmt, nicht dazu führen sollte, dass trotz Einhaltung einer angemessenen Geringfügigkeitsschwelle von einem Interessenkonflikt der Mitarbeiter ausgegangen wird.

In den Richtlinien sollten die Verfahren für die Berichterstattung und Kommunikation an die nach den Richtlinien zuständige Funktion festgelegt sein. Die Mitarbeiter sollten verpflichtet sein, unverzüglich intern alle Angelegenheiten mitzuteilen, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten oder bereits geführt haben.

In den Richtlinien sollte zwischen Interessenkonflikten unterschieden werden, die weiterbestehen und dauerhaft gesteuert werden müssen, und solchen Interessenkonflikten, die unerwartet in Zusammenhang mit einem einzelnen Ereignis entstehen (z. B. ein Geschäft oder die Auswahl eines Dienstleisters usw.) und in der Regel mit einer einmaligen Maßnahme gehandhabt werden können. In allen Fällen sollte das Interesse der Wertpapierfirma bei den getroffenen Entscheidungen im Mittelpunkt stehen.

In den Richtlinien sollten Verfahren, Maßnahmen, Dokumentationselemente und Verantwortlichkeiten für die Ermittlung und Vermeidung von Interessenkonflikten, für die Beurteilung ihrer Wesentlichkeit und das Ergreifen von mindernden Maßnahmen festgelegt werden. Diese Verfahren, Anforderungen, Zuständigkeiten und Maßnahmen sollten Folgendes umfassen:

• a. Übertragung konfligierender Aufgaben oder Transaktionen an unterschiedliche Personen;
• b. Verhindern, dass Mitarbeiter, die auch außerhalb der Wertpapierfirma tätig sind, innerhalb der Wertpapierfirma bezüglich dieser anderen Tätigkeiten einen unangemessenen Einfluss ausüben;
• c. Festlegen, dass es in der Verantwortlichkeit eines jeden Mitglieds des Leitungsorgans liegt, an der Abstimmung über eine Frage nicht teilzunehmen, wenn hierzu ein Interessenkonflikt des Mitglieds bestehen könnte bzw. wenn die Objektivität oder Fähigkeit des Mitglieds, seinen Verpflichtungen gegenüber der Wertpapierfirma ordnungsgemäß nachzukommen, anderweitig gefährdet sein könnte;
• d. Mitglieder des Leitungsorgans darin hindern, Leitungs- oder Aufsichtsfunktionen in konkurrierenden Wertpapierfirmen zu bekleiden.

Die Richtlinien sollten insbesondere das Risiko von Interessenkonflikten auf Ebene des Leitungsorgans abdecken und genügend Orientierungshilfen für die Ermittlung und den Umgang mit Interessenkonflikten bieten, die die Fähigkeit der Mitglieder des Leitungsorgans behindern können, objektive und unparteiische Entscheidungen zu treffen, die auf das ureigenste Interesse der Wertpapierfirmen ausgerichtet sind. Die Wertpapierfirmen sollten in Erwägung ziehen, dass Interessenkonflikte Auswirkungen auf die Unabhängigkeit der Mitglieder des Leitungsorgans haben können²⁴ .

²⁴ Siehe auch die gemeinsamen Leitlinien der ESMA und der EBA zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und von Inhabern von Schlüsselfunktionen gemäß der Richtlinie 2013/36/EU und der Richtlinie 2014/65/EU.

Bei der Minderung ermittelter Interessenkonflikte von Mitgliedern des Leitungsorgans sollten die Wertpapierfirmen die ergriffenen Maßnahmen dokumentieren, einschließlich der Begründung, inwieweit diese wirksam sind, um eine objektive Entscheidungsfindung sicherzustellen.

Tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte, die der zuständigen Funktion innerhalb der Wertpapierfirma offengelegt wurden, sollten ordnungsgemäß bewertet und geregelt werden. Wird ein Interessenkonflikt eines Mitarbeiters festgestellt, sollte die Wertpapierfirma die getroffene Entscheidung dokumentieren, insbesondere wenn der Interessenkonflikt und die damit verbundenen Risiken akzeptiert wurden, und sofern er akzeptiert wurde, wie der Interessenkonflikt zufriedenstellend entschärft oder behoben wurde.

Ein tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikt auf Ebene des Leitungsorgans, sei es auf individueller oder kollektiver Grundlage, sollte angemessen dokumentiert, dem Leitungsorgan mitgeteilt, vom Leitungsorgan erörtert, entschieden und ordnungsgemäß geregelt werden.