C.2.4 Impegno temporale sufficiente dei membri dell’organo di amministrazione

I membri dell’organo di amministrazione degli emittenti di ART, conformemente all’articolo 34, paragrafo 2, del MiCa, o i membri dell’organo di amministrazione di un CASP, conformemente all’articolo 68, paragrafo 1, di tale regolamento, dovrebbero essere in grado di dedicare tempo sufficiente all’adempimento delle loro funzioni e responsabilità. Ciò implica che siano in grado di dedicare tempo sufficiente nonostante i loro altri obblighi eventuali.

I membri dovrebbero inoltre essere in grado di svolgere le loro funzioni nei periodi in cui le attività aumentano in modo particolare o in cui sussistono gravi difficoltà per una o più operazioni, tenendo conto del fatto che in tali periodi può essere richiesto un impegno temporale più elevato rispetto ai periodi normali.

Nella valutazione dell’impegno temporale sufficiente di un membro, gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero tenere conto almeno di quanto segue:

• a. il numero di incarichi di amministratore presso entità finanziarie e altre imprese svolti da tale membro nello stesso momento, tenendo conto delle possibili sinergie tra diversi incarichi di amministratore, ad esempio nel contesto di un gruppo, anche quando agisce per conto di una persona giuridica o come supplente di un membro dell’organo di amministrazione;
• b. gli incarichi di amministratore che tale membro ricopre contemporaneamente presso organizzazioni che non perseguono obiettivi prevalentemente commerciali;
• c. le dimensioni, la natura, la portata e la complessità delle attività dell’entità in cui il membro svolge un incarico di amministratore e, in particolare, il fatto che l’entità abbia o meno sede in un paese terzo;
• d. la presenza geografica del membro e la durata del viaggio richiesto per il ruolo;
• e. il numero di riunioni programmate per l’organo di amministrazione;
• f. eventuali riunioni necessarie da tenersi, in particolare, con le autorità competenti o altri portatori di interessi interni o esterni al di fuori del programma di riunioni formali dell’organo di amministrazione;
• g. la natura della posizione specifica e le responsabilità del membro, compresi ruoli specifici come ad esempio amministratore delegato, presidente, presidente o membro di un comitato, se il membro ricopre una posizione esecutiva o non esecutiva, e la necessità di tale membro di partecipare alle riunioni delle società elencate ai punti a) e b) e dell’entità finanziaria;
• h. altre attività professionali o politiche esterne e altre eventuali funzioni e attività pertinenti, sia nel settore finanziario sia in altri settori, sia all’interno che all’esterno dell’UE;
• i. la preparazione e la formazione necessarie;
• j. eventuali altre funzioni pertinenti del membro ritenute necessarie da prendere in considerazione nella valutazione in quanto obbligano il membro a dedicarvi tempo.

Gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero registrare i ruoli, le funzioni e le capacità richieste delle varie posizioni in seno all’organo di amministrazione e l’impegno temporale previsto richiesto per ciascuna posizione, tenendo conto anche della necessità di dedicare tempo sufficiente alla preparazione e alla formazione. A tal fine i CASP che rientrano nella classe 1 dell’allegato IV del MiCa e gli emittenti di ART non significativi dovrebbero differenziare l’impegno temporale atteso tra i membri dell’organo di amministrazione nella sua funzione di gestione e i membri dell’organo di amministrazione nella sua funzione di sorveglianza piuttosto che per le singole posizioni nell’ambito di tali funzioni.

Un membro dell’organo di amministrazione deve essere messo al corrente dell’impegno temporale previsto. Gli emittenti di ART e i CASP possono richiedere al membro di documentare in modo appropriato la capacità di dedicare il tempo necessario al ruolo.

Gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero verificare che i membri dell’organo di amministrazione dedichino tempo sufficiente all’esercizio delle loro funzioni. La preparazione alle riunioni, la partecipazione e il coinvolgimento attivo dei membri nelle riunioni dell’organo di amministrazione sono tutti indicatori dell’impegno temporale.

L’impatto di eventuali assenze a lungo termine dei membri dell’organo di amministrazione dovrebbe essere preso in considerazione nella valutazione dell’impegno temporale sufficiente degli altri singoli membri dell’organo di amministrazione.

Gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero tenere registri di tutte le posizioni professionali e politiche esterne detenute dai membri dell’organo di amministrazione. Tali registrazioni dovrebbero essere aggiornate ogni volta che un membro notifica all’emittente di ART o al CASP una modifica e quando tali modifiche vengono altrimenti portate a conoscenza dell’emittente di ART o del CASP. Qualora si verifichino cambiamenti tali da ridurre la capacità di un membro dell’organo di amministrazione di dedicare tempo sufficiente allo svolgimento della funzione di membro, l’emittente di ART o il CASP dovrebbe valutare nuovamente la capacità del membro di dedicare tempo sufficiente alla funzione.