11 Henkilöstön eturistiriitoja koskevat periaatteet

Ylimmän hallintoelimen tulee olla vastuussa sellaisten tehokkaiden käytäntöjen luomisesta, hyväksymisestä ja valvomisesta, joilla tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja vähennetään tai ehkäistään sellaisia tosiasiallisia tai mahdollisia eturistiriitoja sijoituspalveluyrityksen etujen ja henkilöstön, myös ylimmän hallintoelimen jäsenten, henkilökohtaisten etujen välillä, jotka voivat vaikuttaa haitallisesti näiden henkilöiden tehtävien ja velvollisuuksien hoitamiseen, sanotun rajoittamatta direktiivin 2014/65/EU 23 artiklan ja komission delegoidun asetukset (EU) N:o 2017/565 2 luvun 3 jakson soveltamista. Unionissa emoyrityksenä toimivan yrityksen tulee tarkastella etuja konsolidoidusti vahvistettujen konserninlaajuisten eturistiriitakäytäntöjen kontekstissa.

Periaatteiden tavoitteena tulee olla tunnistaa henkilöstön eturistiriidat, joihin sisältyvät myös heidän lähimpien perheenjäsentensä eturistiriidat. Sijoituspalveluyritysten tulisi ottaa huomioon, että eturistiriidat voivat perustua paitsi nykyisiin myös aikaisempiin henkilökohtaisiin suhteisiin tai työsuhteisiin. Mikäli eturistiriitoja ilmenee, sijoituspalveluyritysten tulisi arvioida niiden olennaisuus sekä tarvittaessa päättää asianmukaisista lieventävistä toimenpiteistä ja panna ne täytäntöön.

Aikaisemmista suhteista johtuvien eturistiriitojen osalta sijoituspalveluyritysten tulisi määritellä asianmukainen ajanjakso, jolta ne haluavat henkilöstönsä ilmoittavan tällaisista eturistiriidoista sen perusteella, että niillä voi vielä olla vaikutusta henkilöstön toimintaan ja päätöksentekoon osallistumiseen.

Käytäntöjen tulisi kattaa ainakin seuraavat tilanteet ja suhteet, joiden perusteella eturistiriitoja voi syntyä:

• a. taloudelliset edut (esim. osakkeet, muut omistusoikeudet ja jäsenyydet, hallintaosuudet ja muut kaupallisiin asiakkaisiin liittyvät taloudelliset edut, immateriaalioikeudet, sellaisen elimen jäsenyys tai sellaisen elimen tai yksikön omistusoikeus, jonka edut ovat ristiriidassa sijoituspalveluyrityksen etujen kanssa);
• b. henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet tahoihin, joilla on huomattavia omistusosuuksia sijoituspalveluyrityksestä;
• c. henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet varovaisuusperiaatteen mukaisen konsolidoinnin piiriin kuuluvien sijoituspalveluyritysten tai yksiköiden henkilöstöön (esim. perhesuhteet);
• d. muut työsuhteet ja aiemmat työsuhteet lähimenneisyydessä (esim. viimeisen viiden vuoden aikana);
• e. henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet keskeisiin ulkoisiin sidosryhmiin (esim. suhteet olennaisiin toimittajiin, neuvonta- ja asiantuntijapalveluihin tai muihin palveluntarjoajiin); ja
• f. poliittinen vaikutusvalta tai poliittiset suhteet.

Edellä sanotusta huolimatta sijoituspalveluyritysten tulisi huomioida, että jos henkilöstön jäsenellä on osakkuuksia tietyssä sijoituspalveluyrityksessä tai hän käyttää muita sijoituspalveluyrityksen tarjoamia palveluja, tämän perusteella ei tulisi syntyä tilannetta, jossa henkilöstön jäsenellä katsotaan olevan eturistiriita, jos pysytään asianmukaisen vähimmäistason alapuolella.

Käytännöissä tulisi määritellä prosessit, joiden mukaan voidaan raportoida ja välittää tietoa käytäntöjen mukaiselle vastuulliselle toiminnolle. Henkilöstöllä tulee olla velvollisuus ilmoittaa viipymättä sisäisesti kaikista olosuhteista, jotka voivat johtaa tai ovat johtaneet eturistiriitaan.

Käytännöissä tulisi tehdä ero jatkuvalla tavalla hallittavien pysyvien eturistiriitojen ja sellaisten eturistiriitojen välille, jotka syntyvät odottamatta yksittäisen tapahtuman yhteydessä (esim. tietyn liiketoimen tai palveluntarjoajan valinnan yhteydessä) ja joita voidaan tavallisesti hallita kertaluontoisella toimenpiteellä. Sijoituspalveluyrityksen edun tulee kaikissa tilanteissa olla tehtyjen päätösten keskiössä.

Käytännöissä tulee määrittää menettelyt, toimenpiteet, dokumentointivaatimukset ja velvollisuudet, jotka koskevat eturistiriitojen tunnistamista ja ehkäisyä, niiden olennaisuuden arvioimista ja lieventävien toimenpiteiden tekemistä. Kyseisten menettelyiden, vaatimusten, velvollisuuksien ja toimenpiteiden tulee sisältää seuraavat:

• a. keskenään ristiriitaisten tehtävien tai liiketoimien antaminen eri henkilöiden hoidettavaksi;
• b. myös sijoituspalveluyrityksen ulkopuolisissa tehtävissä toimivan henkilöstön sopimattoman vaikutusvallan käytön estäminen kyseisiin muihin tehtäviin nähden;
• c. velvollisuuden asettaminen ylimmän hallintoelimen jäsenille pidättäytyä äänestämästä niissä asioissa, joissa jäsenellä on tai voi olla eturistiriita tai joissa jäsenen puolueettomuus tai kyky suorittaa tehtäviään sijoituspalveluyrityksessä täysimääräisesti voi olla muulla tavalla vaarantunut;
• d. sen ehkäiseminen, että ylimmän hallintoelimen jäsenet toimivat johtajina kilpailevissa sijoituspalveluyrityksissä.

Käytännöissä tulisi erityisesti käsitellä eturistiriitojen riskiä ylimmän hallintoelimen tasolla ja tarjota riittävää ohjausta sellaisten eturistiriitojen tunnistamiseen ja hallintaan, jotka voivat heikentää ylimmän hallintoelimen jäsenen kykyä tehdä objektiivisia ja puolueettomia päätöksiä, jotka ovat sijoituspalveluyrityksen edun mukaisia. Sijoituspalveluyritysten tulee ottaa huomioon, että eturistiriidat voivat vaikuttaa ylimmän hallintoelimen jäsenten riippumattomuuteen²⁴ .

²⁴ Ks. myös ESMAn ja EPV:n yhteiset direktiivin 2013/36/EU ja direktiivin 2014/65/EU mukaiset ohjeet ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä tehtävistä vastaavien henkilöiden sopivuuden arvioinnista.

Kun lievennetään ylimmän hallintoelimen jäsenillä tunnistettuja eturistiriitoja, sijoituspalveluyritysten olisi dokumentoitava toteutetut toimenpiteet, mukaan lukien perustelut sille, miten näillä toimenpiteillä voidaan tehokkaasti taata objektiivinen päätöksenteko.

Tosiasiallisia tai mahdollisia eturistiriitoja, joista on ilmoitettu sijoituspalveluyrityksen vastuulliselle toiminnolle, tulisi arvioida ja hallita asianmukaisesti. Tilanteessa, jossa tunnistetaan henkilöstön eturistiriita, sijoituspalveluyrityksen tulee dokumentoida tehty päätös, erityisesti siinä tapauksessa, että eturistiriita ja siihen liittyvät riskit on hyväksytty, ja tässä tapauksessa on annettava tieto siitä, kuinka tätä eturistiriitaa on onnistuneesti lievennetty tai korjattu.

Kaikki tosiasialliset tai mahdolliset ylimmän hallintoelimen tason eturistiriidat, olivatpa ne yksilöllisiä tai kollektiivisia, tulee dokumentoida asianmukaisesti, niistä tulee ilmoittaa ylimmälle hallintoelimelle, ja ylimmän hallintoelimen tulee keskustella niistä, tehdä niistä päätös ja hoitaa ne asianmukaisesti.