11 Policy om intressekonflikter för personal

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23 i direktiv 2014/65/EU och avsnitt 3 i kapitel 2 i kommissionens delegerade förordning (EU) 2017/565 ska ledningsorganet vara ansvarigt för att fastställa, godkänna och övervaka genomförandet och upprätthållandet av effektiva policyer som syftar till att identifiera, bedöma, hantera och mildra eller förebygga faktiska och potentiella konflikter mellan värdepappersföretagets intressen och personalens privata intressen, inbegripet ledningsorganets ledamöter, som skulle kunna inverka negativt på personalens utförande av sina uppgifter och skyldigheter. Ett moderföretag inom unionen ska beakta intressen inom en koncernövergripande policy om intressekonflikter på gruppnivå.

Syftet med policyn ska vara att identifiera intressekonflikter hos personal, inbegripet personalens närmaste familjemedlemmars intressen. Värdepappersföretag ska ta hänsyn till att intressekonflikter inte enbart kan uppstå till följd av nuvarande personliga och yrkesmässiga relationer utan även till följd av tidigare sådana. Om intressekonflikter uppstår ska värdepappersföretaget bedöma konflikternas väsentlighet och, när så är lämpligt, besluta om och vidta mildrande åtgärder.

När det gäller intressekonflikter som kan uppstå till följd av tidigare relationer ska värdepappersföretaget fastställa en lämplig tidsram under vilken personalen måste rapportera sådana intressekonflikter, eftersom dessa fortfarande kan påverka personalens beteende och roll i beslutsfattandet.

Policyn ska som minst omfatta följande situationer eller relationer där intressekonflikter kan uppstå:

• a. Ekonomiska intressen (t.ex. aktier, andra äganderätter och medlemskap, finansiella innehav och andra ekonomiska intressen i företagskunder, immateriella rättigheter, medlemskap i ett organ eller ägandeförhållande i ett organ eller en enhet med motstridiga intressen).
• b. Personliga eller yrkesmässiga relationer med ägarna av kvalificerade innehav i värdepappersföretaget.
• c. Personliga eller yrkesmässiga relationer med personal i de värdepappersföretag eller enheter som omfattas av konsolidering under tillsyn (t.ex. familjeband).
• d. Andra anställningar och tidigare anställningar i nära förfluten tid (t.ex. fem år bakåt).
• e. Personliga eller yrkesmässiga relationer med relevanta externa intressenter (t.ex. samröre med betydande leverantörer, konsultföretag eller andra tjänsteleverantörer).
• f. Politiskt inflytande eller politiska förbindelser.

Oaktat det som anges ovan, om en anställd är aktieägare i ett värdepappersföretag eller använder sig av andra tjänster som erbjuds av ett sådant företag ska värdepappersföretaget inte betrakta detta som en situation där en intressekonflikt föreligger så länge den anställdas intresse bibehålls inom en lämplig minimigräns.

Policyn ska beskriva förfarandena för rapportering och kommunikation till den funktion som ansvarar för frågor om intressekonflikter. Personalen ska vara skyldig att utan dröjsmål rapportera internt om alla situationer som kan leda till, eller redan har lett till, en intressekonflikt.

Policyn ska skilja mellan bestående intressekonflikter som måste hanteras permanent och intressekonflikter som uppstår oväntat i samband med en enskild händelse (t.ex. en transaktion eller ett val av en tjänsteleverantör) och som normalt kan hanteras genom en engångsåtgärd. Under alla omständigheter ska värdepappersföretagets intressen stå i centrum för de beslut som fattas.

Policyn ska innehålla förfaranden, åtgärder, dokumentationskrav och skyldigheter beträffande identifiering och förebyggande av intressekonflikter, bedömning av deras väsentlighet och vidtagande av mildrande åtgärder. Sådana förfaranden, krav, skyldigheter och åtgärder ska omfatta att

• a. ge olika personer ansvaret för oförenliga uppgifter eller transaktioner,
• b. förhindra att personal som är delaktig i verksamhet utanför värdepappersföretaget har olämpligt inflytande inom värdepappersföretaget när det gäller dessa andra verksamheter,
• c. inrätta en regel som föreskriver att ledningsorganets ledamöter ska avstå från att rösta i alla frågor där ledamoten har eller kan ha en intressekonflikt eller där ledamotens objektivitet eller förmåga att fullgöra sina skyldigheter gentemot värdepappersföretaget på annat sätt kan vara äventyrad,
• d. förhindra att ledamöter i ledningsorganet innehar ledningsfunktioner i konkurrerande värdepappersföretag.

Policyn ska särskilt behandla risken för intressekonflikter på ledningsorganets nivå och ge tillräcklig vägledning om identifiering och hantering av intressekonflikter som kan hindra ledningsorganets ledamöter från att fatta objektiva och opartiska beslut vilka syftar till att tillgodose värdepappersföretagets intressen. Värdepappersföretag ska ta i beaktande att intressekonflikter kan påverka oavhängigheten hos ledningsorganets ledamöter²⁴ .

²⁴ Se även Esmas och EBA:s gemensamma riktlinjer för lämplighetsbedömningar av ledamöter i ledningsorgan och ledande befattningshavare enligt direktiv 2013/36/EU och direktiv 2014/65/EU.

När värdepappersföretag mildrar konstaterade intressekonflikter hos ledamöter i ledningsorganet ska de dokumentera de åtgärder som vidtagits samt en motivering för på vilket sätt åtgärderna är effektiva när det gäller att säkerställa objektivt beslutsfattande.

Faktiska eller potentiella intressekonflikter som har rapporterats till den ansvariga funktionen inom värdepappersföretaget ska bedömas och hanteras på lämpligt sätt. Om en intressekonflikt hos personalen konstateras ska värdepappersföretaget dokumentera det beslut som fattats, särskilt om intressekonflikten och de risker som den medför har godtagits, samt hur konflikten, om den har godtagits, på ett tillfredsställande sätt har mildrats eller avhjälpts.

Alla faktiska och potentiella intressekonflikter på ledningsorganets nivå, både enskilda och kollektiva sådana, ska dokumenteras på lämpligt sätt och förmedlas till ledningsorganet, varpå ledningsorganet ska föra en diskussion och fatta beslut om dem samt hantera dem på vederbörligt sätt.