3. De beoordeling door relevante instellingen van de geschiktheid van medewerkers met een sleutelfunctie

Hoewel alle instellingen ervoor dienen te zorgen dat hun personeel in staat is zijn taken naar behoren te vervullen, dienen relevante instellingen specifiek te waarborgen dat medewerkers met een sleutelfunctie te allen tijde als voldoende betrouwbaar bekendstaan, eerlijk en integer zijn en over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring beschikken voor hun functies, en deze elementen te beoordelen, met name:

• a. wanneer zij een vergunning aanvragen;
• b. wanneer nieuwe medewerkers met een sleutelfunctie worden benoemd, waaronder als gevolg van een directe of indirecte overname of een verhoging van een gekwalificeerde deelneming in een instelling;
• c. waar nodig overeenkomstig punt 36.

Relevante instellingen dienen op continue basis de reputatie, eerlijkheid, integriteit, kennis, vaardigheden en ervaring van medewerkers met een sleutelfunctie te monitoren om in het licht van relevante nieuwe feiten situaties te identificeren waarin een herbeoordeling moet worden uitgevoerd. Met name in de volgende gevallen dient een herbeoordeling te worden uitgevoerd:

• a. wanneer er zorgen zijn over hun geschiktheid;
• b. in het geval dat de reputatie van de persoon in belangrijke mate negatief wordt beïnvloed;
• c. wanneer er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat er witwassing of financiering van terrorisme heeft plaatsgevonden of plaatsvindt of daar poging toe is of wordt gedaan, of wanneer hierop een verhoogd risico is in verband met die instelling, en met name in situaties waarin de instelling:
• i. geen passende interne controles of toezichtmechanismen heeft ingesteld om ML/TF-risico’s te monitoren en te beperken (bv. geïdentificeerd middels toezichtbevindingen van ter plaatse of elders uitgevoerde inspecties, dialoog op het gebied van toezicht, of in het kader van sancties);
• ii. niet voldoet aan haar AML/CFT-verplichtingen in het eigen land of het buitenland; of
• iii. haar bedrijfsactiviteit of bedrijfsmodel wezenlijk heeft veranderd op een manier die erop duidt dat haar blootstelling aan ML/TF-risico aanzienlijk is toegenomen;
• d. als onderdeel van de evaluatie van de regelingen voor interne governance door het leidinggevend orgaan;
• e. in elke situatie die anderszins de geschiktheid van de persoon in belangrijke mate kan beïnvloeden.

De beoordeling van de individuele reputatie, eerlijkheid, integriteit, kennis, vaardigheden en ervaring van medewerkers met een sleutelfunctie dient te worden gebaseerd op dezelfde criteria als die welke worden toegepast bij de beoordeling van leden van het leidinggevend orgaan op diezelfde geschiktheidseisen. Bij de beoordeling van kennis, vaardigheden en ervaring dient rekening te worden gehouden met de rol en de taken van de specifieke functie.

De instellingen zijn verantwoordelijk voor de initiële en de continue beoordeling van de geschiktheid van medewerkers met een sleutelfunctie. Wanneer de beoordeling van bepaalde medewerkers met een sleutelfunctie voor toezichtdoeleinden ook wordt uitgevoerd door bevoegde autoriteiten, blijven de instellingen ervoor verantwoordelijk de geschiktheid van die medewerkers met een sleutelfunctie te beoordelen en te waarborgen.