11 Politica privind conflictul de interese pentru angajați

Fără a aduce atingere articolului 23 din Directiva 2014/65/UE și secțiunii 3 din capitolul 2 din Regulamentul delegat (UE) 2017/565 al Comisiei, organul de conducere trebuie să dețină responsabilitatea pentru instituirea, aprobarea și supravegherea punerii în aplicare și menținerii de politici eficace de identificare, evaluare, gestionare și atenuare sau prevenire a conflictelor reale și potențiale dintre interesele firmei de investiții și interesele personale ale angajaților, inclusiv ale membrilor organului de conducere, care ar influența negativ îndeplinirea sarcinilor și responsabilităților acestora. O întreprindere - mamă din Uniune trebuie să ia în considerare interesele din cadrul unei politici privind conflictul de interese la nivel de grup pe bază consolidată.

Politica trebuie să aibă drept scop identificarea conflictelor de interese ale angajaților, inclusiv a intereselor celor mai apropiați membri ai familiilor acestora. Firmele de investiții trebuie să țină cont de faptul că ar putea să apară conflicte de interese nu doar ca urmare a relațiilor personale sau profesionale actuale, ci și ca urmare a relațiilor personale sau profesionale trecute. Acolo unde apar conflicte de interese, firmele de investiții trebuie să evalueze semnificația lor, să decidă cu privire la acestea și să pună în aplicare măsuri de atenuare, după caz.

Cu privire la conflictele de interese care ar putea să apară ca urmare a unor relații din trecut, firmele de investiții trebuie să stabilească un termen adecvat în care angajații să raporteze astfel de conflicte de interese pe baza faptului că acestea încă mai au un impact asupra comportamentului și participării angajaților la procesul de decizie.

Politica trebuie să vizeze cel puțin următoarele situații sau relații în care pot să apară conflicte de interese:

• a. interese economice (de exemplu, acțiuni, alte drepturi de proprietate și apartenențe, holdinguri financiare și alte interese economice la clienți economici, drepturi de proprietate intelectuală, apartenența la un organism sau deținerea în proprietate a unui organism sau a unei entități cu interese conflictuale);
• b. relații personale sau profesionale cu deținătorii de participații calificate în cadrul firmelor de investiții;
• c. relații personale sau profesionale cu angajații firmelor de investiții sau ai entităților incluse în sfera consolidării prudențiale (de exemplu, relațiile familiale);
• d. un alt loc de muncă sau un loc de muncă anterior, din trecutul apropiat (de exemplu, din ultimii cinci ani);
• e. relații personale sau profesionale cu părți externe relevante interesate (de exemplu, asocierea cu furnizori, firme de consultanță sau alți furnizori de servicii importanți) și
• f. influența politică sau relațiile politice.

Fără a aduce atingere celor de mai sus, firmele de investiții trebuie să țină cont de faptul că a fi acționar al unei firme de investiții sau a folosi alte servicii ale unei firme de investiții nu trebuie să ducă la o situație în care angajații sunt considerați a avea un conflict de interese dacă rămân sub un prag minim corespunzător.

Politica trebuie să prevadă procese pentru raportare și comunicare către funcția responsabilă conform politicii. Angajații trebuie să aibă sarcina de a divulga cu promptitudine la nivel intern orice problemă care ar putea genera sau a generat deja un conflict de interese.

Politica trebuie să facă diferența între conflictele de interese care persistă și care trebuie gestionate în permanență și conflictele de interese care apar pe neașteptate în legătură cu un singur eveniment (de exemplu, o tranzacție sau selecția unui prestator de servicii etc.) și care pot fi gestionate, de regulă, prin aplicarea unei măsuri unice. În toate circumstanțele, interesele firmei de investiții trebuie să fie în centrul deciziilor luate.

Politica trebuie să prevadă proceduri, măsuri, cerințe de documentare și responsabilități pentru identificarea și prevenirea conflictelor de interese, pentru evaluarea importanței lor și pentru luarea unor măsuri de atenuare. Aceste proceduri, cerințe, responsabilități și măsuri trebuie să includă:

• a. încredințarea activităților sau tranzacțiilor contradictorii unor persoane diferite;
• b. împiedicarea angajaților care sunt activi și în afara firmei de investiții pentru a nu exercita o influență necorespunzătoare în cadrul firmei de investiții cu privire la acele alte activități;
• c. stabilirea responsabilității membrilor organului de conducere să se abțină de la vot cu privire la orice chestiune în care un membru are sau ar putea avea un conflict de interese sau în care obiectivitatea sau capacitatea membrului de a - și îndeplini sarcinile în mod corect față de firma de investiții ar putea fi compromisă în alt fel;
• d. împiedicarea membrilor organului de conducere de a deține funcții de conducere în firme de investiții concurente.

Politica trebuie să vizeze în mod specific riscul de conflicte de interese la nivelul organului de conducere și să ofere suficiente îndrumări cu privire la identificarea și gestionarea conflictelor de interese care ar putea împiedica capacitatea membrilor organului de conducere de a lua decizii obiective și imparțiale menite să îndeplinească cele mai bune interese ale firmelor de investiții. Firmele de investiții trebuie să țină cont de faptul că conflictele de interese pot avea un impact asupra independenței de spirit a membrilor organului de conducere²⁴ .

²⁴ Vezi și Ghidul comun ESMA și ABE privind evaluarea adecvării membrilor organului de conducere și a persoanelor care dețin funcții - cheie în conformitate cu Directiva 2013/36/UE și cu Directiva 2014/65/UE.

Atunci când abordează conflictele de interese identificate în rândul membrilor organului de conducere, firmele de investiții trebuie să documenteze măsurile luate, inclusiv motivarea cu privire la măsura în care acestea sunt eficace pentru a asigura un proces de decizie obiectiv.

Conflictele de interese actuale sau potențiale care au fost divulgate funcției responsabile din cadrul firmei de investiții trebuie evaluate și gestionate în mod corespunzător. Dacă se identifică un conflict de interese în rândul angajaților, firma de investiții trebuie să documenteze decizia luată, în special dacă respectivul conflict de interese și riscurile conexe au fost acceptate și, în cazul în care conflictul a fost acceptat, modul în care a fost atenuat în mod satisfăcător sau remediat.

Toate conflictele de interese actuale și potențiale de la nivelul organului de conducere, individual și colectiv, trebuie documentate corespunzător, comunicate organului de conducere și discutate, cu luarea unor decizii cu privire la acestea, și gestionate corespunzător de organul de conducere.