11 Política de conflitos de interesses dos membros do pessoal

Sem prejuízo do artigo 23.º da Diretiva 2014/65/UE e da Secção 3 do Capítulo 2 do Regulamento Delegado (UE) 2017/565 da Comissão, o órgão de administração deve ser responsável pela definição, aprovação e supervisão da implementação e manutenção de políticas eficazes para identificar, avaliar, gerir e mitigar ou prevenir conflitos reais e potenciais entre os interesses da empresa de investimento e os interesses privados dos membros do pessoal, incluindo os membros do órgão de administração, que possam influenciar negativamente o desempenho dos seus deveres e responsabilidades. A empresa-mãe na União deve considerar os interesses no âmbito de uma política em matéria de conflitos de interesses ao nível do grupo em base consolidada.

A política deve visar a identificação de conflitos de interesses dos membros do pessoal, incluindo os interesses dos seus familiares diretos. As empresas de investimento devem ter em consideração que os conflitos de interesses podem resultar de relações pessoais ou profissionais presentes ou passadas. Sempre que surjam conflitos de interesses, as empresas de investimento devem avaliar a sua materialidade e aplicar, caso seja adequado, medidas de mitigação.

No que respeita aos conflitos de interesses que possam resultar de relações passadas, as empresas de investimento devem estabelecer um período temporal adequado em relação ao qual o pessoal deve comunicar tais conflitos de interesses, com o fundamento de que estes possam ainda afetar o comportamento dos membros do pessoal e a sua participação dos no processo de tomada de decisões.

A política deve abranger, pelo menos, as seguintes situações ou relações nas quais podem surgir conflitos de interesses:

• a. Interesses económicos: (por exemplo, ações, outros direitos de propriedade e participações, participações financeiras e outros interesses económicos em clientes comerciais, direitos de propriedade intelectual, participação num órgão ou propriedade de um organismo ou entidade com interesses conflituantes);
• b. Relações pessoais ou profissionais com os titulares de participações qualificadas na empresa de investimento;
• c. Relações pessoais ou profissionais com membros do pessoal da empresa de investimento ou de entidades incluídas no perímetro de consolidação prudencial (por exemplo, relações familiares);
• d. Outros empregos e empregos anteriores num passado recente (por exemplo, cinco anos);
• e. Relações pessoais ou profissionais com partes interessadas externas relevantes (por exemplo, estar associado a fornecedores materiais, consultores ou outros prestadores de serviços); e
• f. Influência política ou relações políticas.

Sem prejuízo do acima exposto, as empresas de investimento devem ter em consideração que

• o facto de ser acionista de uma empresa de investimento ou de utilizar outros serviços da empresa de investimento, desde que não seja ultrapassado um limiar mínimo adequado, não deve implicar a consideração de que os membros do pessoal se encontram em situação de conflito de interesses.

A política deve estabelecer os procedimentos para informação e comunicação ao à função responsável no âmbito da política. Os membros do pessoal devem ter a obrigação de divulgar internamente e de imediato quaisquer questões que possam resultar, ou que já tenham resultado, num conflito de interesses.

A política deve distinguir entre conflitos de interesses que persistem e que devem ser geridos de forma permanente e conflitos de interesses que ocorrem inesperadamente em relação a um acontecimento único (por exemplo, uma operação ou a seleção de um prestador de serviços, etc.) e que podem normalmente ser geridos com uma medida pontual. Em qualquer circunstância, as decisões adotadas devem privilegiar os interesses da empresa de investimento.

A política deve definir procedimentos, medidas, requisitos de documentação e responsabilidades para a identificação e prevenção de conflitos de interesses, para a avaliação da sua materialidade e para a adoção de medidas de mitigação. Tais procedimentos, requisitos, responsabilidades e medidas devem incluir:

• a. A atribuição a diferentes pessoas das atividades ou operações que suscitam conflitos de interesses;
• b. Medidas que impeçam que os membros do pessoal que também desempenham atividades no exterior exerçam uma influência indevida na empresa de investimento relativamente a essas outras atividades;
• c. O estabelecimento da responsabilidade dos membros do órgão de administração de se absterem de participar na votação de quaisquer matérias em que tenham, ou possam ter, conflitos de interesses, ou em relação às quais a sua objetividade ou capacidade para cumprir adequadamente as suas obrigações para com a empresa de investimento possam estar comprometidas;
• d. Medidas que impeçam os membros do órgão de administração de exercer cargos de direção em empresas de investimento concorrentes.

A política deve abranger especificamente o risco em matéria de conflitos de interesses ao nível do órgão de administração e estabelecer orientações suficientes sobre a identificação e gestão de conflitos de interesses que possam prejudicar a capacidade dos membros do órgão de administração para tomarem decisões objetivas e imparciais que visem defender os melhores interesses da empresa de investimento. As empresas de investimento devem ter em conta que os conflitos de interesses podem prejudicar a independência de espírito dos membros do órgão de administração²⁴ .

²⁴ Ver também as orientações conjuntas da ESMA e da EBA sobre a avaliação da adequação dos membros do órgão de administração e dos titulares de funções essenciais nos termos da Diretiva 2013/36/UE e da Diretiva 2014/65/UE.

Para efeitos da mitigação dos conflitos de interesses identificados dos membros do órgão de administração, as empresas de investimento devem documentar todas as medidas tomadas, incluindo a fundamentação da sua eficácia para assegurar a objetividade na tomada de decisões.

Os conflitos de interesses atuais ou potenciais que tenham sido comunicados à função responsável da empresa de investimento devem ser avaliados e geridos de forma adequada. Caso seja identificado um conflito de interesses de membros do pessoal, a empresa de investimento deve documentar a decisão tomada, nomeadamente se o conflito de interesses e os riscos associados foram aceites e, em caso afirmativo, a forma como o conflito foi satisfatoriamente mitigado ou resolvido.

Todos os conflitos de interesses reais e potenciais ao nível do órgão de administração, de natureza individual ou coletiva, devem ser devidamente documentados, comunicados ao órgão de administração e debatidos, decididos e devidamente geridos pelo órgão de administração.