C.2.4 Besteding van genoeg tijd door leden van het leidinggevend orgaan

Overeenkomstig artikel 34, lid 2, van de MiCA-verordening moeten leden van het leidinggevend orgaan van uitgevers van ART’s en overeenkomstig artikel 68, lid 1, van die verordening moeten leden van het leidinggevend orgaan van een CASP voldoende tijd kunnen besteden aan het vervullen van hun functies en taken. Dit houdt in dat zij hieraan voldoende tijd kunnen besteden in het licht van andere verplichtingen die zij eventueel hebben.

De leden moeten ook in staat zijn hun taken te vervullen tijdens perioden van sterk verhoogde activiteit of als gevolg van ernstige problemen met een of meer van hun activiteiten, rekening houdend met het feit dat in dergelijke perioden kan worden geëist dat meer tijd aan de taken wordt besteed dan in normale perioden.

Bij de beoordeling of een lid voldoende tijd heeft toegezegd, dienen uitgevers van ART’s en CASP’s ten minste het volgende in aanmerking te nemen:

• a. het aantal bestuursmandaten in financiële entiteiten en andere ondernemingen die tegelijkertijd door dat lid worden bekleed, rekening houdend met mogelijke synergieën tussen verschillende bestuursmandaten, bijvoorbeeld in een groepscontext, ook wanneer het optreedt namens een rechtspersoon of als plaatsvervanger van een lid van het leidinggevend orgaan;
• b. de bestuursmandaten in organisaties die geen overwegend commerciële doelstellingen nastreven die tegelijkertijd door dat lid worden bekleed;
• c. de omvang, aard, reikwijdte en complexiteit van de activiteiten van de entiteit waar het lid een bestuursmandaat heeft en, in het bijzonder, of de entiteit al dan niet een niet-EU-entiteit is;
• d. de geografische aanwezigheid van het lid en de voor de functie vereiste reistijd;
• e. het aantal geplande vergaderingen voor het leidinggevend orgaan;
• f. alle noodzakelijke vergaderingen die moeten worden gehouden, in het bijzonder met bevoegde autoriteiten of andere interne of externe belanghebbenden buiten het formele vergaderschema van het leidinggevend orgaan;
• g. de aard van de specifieke functie en de verantwoordelijkheden van het lid, met inbegrip van specifieke rollen zoals CEO, voorzitter of voorzitter of lid van een comité, ongeacht of het lid een uitvoerende of niet-uitvoerende functie bekleedt, en de noodzaak van dat lid om vergaderingen bij te wonen in de onder a) en b) genoemde ondernemingen en in de financiële entiteit;
• h. andere externe professionele of politieke activiteiten en alle andere functies en relevante activiteiten, zowel binnen als buiten de financiële sector en zowel binnen als buiten de EU;
• i. de nodige introductie en training;
• j. alle andere relevante taken van het lid die geacht worden van belang te zijn voor de beoordeling omdat het lid verplicht is daaraan tijd te besteden.

Uitgevers van ART’s en CASP’s moeten de rollen, taken en vereiste capaciteiten van de verschillende functies binnen het leidinggevend orgaan en de tijd die naar verwachting vereist is voor elke individuele positie vastleggen, waarbij ook rekening moet worden gehouden met de noodzaak om voldoende tijd te besteden aan introductie en opleiding. Daartoe dienen CASP’s die vallen onder klasse 1 van bijlage IV bij de MiCA-verordening en uitgevers van niet-significante ART’s een onderscheid maken tussen tijd die naar verwachting zal moeten worden besteed door de leden van het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie en leden van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie, in plaats van voor de individuele posities binnen die functies.

Een lid van het leidinggevend orgaan dient op de hoogte te worden gesteld van naar verwachting te besteden tijd. Uitgevers van ART’s en CASP’s kunnen van het lid verlangen dat hij/zij schriftelijk aantoont dat hij/zij in staat is de vereiste tijd op een passende manier aan de functie te besteden.

Uitgevers van ART’s en CASP’s moeten controleren of de leden van het leidinggevend orgaan voldoende tijd besteden aan de uitvoering van hun taken . De voorbereiding van vergaderingen, de aanwezigheid en de actieve betrokkenheid van leden bij de vergaderingen van het leidinggevend orgaan zijn allemaal indicatoren van tijdsbesteding.

De impact van langdurige afwezigheid van leden van het leidinggevend orgaan moet worden meegenomen in de beoordeling van de voldoende tijdsbesteding van andere individuele leden van het leidinggevend orgaan.

Uitgevers van ART’s en CASP’s moeten registers bijhouden van alle externe professionele en politieke functies die de leden van het leidinggevend orgaan bekleden. Dergelijke gegevens moeten worden bijgewerkt wanneer een lid de uitgever van ART’s of CASP in kennis stelt van een wijziging en wanneer dergelijke wijzigingen anderszins onder de aandacht van de uitgever van ART’s of CASP komen. Indien zich dergelijke wijzigingen voordoen die het vermogen van een lid van het leidinggevend orgaan om voldoende tijd te besteden aan de uitoefening van de functie van lid, kunnen beperken, moet de uitgever van ART’s of CASP een nieuwe beoordeling maken van het vermogen van het lid om voldoende tijd te wijden aan de functie.