11 Összeférhetetlenségi politika a munkatársak számára

A 2014/65/EU irányelv 23. cikkének és az (EU) 2017/565 felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet 2. fejezetének 3. szakaszának sérelme nélkül a vezető testületnek felelősnek kell lennie a befektetési vállalkozás érdekei és a munkatársak– beleértve a vezető testület tagjait is – magánérdekei közötti olyan tényleges és potenciális összeütközések azonosítására, értékelésére, kezelésére és mérséklésére vagy megelőzésére irányuló hatékony politikák kialakításáért, jóváhagyásáért és felügyeletéért, amelyek hátrányosan befolyásolhatják feladataik és felelősségeik ellátását. Az EU - szintű anyavállalatnak egy egész csoportra kiterjedő összeférhetetlenségi politika keretén belül konszolidált alapon kell mérlegelnie az érdekeket.

A politika célja a munkatársak összeférhetetlenségének megállapítása, a legközelebbi családtagjaik érdekeit is beleértve. A befektetési vállalkozásoknak azt is figyelembe kell venniük, hogy az összeférhetetlenség nem csupán jelenlegi, hanem korábbi személyes vagy szakmai kapcsolatokból is eredhet. Amennyiben összeférhetetlenség merül fel, a befektetési vállalkozásoknak fel kell mérniük annak fontosságát, és megfelelő enyhítő intézkedésekről kell dönteniük, illetve végre kell hajtaniuk azokat.

A korábbi kapcsolatokb ól eredő összeférhetetlenséget illetően a befektetési vállalkozásoknak megfelelő határidőt kell megállapítaniuk, amelyen belül a munkatársaknak az ilyen összeférhetetlenséget jelenteniük kell annak alapján, hogy ez az összeférhetetlenség a munkatársak magatartását és a döntéshozatalban való részvételüket továbbra is befolyásolhatja.

A politikának legalább az alábbi helyzetekre vagy kapcsolatokra ki kell térnie, amelyek esetében összeférhetetlenség merülhet fel:

• a. gazdasági érdekek (pl. részvények, egyéb tulajdonosi jogok és tagság, pénzügyi holdingtársaságok és kereskedelmi ügyfelekhez fűződő egyéb gazdasági érdekek, szellemi tulajdonjogok, ellentétes érdekekkel rendelkező testületben vagy szervezetben fennálló tagság vagy tulajdonrész);
• b. a befektetési vállalk ozásban fennálló befolyásoló részesedéssel rendelkező tulajdonosokhoz fűződő személyes vagy szakmai kapcsolat;
• c. a befektetési vállalkozás vagy a prudenciális konszolidáció körébe tartozó szervezetek egy munkatársához fűződő személyes vagy szakmai kapcsolat (pl. családi kapcsolat);
• d. egyéb munkaviszony és a közelmúltban (pl. az elmúlt öt évben) fennállt korábbi munkaviszony;
• e. releváns külső érdekelt felekhez fűződő személyes vagy szakmai kapcsolatok (pl. lényeges beszállítókhoz, tanácsadókhoz vagy egyéb szolgált atókhoz fűződő érintettség); valamint
• f. politikai befolyás vagy politikai kapcsolatok.

A fentiek ellenére a befektetési vállalkozásnak azt is figyelembe kell venniük, hogy ha valaki valamely befektetési vállalkozásnak a részvényese, illetve annak egyéb szolgáltatásait igénybe veszi, az nem eredményez olyan helyzetet, amelyben a munkatárs esetében összeférhetetlenség merül fel, amennyiben ez megfelelő minimális küszöbértéken belül marad.

A politikának meg kell határoznia a jelentéstételi és kommunikációs eljárást a politika alapján felelős részleg számára. A munkatársak kötelesek az intézményen belül nyilvánosságra hozni bármely olyan témát, amely összeférhetetlenséget eredményezhet vagy eredményezett.

A politikának különbséget kell tennie a tartósan fennálló, folyamatos kezelést igénylő összeférhetetlenség, valamint a váratlanul, egy adott esemény (pl. egy ügylet vagy egy szolgáltató kiválasztása stb.) kapcsán kialakult összeférhetetlenség között, amelyet általában egy egyszeri intézkedéssel meg lehet oldani. A meghozott döntések szempontjából a befektetési vállalkozás érdekeinek minden körülmények között központi szerepet kell játszaniuk.

A politikának az összeférhetetlenség fontosságának felmérése és az enyhítő intézkedések meghozatala céljából meg kell határoznia az összeférhetetlenség azonosításával és megelőzésével kapcsolatos eljárásokat, intézkedéseket, dokumentációs követelményeket és felelősségi köröket. Ezen eljárások, követelmények, felelősségi körök és intézkedések közé tartoznak az alábbiak:

• a. az összeférhetetlenséget eredményező tevékenységeket vagy ügyleteket különböző személyekhez kell rendelni;
• b. a befektetési vállalkozáson kívül is aktív munkatársakat meg kell akadályozni abban, hogy az egyéb tevékenységeiket illetően a befektetési vállalkozás on belül indokolatlan befolyással rendelkezzenek;
• c. a vezető testület tagjaira vonatkozóan meg kell állapítani azt a felelősséget, amely szerint tartózkodnak az olyan témákban történő szavazásokon, amelyeknél egy adott tagnál összeférhetetlenség merül vagy merülhet fel, illetve amelyeknél a tag objektivitása vagy a befektetési vállalkozás felé fennálló kötelességeinek megfelelő teljesítésére való képessége sérülhet;
• d. annak megakadályozása, hogy a vezető testület tagjai konkurens befektetési vállalkozásokban igazgatósági tisztséget töltsenek be.

A politikának külön foglalkoznia kell a vezető testület szintjén megvalósuló összeférhetetlenség kockázatával, és kellő útmutatást kell nyújtania azon összeférhetetlenségek azonosításához és kezeléséhez, amelyek megakadályozhatják a vezető testület tagjait abban, hogy objektív és pártatlan döntéseket hozzanak, amelyek a befektetési vállalkozás jól felfogott érdekét hivatottak szolgálni. A befektetési vállalkozásoknak figyelembe kell venniük, hogy az összeférhetetl enség hatással lehet a vezető testület tagjainak önállóságára²⁴ .

²⁴ Lásd még az ESMA és az EBH közös iránymutatását: „A 2013/36/EU irányelv és a 2014/65/EU irányelv szerinti vezet ő testületi tagok és kulcsfontosságú feladatot ellátó személyek alkalmasságának értékelése”.

A vezető testület tagjai körében azonosított összeférhetetlenség mérséklése során a befektetési vállalkozásnak dokumentálniuk kell a meghozott intézkedéseket, beleértve annak indokolását, hogy azok mennyire hatékonyak az objektív döntéshozatal biztosításában.

Megfelelően értékelni és kezelni kell azokat a tényleges vagy potenciális összeférhetetlenségeket, amelyeket a befektetési vállalkozáson belüli felelős részleg tudomására hoztak. Ha a munkatársak körében megállapítható az összeférhetetlenség, a befektetési vállalkozásnak dokumentálnia kell a meghozott döntést, különösen akkor, ha az összeférhetetlenséget és a kapcsolódó kockázatokat elismerték, és ha ezeket elismerték, hogyan sikerült kiel égítően enyhíteni vagy orvosolni a szóban forgó összeférhetetlenséget.

A vezető testületet egyénileg és közösen érintő valamennyi tényleges és potenciális összeférhetetlenséget kellően dokumentálni kell, arról értesíteni kell a vezető testületet, valamint azt a vezető testületnek meg kell vitatnia, döntést kell hoznia, és kezelnie kell.