4. Организационна рамка и структура

Ръководният орган на даден издател на ТОА следва да осигури подходяща и прозрачна организационна и оперативна структура за издателя на ТОА и да разполага с писмено описание за нея. Структурата следва да насърчава и демонстрира ефективното и благоразумно управление на издателя на ТОА и на групата, когато е приложимо.

Ръководният орган следва да гарантира, че функциите за вътрешен контрол разполагат с подходящи финансови и човешки ресурси, както и с правомощия да изпълняват ефективно своята роля. Като минимум функцията за нормативно съответствие следва да осъществява дейността си независимо, включително да е налице подходящо разделение на задълженията. Линиите на докладване и разпределението на отговорностите следва да бъдат ясни, точно определени, изпълними и надлежно документирани. Документацията следва да се актуализира, когато е уместно.

Структурата на издателя на ТОА не трябва да възпрепятства способността на ръководния орган да наблюдава и управлява ефективно рисковете, пред които са изложени издателят на ТОА или групата, когато е приложимо, или способността на компетентния орган да упражнява ефективен надзор върху издателя на ТОА.

Ръководният орган следва да преценява дали и по какъв начин съществените промени в структурата на групата, когато е приложимо, (напр. създаване на нови дъщерни предприятия, сливания и придобивания, продажба или ликвидация на части от групата, или външно развитие) оказват влияние върху стабилността на организационната рамка на издателя на ТОА. Когато се установят слабости, ръководният орган следва да извърши всички необходими корекции възможно най - бързо.

4.2 Опознай своята структура

Ръководният орган следва да познава изцяло и да разбира правната, организационната и оперативната структура на издателя на ТОА („опознай своята структура“), както и да гарантира, че тя е в съответствие с одобрената му бизнес и рискова стратегия, както и рисковия му апетит, и е обхваната от неговата рамка за управление за риска.

Ръководният орган следва да гарантира, че структурата на издателя на ТОА и, ако е приложимо, структурите в рамките на дадена група, са ясни, ефикасни и прозрачни за служителите, акционерите и другите заинтересовани страни, както и за компетентния орган.

Ръководният орган следва да управлява структурата на издателя на ТОА, нейното развитие и ограничения и да гарантира, че структурата е обоснована и ефикасна и не води до неоправдана или неподходяща усложненост.

При създаването на подобни структури ръководният орган следва да е наясно с тях, тяхната цел и специфичните рискове, свързани с тях, и да гарантира, че звената за вътрешен контрол участват по подходящ начин. Тези структури следва да бъдат одобрени и поддържани само ако целта им е ясно определена и разбрана и ако ръководният орган е убеден, че са идентифицирани всички съществени рискове, включително за репутационния риск, че всички рискове могат да се управляват ефективно и да бъдат правилно отчитани, както и че има осигурен ефективен контрол. Колкото по - сложни са организационната и оперативната структура, и колкото по - големи са рисковете, толкова по - интензивен следва да бъде контрола на структурата.

Издателят на ТОА, следва да вземе предвид при вземането на решения резултатите от оценката на риска, извършена с цел да се установи дали тези структури биха могли да се използват за цел, свързана с ИП/ФТ или други финансови престъпления, за да се гарантира, че издателят или секторът не са изложени на сериозен риск от ИП/ФТ. За целта издателите на ТОА следва да вземат предвид най - малко следното:

• а. до каква степен юрисдикцията, в която ще бъде създадена структурата, изпълнява ефективно европейските и международните стандарти за данъчна прозрачност, борбата с изпирането на пари и финансирането на тероризма;
• б. степента, в която структурата изпълнява ясна икономическа и законна цел;
• в. степента, в която структурата може да се използва за укриване на самоличността на крайния действителен собственик;
• г. степента, в която причината, водеща към евентуалното създаване на дадена структура, дава повод за притеснение;
• д. дали структурата може да попречи на подходящото наблюдение от страна на ръководния орган на издателя на ТОА или на способността на издателя да управлява свързания риск; както и
• е. дали структурата създава пречки за осъществяването на ефективен надзор от страна на компетентните органи.

Във всеки случай издателите на ТОА не следва да създават непрозрачни или ненужно сложни структури, които нямат ясна икономическа обосновка или правна цел, или структури, които биха могли да породят безпокойство, че е възможно да са създадени за цел, свързана с финансови престъпления.

Издателите на ТОА следва да документират своите решения и да могат да ги обосноват пред компетентните органи.

Тези структури и дейности, включително тяхното съответствие със законодателството и професионалните стандарти, следва да подлежат на редовен преглед. Когато е установена функция за вътрешен одит, тя следва да извършва прегледа, следвайки рисково базиран подход.