11 Beleid inzake belangenconflicten voor personeelsleden

Onverminderd artikel 23 van Richtlijn 2014/65/EU en hoofdstuk 2, afdeling 3, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2017/565 van de Commissie, is het leidinggevend orgaan verantwoordelijk voor de vaststelling en goedkeuring van en het toezicht op de uitvoering en de handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële conflicten tussen de belangen van de beleggingsonderneming en de particuliere belangen van medewerkers, met inbegrip van leden van het leidinggevend orgaan, die de vervulling van hun taken en verantwoordelijkheden negatief zouden kunnen beïnvloeden. Een EU-moederonderneming houdt rekening met belangen binnen een groepsbreed beleid inzake belangenconflicten op een geconsolideerde basis.

Het beleid is erop gericht belangenconflicten van medewerkers te identificeren, met inbegrip van conflicten met de belangen van hun naaste familieleden. Beleggingsondernemingen dienen er rekening mee te houden dat belangenconflicten niet alleen kunnen ontstaan als gevolg van bestaande persoonlijke of professionele relaties, maar ook van dergelijke relaties uit het verleden. Wanneer belangenconflicten ontstaan, beoordelen beleggingsondernemingen hoe zwaarwegend deze zijn, nemen zij besluiten over beperkende maatregelen, en voeren zij die indien nodig uit.

Wat betreft belangenconflicten die het gevolg zijn van relaties uit het verleden, stellen beleggingsondernemingen een passende periode vast waarvoor zij willen dat personeelsleden dergelijke belangenconflicten melden, op basis van het feit dat deze nog steeds van invloed kunnen zijn op het gedrag van personeelsleden en hun aandeel in de besluitvorming.

Het beleid heeft in ieder geval betrekking op de volgende situaties of relaties waarin belangenconflicten kunnen ontstaan:

• a. economische belangen (bijv. aandelen, andere eigendomsrechten en lidmaatschappen, financiële holdings en andere economische belangen in commerciële cliënten, intellectuele-eigendomsrechten, lidmaatschap van een orgaan of eigendom van een orgaan of entiteit met conflicterende belangen);
• b. persoonlijke of professionele relaties met de bezitters van gekwalificeerde deelnemingen in de beleggingsonderneming;
• c. persoonlijke of professionele relaties met personeelsleden van de beleggingsondernemingen of entiteiten die onder de prudentiële consolidatie vallen (bijv. familiaire relaties);
• d. een andere baan en een eerdere baan uit het recente verleden (bijv. vijf jaar);
• e. persoonlijke of professionele relaties met relevante externe belanghebbenden (bijv. banden met belangrijke leveranciers, adviesbedrijven of andere dienstverleners); en
• f. politieke invloed of politieke relaties.

Niettemin dienen beleggingsondernemingen er rekening mee te houden dat het feit dat iemand aandeelhouder van een beleggingsonderneming is of gebruikmaakt van andere diensten van een beleggingsonderneming, niet mag leiden tot een situatie waarin personeelsleden worden geacht een belangenconflict te hebben als zij binnen een toepasselijke ‘de minimis’-drempel blijven.

In het beleid worden de procedures vastgelegd voor rapportage en communicatie met de functie die verantwoordelijk is in het kader van het beleid. Personeelsleden dienen elke aangelegenheid die kan leiden of heeft geleid tot een belangenconflict, direct intern bekend te maken.

Het beleid dient onderscheid te maken tussen belangenconflicten die voortduren en permanent dienen te worden beheerd, en belangenconflicten die onverwacht optreden ten aanzien van één enkele gebeurtenis (bijv. een transactie, de selectie van een dienstverlener, enz.) en die gewoonlijk met een eenmalige maatregel kunnen worden beheerd. In alle gevallen dient het belang van de beleggingsonderneming centraal te staan in de genomen besluiten.

Het beleid zet de procedures, maatregelen, documentatievereisten en verantwoordelijkheden uiteen voor de identificatie en voorkoming van belangenconflicten, voor de beoordeling van het belang ervan en voor het nemen van beperkende maatregelen. Daartoe behoren onder meer de volgende procedures, vereisten, verantwoordelijkheden en maatregelen:

• a. conflicterende activiteiten of transacties toewijzen aan verschillende personen;
• b. voorkomen dat personeelsleden die ook buiten de beleggingsonderneming actief zijn, ongepaste invloed verkrijgen binnen de beleggingsonderneming met betrekking tot deze andere activiteiten;
• c. vastleggen dat de leden van het leidinggevend orgaan zich dienen te onthouden van stemming bij aangelegenheden waarin een lid een belangenconflict heeft of kan hebben, of wanneer de objectiviteit of het vermogen van het lid om taken naar behoren uit te oefenen anderszins in het geding kan komen; en
• d. voorkomen dat leden van het leidinggevend orgaan bestuursfuncties vervullen bij concurrerende beleggingsondernemingen.

Het beleid dient in ieder geval betrekking te hebben op belangenconflicten op het niveau van het leidinggevend orgaan en voldoende leidraden te bieden voor de identificatie en het beheer van belangenconflicten die het vermogen van leden van het leidinggevend orgaan tot het nemen van objectieve en onpartijdige beslissingen die erop gericht zijn de belangen van de beleggingsonderneming optimaal te behartigen, zouden kunnen belemmeren. Beleggingsondernemingen houden er rekening mee dat belangenconflicten van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van geest van leden van het leidinggevend orgaan²⁴ .

²⁴ Zie ook de gemeenschappelijke ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie overeenkomstig Richtlijn 2013/36/EU en Richtlijn 2014/65/EU.

Bij hun inspanningen om vastgestelde belangenconflicten van leden van het leidinggevend orgaan te beperken, documenteren beleggingsondernemingen de getroffen maatregelen en beargumenteren zij daarbij hoe die maatregelen objectieve beslissingen helpen waarborgen.

Feitelijke of potentiële belangenconflicten die zijn aangemeld bij de verantwoordelijke functie binnen de beleggingsonderneming dienen naar behoren te worden beoordeeld en beheerd. Als een belangenconflict van een personeelslid is vastgesteld, documenteert de beleggingsonderneming de genomen beslissing, met name wanneer het belangenconflict en de bijbehorende risico’s zijn aanvaard en, als het belangenconflict is aanvaard, de manier waarop dit afdoende is beperkt of weggenomen.

Alle feitelijke en potentiële belangenconflicten op het niveau van het leidinggevend orgaan, individueel en collectief, worden naar behoren gedocumenteerd en gecommuniceerd naar het leidinggevend orgaan, waarna dit orgaan ze bespreekt, er een besluit over neemt en ze naar behoren beheert.