11 Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów dla pracowników

Bez uszczerbku dla art. 23 dyrektywy 2014/65/UE i sekcji 3 rozdziału 2 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 2017/565 organ zarządzający powinien być odpowiedzialny za ustanawianie, zatwierdzanie i nadzorowanie wdrażania oraz utrzymywania skutecznej polityki w celu identyfikacji i oceny rzeczywistych oraz potencjalnych konfliktów między interesami firmy inwestycyjnej a prywatnymi interesami pracowników i minimalizowania bądź niedopuszczania do takich konfliktów; obejmuje to także konflikty z interesami członków organu zarządzającego, które mogłyby niekorzystnie wpływać na wykonywanie ich obowiązków. Unijna jednostka dominująca powinna uwzględniać wszystkie interesy w ujęciu skonsolidowanym w ramach ogólnogrupowej polityki przeciwdziałania konfliktom interesów.

Polityka ta powinna mieć na celu identyfikację konfliktów interesów pracowników, w tym interesów ich najbliższych członków rodziny. Firmy inwestycyjne powinny uwzględniać fakt, że konflikty interesów mogą wynikać nie tylko z obecnych, ale także z wcześniejszych relacji osobistych lub zawodowych. W przypadku wystąpienia konfliktów interesów firmy inwestycyjne powinny ocenić ich istotność, podjąć decyzję i w stosownych przypadkach wdrożyć środki w celu ich minimalizacji.

W odniesieniu do konfliktów interesów wynikających z wcześniejszych relacji, firmy inwestycyjne powinny ustalić odpowiednie ramy czasowe, co do których pracownicy powinni zgłaszać takie konflikty interesów, z uwagi na to, że mogą one nadal mieć wpływ na zachowanie pracowników i ich udział w podejmowaniu decyzji.

Polityka ta powinna obejmować co najmniej następujące sytuacje lub relacje, w związku z którymi mogą powstawać konflikty interesów:

• a. interesy gospodarcze (np. akcje, inne prawa własności i udziały, holdingi finansowe oraz inne interesy gospodarcze związane z klientami komercyjnymi, prawa własności intelektualnej, członkostwo w organie bądź prawo własności organu lub podmiotu mającego sprzeczne interesy);
• b. relacje osobiste lub zawodowe z właścicielami znacznych pakietów akcji firm inwestycyjnych;
• c. relacje osobiste lub zawodowe z pracownikami firm inwestycyjnych lub podmiotów objętych zakresem konsolidacji ostrożnościowej (np. relacje rodzinne);
• d. inne zatrudnienie oraz poprzednie zatrudnienie w niedawnej przeszłości (np. w ostatnich pięciu latach);
• e. relacje osobiste lub zawodowe z odpowiednimi zewnętrznymi zainteresowanymi stronami (np. związki z istotnymi dostawcami, firmami doradczymi lub innymi dostawcami usług); oraz
• f. wpływ polityczny lub powiązania polityczne.

Niezależnie od powyższego firmy inwestycyjne powinny uwzględnić fakt, że bycie akcjonariuszem firmy inwestycyjnej lub korzystanie z innych usług firmy inwestycyjnej nie powinno prowadzić do sytuacji, w której uznaje się, że pracownicy znajdują się w konflikcie interesów, jeśli relacje takie nie przekraczają odpowiedniego progu de minimis.

W polityce należy określić procesy sprawozdawczości i komunikowania informacji komórce odpowiedzialnej na mocy tej polityki. Pracownicy powinni mieć obowiązek niezwłocznego wewnętrznego ujawnienia wszelkich okoliczności mogących skutkować lub skutkujących konfliktem interesów.

W polityce należy odróżnić konflikty interesów utrzymujące się i wymagające stałego zarządzania od konfliktów interesów, które zachodzą nieoczekiwanie w odniesieniu do pojedynczego zdarzenia (np. transakcji, wyboru dostawcy usług itp.) i w celu zarządzania którymi wystarczy zazwyczaj zastosować jednorazowy środek. We wszystkich przypadkach w podejmowanych decyzjach należy uwzględniać przede wszystkim interes firmy inwestycyjnej.

W polityce należy określić procedury, środki, wymagania w zakresie dokumentacji oraz zadania odnoszące się do identyfikacji konfliktów interesów i zapobiegania im, oceny ich istotności oraz podejmowania środków je minimalizujących. Takie procedury, wymagania, zadania i środki powinny obejmować:

• a. powierzanie czynności lub transakcji wywołujących konflikt różnym osobom;
• b. zapobieganie wywieraniu przez pracowników aktywnych również poza firmą inwestycyjną niewłaściwego wpływu w ramach danej firmy inwestycyjnej na kwestie związane z taką ich aktywnością;
• c. ustanowienie obowiązku wstrzymania się przez członków organu zarządzającego od głosowania nad wszelkimi sprawami, w przypadku których dany członek znajduje się lub może znajdować się w konflikcie interesów lub jego obiektywność bądź zdolność do należytego wypełniania obowiązków wobec firmy inwestycyjnej może zostać zagrożona w inny sposób;
• d. uniemożliwienie członkom organu zarządzającego zajmowania stanowisk dyrektorskich w konkurujących ze sobą firmach inwestycyjnych.

W polityce takiej należy w szczególności uwzględnić ryzyko konfliktu interesów na szczeblu organu zarządzającego i dostarczyć wystarczających wskazówek w zakresie identyfikacji konfliktów interesów, które mogłyby zmniejszać zdolność członków organu zarządzającego do podejmowania obiektywnych i bezstronnych decyzji leżących w najlepszym interesie firm inwestycyjnych, oraz w zakresie zarządzania takimi konfliktami interesów. Firmy inwestycyjne powinny uwzględnić fakt, że konflikty interesów mogą mieć wpływ na niezależność myślenia członków organu zarządzającego²⁴ .

²⁴ Zob. również wspólne wytyczne ESMA i EUNB w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje na mocy dyrektywy 2013/36/UE i dyrektywy 2014/65/UE.

Podczas ograniczania skutków zidentyfikowanych konfliktów interesów członków organu zarządzającego firmy inwestycyjne powinny dokumentować zastosowane środki, w tym uzasadnienie co do skuteczności zastosowanych środków, aby zapewnić obiektywność w procesie podejmowania decyzji.

Rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów, które zostały ujawnione odpowiedzialnej komórce w obrębie firmy inwestycyjnej, należy odpowiednio ocenić i odpowiednio nimi zarządzać. Jeżeli stwierdzono konflikt interesów u pracowników, firma inwestycyjna powinna udokumentować podjętą decyzję, w szczególności to, czy konflikt interesów i związane z nim ryzyko zostały zaakceptowane, a jeżeli zostały one zaakceptowane, należy udokumentować, w jaki sposób ten konflikt interesów został w zadowalającym stopniu zminimalizowany lub wyeliminowany.

Wszelkie rzeczywiste i potencjalne konflikty interesów na szczeblu organu zarządzającego powinny być odpowiednio udokumentowane i komunikowane organowi zarządzającemu w ujęciu zarówno indywidualnym, jak i zbiorowym, a organ zarządzający powinien je omawiać, podejmować związane z nimi decyzje i należycie nimi zarządzać.