11 Политика относно конфликтите на интереси за персонала

Без да се засяга член 23 от Директива 2014/65/ЕС и глава 2, раздел 3 от Делегиран регламент (ЕС) 2017/565 на Комисията, ръководният орган следва да отговаря за изготвянето, одобряването и контрола върху прилагането и поддържането на ефективни политики с цел установяване, оценка, управление и редуциране или предотвратяване на настоящи и потенциални конфликти между интересите на инвестиционния посредник и частните интереси на персонала, включително на членовете на ръководния орган, които биха могли да окажат негативно влияние върху изпълнението на техните задължения и отговорности. Предприятието майка от Съюза следва да разглежда интересите в рамките на политиката на групата срещу конфликтите на интереси на консолидирана основа.

Политиката следва да има за цел да установява конфликти на интереси сред персонала, включително на интересите на най - близките членове на семействата им. Инвестиционните посредници следва да вземат предвид факта, че конфликти на интереси могат да възникнат не само от настоящи, но и от минали лични или професионални отношения. В случай че възникнат конфликти на интереси, инвестиционните посредници следва да оценят тяхната значимост, да вземат решение относно мерките за тяхното редуциране и съответно да ги приложат.

По отношение на конфликтите на интереси, които могат да възникнат от минали отношения, инвестиционните посредници следва да определят подходящ срок, в който желаят персоналът да докладва за такива конфликти на интереси, на основание на това, че те могат да окажат въздействие върху поведението на персонала и участието му в процеса на вземане на решения.

Политиката следва да обхваща най - малко следните ситуации или отношения, при които може да възникнат конфликти на интереси:

• а. икономически интереси (напр. акции, други права на собственост и членства, финансови холдинги и други икономически интереси в търговски клиенти, права върху интелектуалната собственост, членство в орган или собственост върху даден орган или субект с несъвместими интереси);
• б. лични или професионални отношения със собствениците на квалифицирано участие в инвестиционния посредник;
• в. лични или професионални отношения с персонала на инвестиционния посредник или субектите, включени в обхвата на пруденциалната консолидация (напр. семейни връзки);
• г. друга или предишна трудова заетост в последните години (напр. последните пет години);
• д. лични или професионални отношения със съответните външни заинтересовани страни (напр. отношения, които са свързани със съществени доставчици, консултанти или други доставчици на услуги); и
• е. политическо влияние или политически отношения.

Независимо от горното, инвестиционните посредници следва да вземат под внимание, че когато дадено лице е акционер на инвестиционен посредник или ползва други услуги на инвестиционния посредник, това не следва да води до ситуация, при която се счита, че персоналът е в конфликт на интереси, ако остане в рамките на подходящия минимален праг.

В политиката следва да се определят процесите за докладване и уведомяване на функцията, която е отговорна съгласно политиката. Персоналът следва да има задължението да разкрива незабавно в рамките на инвестиционния посредник всеки въпрос, който може да доведе или вече е довел до конфликт на интереси.

Политиката следва да прави разграничение между конфликти на интереси, които са с продължително действие и трябва да се управляват постоянно, и конфликти на интереси, които настъпват неочаквано, във връзка с еднократно събитие (напр. сделка или избор на доставчик на услуги и др.) и обикновено могат да се овладеят чрез еднократна мярка. Във всички случаи интересите на инвестиционния посредник следва да бъдат от основно значение за вземаните решения.

Политиката следва да определя процедури, мерки, изисквания по отношение на документацията и отговорности за установяването и предотвратяването на конфликтите на интереси, за оценка на тяхната значимост и за вземане на мерки за редуциране. Такива процедури, изисквания, отговорности и мерки следва да включват:

• а. възлагане на различни лица на дейности или сделки, които са в конфликт на интереси;
• б. да не се допуска персонал, който е активен и извън инвестиционния посредник, да има неуместно влияние в рамките на инвестиционния посредник по отношение на тези други дейности;
• в. определяне на отговорността на членовете на ръководния орган, за да се въздържат от гласуване по всеки въпрос, по който даден член има или може да има конфликт на интереси, или когато обективността на члена или способността му да изпълни задълженията си към инвестиционния посредник могат да бъдат компрометирани по друг начин;
• г. възпрепятстване на членовете на ръководния орган да заемат директорски длъжности в конкурентни инвестиционни посредници.

Политиката следва да разглежда изрично риска от конфликти на интереси на нивото на ръководния орган и да предоставя достатъчно насоки относно установяването и управлението на конфликти на интереси, които могат да възпрепятстват способността на членовете на ръководния орган да вземат обективни и безпристрастни решения, които защитават в най - голяма степен интересите на инвестиционния посредник. Инвестиционните посредници следва да имат предвид, че конфликтите на интереси могат да окажат въздействие върху независимостта на членовете на ръководния орган²⁴ .

²⁴ Вж. също съвместните насоки на ЕОЦКП и ЕБО за оценка на пригодността на членовете на ръководния орган и лицата, заемащи ключови позиции, съгласно Директива 2013/36/ЕС и Директива 2014/65/ЕС.

Когато редуцират установените конфликти на интереси на членовете на ръководния орган, инвестиционните посредници следва да документират предприетите мерки, включително обосновка за тяхната ефективност, за да се гарантира обективно вземане на решения.

Действителните или потенциалните конфликти на интереси, които са били оповестени на отговорната функция в рамките на инвестиционния посредник, следва да бъдат оценени и управлявани по подходящ начин. В случай че бъде установен конфликт на интереси сред персонала, инвестиционният посредник следва да документира взетото решение, по - специално ако конфликтът на интереси и свързаните с него рискове са били признати и ако конфликтът на интереси е бил признат, как той е бил редуциран или отстранен по задоволителен начин.

Всички действителни и потенциални конфликти на интереси на ниво ръководен орган, индивидуално и колективно, следва да бъдат подходящо документирани, съобщени на ръководния орган, а след това — обсъдени, признати и надлежно управлявани от ръководния орган.