11 Politik for interessekonflikter i forbindelse med medarbejdere

Med forbehold af artikel 23 i direktiv 2014/65/EU og afsnit 3 i kapitel 2 i Kommissionens delegerede forordning (EU) 2017/565 bør ledelsesorganet være ansvarligt for at fastsætte, godkende og føre tilsyn med gennemførelsen og opretholdelsen af effektive politikker til at identificere, vurdere, håndtere og afhjælpe eller forebygge faktiske og potentielle konflikter mellem investeringsselskabets interesser og medarbejdernes private interesser, herunder medlemmer af ledelsesorganet, som kunne indvirke negativt på varetagelsen af deres opgaver og ansvar. Et moderselskab i Unionen bør tage hensyn til interesser inden for en koncernpolitik for interessekonflikter på konsolideret grundlag.

Politikken bør tilsigte at identificere interessekonflikter blandt medarbejdere, herunder deres nærmeste familiemedlemmers interesser. Investeringsselskaberne bør tage højde for, at interessekonflikter ikke kun kan opstå i forbindelse med nuværende, men også tidligere personlige eller faglige relationer. Hvis der opstår interessekonflikter, bør investeringsselskaberne vurdere, hvor væsentlige de er, og efter behov vedtage og gennemføre afhjælpende foranstaltninger.

Med hensyn til interessekonflikter, der kan opstå som følge af tidligere forbindelser, bør investeringsselskaberne fastsætte en passende tidsramme, for hvilken de ønsker, at medarbejderne skal rapportere sådanne interessekonflikter, på grundlag af, at disse stadig kan have indvirkning på medarbejdernes adfærd og deltagelse i beslutningstagningen.

Politikken bør som minimum omfatte følgende situationer eller forbindelser, hvor der kan opstå interessekonflikter:

• a. økonomiske interesser, f.eks. aktier, andre ejerskabsinteresser og medlemskaber, kapitalinteresser og andre økonomiske interesser i erhvervskunder, intellektuelle ejendomsrettigheder, medlemskab af et organ eller ejerskab af et organ eller en enhed med modstridende interesser
• b. personlige eller professionelle forbindelser til ejerne af kvalificerede andele i investeringsselskaberne
• c. personlige eller faglige relationer til medarbejdere i investeringsselskabet eller enheder inden for den tilsynsmæssige konsoliderings anvendelsesområde, f.eks. familierelationer
• d. anden ansættelse og tidligere ansættelse inden for den senere tid, f.eks. fem år
• e. personlige eller faglige relationer til relevante eksterne interessenter, f.eks. tilknytning til væsentlige leverandører, konsulentvirksomheder eller andre tjenesteudbydere, og
• f. politisk indflydelse eller politiske forbindelser.

Uanset ovenstående bør investeringsselskaberne tage højde for, at det forhold, at medarbejdere er aktionær i et investeringsselskab eller anvender andre af investeringsselskabets tjenester, ikke bør føre til en situation, hvor medarbejderne anses for at have en interessekonflikt, hvis de holder sig inden for en passende minimumstærskel.

Politikken bør fastsætte processerne for rapportering og kommunikation til den funktion, der er ansvarlig på grundlag af politikken. Medarbejderne bør være forpligtet til internt straks at oplyse om et hvilket som helst forhold, der kan give, eller har givet, anledning til en interessekonflikt.

Politikken bør sondre mellem interessekonflikter, der varer ved og skal håndteres permanent, og interessekonflikter, der opstår uventet med hensyn til en enkelt begivenhed, f.eks. en transaktion eller udvælgelse af tjenesteudbyder osv., og normalt kan afhjælpes ved hjælp af en engangsforanstaltning. Under alle omstændigheder bør investeringsselskabets interesser være af central betydning for de beslutninger, der træffes.

Politikken bør fastsætte procedurer, foranstaltninger, dokumentationskrav og ansvarsområder med hensyn til identifikation og forebyggelse af interessekonflikter, vurdering af, om de er væsentlige, og med henblik på at træffe afhjælpende foranstaltninger. Sådanne procedurer, krav, ansvarsområder og foranstaltninger bør omfatte:

• a. overladelse af modstridende aktiviteter eller transaktioner til forskellige personer
• b. forhindring af, at medarbejdere, der også er aktive uden for investeringsselskabet, får uhensigtsmæssig indflydelse inden for investeringsselskabet vedrørende disse andre aktiviteter
• c. godtgørelse af ansvaret for ledelsesorganets medlemmer for at afholde sig fra at deltage i en afstemning om noget forhold, hvor et medlem har eller kan have en interessekonflikt, eller hvor medlemmets objektivitet eller evne til fuldt ud at varetage sine opgaver over for investeringsselskabet på anden måde kan blive kompromitteret
• d. forhindring af, at medlemmer af ledelsesorganet varetager bestyrelsesposter i konkurrerende investeringsselskaber.

Politikken bør specifikt omfatte risikoen for interessekonflikter i ledelsesorganet og indeholde tilstrækkelig vejledning vedrørende identifikation og håndtering af interessekonflikter, som kan hindre ledelsesorganets medlemmers mulighed for at træffe objektive og upartiske beslutninger, der tager sigte på at varetage investeringsselskabets klare interesser. Investeringsselskaberne bør tage højde for, at interessekonflikter kan have indvirkning på ledelsesorganets medlemmers uafhængighed²⁴ .

²⁴ Jf. også ESMA's og EBA's fælles retningslinjer vedrørende vurdering af egnetheden af medlemmer af ledelsesorganet og personer med nøglefunktioner i henhold til direktiv 2013/36/EU og direktiv 2014/65/EU.

Når investeringsselskaber afbøder identificerede interessekonflikter hos medlemmer af ledelsesorganet, bør de dokumentere de trufne foranstaltninger, herunder begrundelsen for, hvordan sådanne foranstaltninger er effektive med hensyn til sikring af objektiv beslutningstagning.

Faktiske eller potentielle interessekonflikter, som den ansvarlige funktion inden for investeringsselskabet har fået underretning om, bør vurderes og håndteres hensigtsmæssigt. Hvis en interessekonflikt identificeres i forbindelse med en medarbejder, bør investeringsselskabet dokumentere den trufne beslutning, navnlig om interessekonflikten og de dermed forbundne risici er blevet anerkendt, og hvis den er blevet anerkendt, hvordan denne interessekonflikt er blevet mindsket eller afhjulpet på tilfredsstillende vis.

Alle faktiske og potentielle interessekonflikter i ledelsesorganet, individuelt og kollektivt, bør dokumenteres i tilstrækkeligt omfang, kommunikeres til ledelsesorganet og drøftes, vedtages og håndteres behørigt af ledelsesorganet.