4. Organisatorisk ramme og struktur

En udsteder af ART'ers ledelsesorgan bør sikre en passende og gennemsigtig organisatorisk og operationel struktur for den pågældende udsteder og bør have en skriftlig beskrivelse heraf. Strukturen bør fremme og påvise effektiv og forsigtig ledelse af udstederen af ART'er og koncernen, hvor det er relevant.

Ledelsesorganet bør sikre, at de interne kontrolfunktioner har passende finansielle og menneskelige ressourcer samt beføjelser til effektivt at varetage deres funktion. Compliancefunktionen bør som minimum fungere uafhængigt, herunder have passende funktionsadskillelse. Rapporteringskanalerne og fordelingen af ansvar bør være klare, veldefinerede, sammenhængende, kunne håndhæves og være behørigt dokumenteret. Dokumentationen bør opdateres efter behov.

Udstederen af ART'ers struktur bør ikke forringe ledelsesorganets evne til at føre tilsyn med og styre de risici, som udstederen eller, hvor det er relevant, koncernen er eksponeret for, eller den kompetente myndigheds evne til at føre tilsyn med udstederen af ART'er.

Ledelsesorganet bør vurdere, om og hvordan væsentlige ændringer i koncernstrukturen, hvor det er relevant, f.eks. oprettelse af nye datterselskaber, fusioner og overtagelser, frasalg eller likvidation af dele af koncernen eller ekstern udvikling, påvirker forsvarligheden af udstederen af ART'ers organisatoriske ramme. I det omfang der identificeres svagheder, bør ledelsesorganet hurtigt gennemføre de nødvendige justeringer.

4.2 Kend strukturen ("know your structure")

Ledelsesorganet bør have fuldt kendskab til udstederen af ART'ers retlige, organisatoriske og operationelle struktur ("know your structure") og sikre, at den stemmer overens med udstederens godkendte forretnings- og risikostrategi og risikoappetit og er omfattet af udstederens ramme for risikostyring.

Ledelsesorganet bør sikre, at en udsteder af ART'ers og, hvor det er relevant, en koncerns struktur er klar, effektiv og gennemsigtig for medarbejderne, aktionærerne og andre interessenter og for den kompetente myndighed.

Ledelsesorganet bør vejlede om udstederen af ART'ers struktur, udvikling og begrænsninger og sikre, at strukturen er begrundet og effektiv og ikke medfører unødig eller uhensigtsmæssig kompleksitet.

Ved etableringen af strukturerne bør ledelsesorganet være bekendt med strukturerne, deres formål og de særlige risici, der knytter sig til dem, og sikre, at de interne kontrolfunktioner involveres i relevant omfang. Strukturerne bør kun godkendes og opretholdes, hvis formålet med dem er blevet klart defineret og forstået, og hvis ledelsesorganet finder det godtgjort, at alle væsentlige risici, herunder omdømmerisici, er blevet identificeret, at alle risici kan håndteres effektivt og indberettes i relevant omfang, og at et effektivt tilsyn er sikret. Jo mere kompleks og uigennemsigtig den organisatoriske og operationelle struktur er, og jo større risiciene er, desto grundigere bør tilsynet med strukturen være.

Udstedere af ART'er bør i deres beslutningsproces tage hensyn til resultaterne af en risikovurdering, der udføres for at identificere, om strukturerne kan anvendes til et formål relateret til hvidvask af penge/finansiering af terrorisme eller anden økonomisk kriminalitet, for at sikre at udstederen eller sektoren ikke er udsat for en stor risiko for hvidvask af penge/finansiering af terrorisme. Derfor bør udstedere af ART'er som minimum tage hensyn til:

• a. i hvilket omfang den jurisdiktion, hvor strukturen vil blive etableret, overholder EU-standarder og internationale standarder om gennemsigtighed på skatteområdet og på området for bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme
• b. i hvilket omfang strukturen tjener et åbenbart økonomisk og lovligt formål
• c. i hvilket omfang strukturen kan anvendes til at skjule den reelle ejers identitet
• d. i hvilket omfang det forhold, der begrunder den eventuelle etablering af en struktur, giver anledning til bekymring
• e. hvorvidt strukturen kan hindre et effektivt tilsyn fra udstederen af ART'ers ledelsesorgans side eller udstederens evne til at styre den dermed forbundne risiko
• f. hvorvidt strukturen indebærer hindringer for et effektivt tilsyn fra de kompetente myndigheders side.

Udstedere af ART'er bør aldrig etablere uigennemsigtige og unødvendigt komplekse strukturer, der ikke har en klar økonomisk begrundelse eller et klart retligt formål, eller strukturer, der kan give anledning til bekymring for, om de oprettes med henblik på et formål, der er forbundet med økonomisk kriminalitet.

Udstedere af ART'er bør dokumentere deres beslutninger og kunne begrunde deres beslutninger over for de kompetente myndigheder.

Disse strukturer og aktiviteter, herunder deres overensstemmelse med lovgivningen og de faglige standarder, bør underkastes regelmæssig kontrol. Hvis der er etableret en intern revisionsfunktion, bør denne varetage revisionen med en risikobaseret tilgang.