5.2 Henkilöiden nimeämisprosessin hallinnointi ja ohjaus

Vastuu nimeämisprosessista ja sitä koskevista periaatteista on viime kädessä ylimmällä hallintoelimellä. Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi

• a. hyväksyä nimeämisprosessin periaatteet osana palkitsemisjärjestelmää;
• b. osallistua itsearvioinnin suunnitteluun;
• c. varmistaa, että henkilöstön nimeämistä varten tehdään asianmukainen arviointi direktiivin (EU) 2019/2034, nimettyjä henkilöitä koskevan teknisen sääntelystandardin ja näiden ohjeiden mukaisesti;
• d. valvoa nimeämisprosessia jatkuvasti;
• e. hyväksyä käytössä olevaan järjestelmään tehtävät merkittävät poikkeukset tai muutokset ja tarkastella ja seurata huolellisesti niiden vaikutuksia;
• f. hyväksyä henkilöstön osalta nimettyjä henkilöitä koskevan teknisen sääntelystandardin nojalla tehtävät poikkeukset ja valvoa niitä, kun sijoituspalveluyritys katsoo, ettei henkilöstö täytä nimettyjä henkilöitä koskevissa teknisissä sääntelystandardeissa määriteltyjä laadullisia arviointiperusteita, koska sillä ei tosiasiassa ole olennaista vaikutusta sijoituspalveluyrityksen tai sen hoitamien varojen riskiprofiiliin; ja
• g. arvioida hyväksytyt toimintaperiaatteet säännöllisin väliajoin ja tarvittaessa muuttaa niitä. EBA Public

Jos sijoituspalveluyritykseen on perustettu palkitsemisvaliokunta, sen tulisi osallistua aktiivisesti nimeämisprosessiin sille palkitsemista koskevien päätösten valmistelussa kuuluvien tehtävien mukaisesti. Jos palkitsemisvaliokuntaa ei ole perustettu, vastaavien tehtävien suorittaminen kuuluu sellaisille valvontatehtävässään toimiville ylimmän hallintoelimen jäsenille, jotka eivät osallistu liikkeenjohtoon ja ovat mahdollisuuksien mukaan riippumattomia.

Compliance-toiminnon, riskienhallintatoiminnon tai riskienhallintamenettelyistä vastaavan henkilöstön, liiketoiminnan tukitoimintojen (esim. oikeudellisen yksikön ja henkilöstöhallinnon) sekä asiasta vastaavien ylimmän hallintoelimen valiokuntien (kuten riski-, nimitys- ja tarkastusvaliokunnan) tulisi osallistua nimeämisprosessiin omien tehtäviensä mukaisesti ja myös jatkuvasti. Varsinkin riskivaliokunnan, jos sellainen on perustettu, tulisi osallistua nimeämisprosessiin, tämän kuitenkaan rajoittamatta palkitsemisvaliokunnan tehtäviä. Sijoituspalveluyrityksen tulisi varmistaa, että kaikki nimeämisprosessiin osallistuvat sisäiset elimet ja toiminnot vaihtavat keskenään asiaankuuluvia tietoja. Nimeämisprosessista ja sen tuloksista tulisi laatia riippumaton sisäinen tai ulkoinen arviointi.