4. Organizacinė sistema ir struktūra

TSŽ emitento valdymo organas turėtų užtikrinti to TSŽ emitento organizacinės ir veiklos struktūros tinkamumą ir skaidrumą bei parengti jos aprašą. Struktūra turėtų atspindėti veiksmingą ir prudencinį TSŽ emitento ir grupės valdymą.

Valdymo organas turėtų užtikrinti, kad vidaus kontrolės funkcijoms būtų skiriami reikiami finansiniai ir žmogiškieji ištekliai ir būtų suteikti įgaliojimai veiksmingai atlikti savo vaidmenį. Būtina bent užtikrinti, kad atitikties užtikrinimo funkcija veiktų nepriklausomai, įskaitant tai, kad pareigos būtų tinkamai atskirtos. Atskaitomybės ryšiai ir atsakomybės paskirstymas turėtų būti aiškūs, aiškiai apibrėžti, nuoseklūs, vykdytini ir tinkamai pagrįsti dokumentais. Dokumentai turėtų būti atitinkamai atnaujinami.

TSŽ emitento struktūra neturėtų kliudyti valdymo organui prižiūrėti ir veiksmingai valdyti TSŽ emitento arba, kai taikytina, grupės patiriamą riziką arba kompetentingai institucijai veiksmingai vykdyti TSŽ emitento priežiūrą.

Valdymo organas turėtų įvertinti, ar ir kaip reikšmingi grupės struktūros pokyčiai, kai taikytina (pvz., naujų patronuojamųjų įmonių įsteigimas, grupės dalių susijungimas ir įsigijimas, pardavimas ar likvidavimas arba išorės pokyčiai) daro poveikį TSŽ emitento organizacinės struktūros patikimumui. Nustatęs trūkumų, valdymo organas turėtų skubiai atlikti visus reikiamus pakeitimus.

4.2 Savo struktūros pažinimas

Valdymo organas turėtų visapusiškai žinoti ir suprasti TSŽ emitento teisinę, organizacinę ir veiklos struktūrą (savo struktūros pažinimas) bei užtikrinti, kad ji derėtų su patvirtinta verslo ir rizikos strategija, rizikos apetitu ir kad jai būtų taikoma TSŽ emitento rizikos valdymo sistema.

Valdymo organas turėtų užtikrinti, kad TSŽ emitento struktūra ir, kai taikytina, grupės vidaus struktūros būtų aiškios, veiksmingos ir skaidrios darbuotojams, akcininkams ir kitiems suinteresuotiesiems subjektams ir kompetentingai institucijai.

Valdymo organas turėtų valdyti TSŽ emitento struktūrą, vystymąsi, apribojimus ir užtikrinti, kad struktūra būtų pagrįsta, veiksminga ir nebūtų pernelyg didelė ir sudėtinga.

Steigdamas tokias struktūras, valdymo organas turėtų suprasti jas, jų paskirtį ir su jomis susijusią konkrečią riziką bei užtikrinti, kad tame procese tinkamai dalyvautų vidaus kontrolės funkcijų vykdytojai. Tokios struktūros turėtų būti tvirtinamos ir palaikomos, tik jeigu jų paskirtis yra aiškiai apibrėžta ir suprantama, ir jeigu valdymo organas yra tikras, kad visa reikšminga rizika, įskaitant reputacijai kylančią riziką, yra nustatyta, visą riziką galima veiksmingai valdyti ir tinkamai apie ją pranešti, ir kad yra užtikrinta veiksminga priežiūra. Kuo sudėtingesnė organizacinė ir veiklos struktūra bei kuo didesnė rizika, tuo intensyvesnė turėtų būti struktūros priežiūra.

Priimdami sprendimus TSŽ emitentai turėtų atsižvelgti į rizikos vertinimo, atlikto siekiant nustatyti, ar tokios struktūros gali būti naudojamos su pinigų plovimu ir terorizmo finansavimu susijusiais ar kitais finansinių nusikaltimų tikslais, rezultatus, kad emitentas ar sektorius nepatirtų didelės pinigų plovimo ir terorizmo finansavimo rizikos. Šiuo tikslu TSŽ emitentai turėtų atsižvelgti bent į tai:

• a. kiek jurisdikcija, kurioje bus sukurta struktūra, veiksmingai laikosi ES ir tarptautinių mokesčių skaidrumo ir kovos su pinigų plovimu ir terorizmo finansavimu standartų;
• b. kiek struktūra naudinga siekiant akivaizdaus ekonominio ir teisėto tikslo;
• c. kiek struktūra galima pasinaudoti siekiant nuslėpti galutinio tikrojo savininko tapatybę;
• d. kiek priežastis, dėl kurios gali būti sukurta struktūra, kelia susirūpinimą;
• e. ar struktūra gali kliudyti TSŽ emitento valdymo organui tinkamai vykdyti priežiūrą arba ar ji gali mažinti TSŽ emitento gebėjimą valdyti susijusią riziką ;
• f. ar struktūra kliudo kompetentingoms institucijoms veiksmingai vykdyti priežiūrą.

Bet kuriuo atveju TSŽ emitentai neturėtų kurti neaiškių arba nepagrįstai sudėtingų struktūrų, neturinčių aiškaus ekonominio pagrindimo ar teisinės paskirties, arba struktūrų, kurios galėtų kelti susirūpinimą, jog jos gali būti kuriamos su finansiniais nusikaltimais susijusiu tikslu.

TSŽ emitentai savo sprendimus turėtų įforminti dokumentais ir gebėti juos pagrįsti kompetentingoms institucijoms.

Tokios struktūros ir veikla, įskaitant jų atitiktį teisės aktams ir profesiniams standartams, turėtų būti reguliariai peržiūrimos. Jeigu vidaus audito funkcija yra įsteigta, peržiūrą pagal rizika pagrįstą metodą turėtų atlikti jos vykdytojai.