5.2 Upravljanje postopka opredelitve

Za postopek opredelitve in zadevno politiko je končno odgovoren upravljalni organ. Upravljalni organ v nadzorni funkciji bi moral:

• a. odobriti politiko postopka opredelitve kot dela politike prejemkov;
• b. biti vključen v pripravo samoocene;
• c. zagotoviti, da je ocena za opredelitev zaposlenih ustrezno opravljena v skladu z Direktivo (EU) 2019/2034, regulativnimi tehničnimi standardi za opredeljene zaposlene in temi smernicami;
• d. redno nadzira ti postopek opredelitve;
• e. odobriti vsa pomembna izvzetja ali spremembe sprejete politike ter dobro preučiti in spremljati njihov učinek;
• f. odobriti ali nadzirati vsako izvzetje zaposlenih v skladu z regulativnimi tehničnimi standardi za opredeljene zaposlene, kadar investicijsko podjetje meni, da zaposleni ne izpolnjujejo kvantitativnih meril iz navedenih regulativnih tehničnih standardov, ker dejansko nimajo pomembnega vpliva na profil tveganosti investicijskega podjetja ali sredstev, ki jih to upravlja;
• g. redno pregledovati odobreno politiko in jo po potrebi spremeniti.

Če je ustanovljena komisija za prejemke, bi morala biti dejavno vključena v postopek opredelitve v skladu s svojimi odgovornostmi za pripravo odločitev v zvezi s prejemki. Če komisija za prejemk e ni ustanovljena, bi morali zadevne naloge izvajati neizvršni in po možnosti neodvisni člani upravljalnega organa v nadzorni funkciji.

Funkcija skladnosti poslovanja, funkcija upravljanja tveganj ali zaposleni, pooblaščeni za izvajanje postopkov upravljanja tveganj, funkcije podpore poslovanju (npr. funkcija za pravne zadeve, kadrovska funkcija) ter ustrezni odbori in komisije upravljalnega organa (tj. odbor za tveganja, komisija za imenovanja in revizijska komisija) bi morali biti redno vključeni v postop ek opredelitve v skladu s svojimi vlogami. Če je ustanovljena komisija za tveganja, bi morala biti ta vključena v postopek opredelitve brez poseganja v naloge komisije za prejemke. Investicijska podjetja bi morala zagotoviti ustrezno izmenjavo informacij med vsemi notranjimi organi in funkcijami, vključenimi v postopek opredelitve. Postopek opredelitve in njegov rezultat bi morala biti vključena v neodvisen notranji ali zunanji pregled.