3. Procjena primjerenosti nositelja ključnih funkcija koju provode relevantne institucije

Iako sve institucije trebaju osigurati da njihovo osoblje može primjereno obavljati svoje funkcije, relevantne institucije trebaju posebno osigurati da nositelji ključnih funkcija imaju dovoljno dobar ugled, da su iskreni i pošteni te da u svakom trenutku posjeduju dostatno znanje, vještine i iskustvo za svoje položaje te procijeniti prethodno navedene elemente, a posebno u sljedećim situacijama:

• a. pri podnošenju zahtjeva za odobrenje za rad
• b. pri imenovanju novih nositelja ključnih funkcija, uključujući slučajeve u kojima se to događa kao posljedica izravnog ili neizravnog stjecanja ili povećanja kvalificiranog udjela u instituciji
• c. ako je potrebno, u skladu sa stavkom 36.

Relevantne institucije trebaju kontinuirano pratiti ugled, iskrenost, poštenje, znanje, vještine i iskustvo nositelja ključnih funkcija kako bi, s obzirom na sve važne nove činjenice, utvrdile situacije u kojima treba provesti ponovnu procjenu. Konkretno, ponovnu procjenu treba provesti u sljedećim slučajevima:

• a. ako postoji dvojba s obzirom na njihovu primjerenost
• b. u slučaju značajnog utjecaja na ugled pojedinca
• c. ako postoje opravdani razlozi za sumnju da se odvijalo pranje novca ili financiranje terorizma odnosno da se trenutačno odvija, ili da je bilo pokušaja pranja novca ili financiranja terorizma odnosno da su takvi pokušaji trenutačno u tijeku ili da postoji povećani rizik kad je riječ o pranju novca ili financiranju terorizma u vezi s tom institucijom, a posebno u situacijama u kojima raspoložive informacije upućuju na sljedeće:
• i. institucija nije provela odgovarajuće unutarnje kontrole ili nadzorne mehanizme za praćenje i ublažavanje rizika od pranja novca / financiranja terorizma (npr. utvrđenih na temelju nalaza nadzora u sklopu izravnih ili neizravnih nadzora ili nadzornog dijaloga ili u kontekstu upravnih sankcija)
• ii. utvrđeno je da institucija krši svoje obveze koje se odnose na sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma u matičnoj zemlji ili u inozemstvu ili
• iii. institucija je značajno promijenila svoju poslovnu aktivnost ili poslovni model na način koji upućuje na to da se njezina izloženost riziku od pranja novca / financiranja terorizma znatno povećala
• d. u okviru pregleda sustava internog upravljanja koji provodi upravljačko tijelo
• e. u svakom slučaju koji može na neki drugi način značajno utjecati na primjerenost pojedinca.

Procjena ugleda, iskrenosti, poštenja, znanja, vještina i iskustva pojedinih nositelja ključnih funkcija treba se temeljiti na istim kriterijima koji se primjenjuju za procjenu navedenih zahtjeva povezanih s primjerenošću članova upravljačkog tijela. Pri procjeni znanja, vještina i iskustva potrebno je razmotriti ulogu i dužnosti konkretnog položaja.

Početna i kontinuirana procjena primjerenosti nositelja ključnih funkcija odgovornost je institucija. Ako procjenu nekih nositelja ključnih funkcija provode i nadležna tijela u svrhu nadzora, institucije i dalje snose odgovornost za procjenu i osiguranje primjerenosti tih nositelja ključnih funkcija.