4. Quadro e struttura a livello organizzativo

L’organo di amministrazione di un emittente di ART dovrebbe garantire una struttura organizzativa e operativa adeguata e trasparente per tale emittente di ART nonché predisporne una descrizione scritta. La struttura dovrebbe promuovere e dimostrare la gestione efficace e prudente dell’emittente di ART e del gruppo, ove applicabile.

L’organo di amministrazione dovrebbe assicurare che le funzioni di controllo interno dispongano delle risorse finanziarie e umane adeguate nonché dei poteri necessari per esercitare il proprio ruolo in modo efficace. Come minimo, la funzione di conformità dovrebbe operare in modo indipendente, il che include un’adeguata separazione delle funzioni. Le linee di segnalazione e l’assegnazione delle responsabilità dovrebbero essere chiare, ben definite, coerenti, applicabili e debitamente documentate. La documentazione dovrebbe essere aggiornata, secondo le esigenze.

La struttura dell’emittente di ART non dovrebbe costituire un ostacolo alla capacità dell’organo di amministrazione di sorvegliare e gestire in modo efficace i rischi per l’emittente di ART o per il gruppo, se applicabile, oppure alla capacità dell’autorità competente di supervisionare l’emittente di ART in modo efficace.

L’organo di amministrazione dovrebbe valutare se e in che modo eventuali modifiche sostanziali della struttura del gruppo (ad es. l’istituzione di nuove filiazioni, le fusioni e le acquisizioni, la vendita o la liquidazione di parti del gruppo o sviluppi esterni), ove applicabili, incidano sulla solidità del quadro organizzativo dell’emittente di ART. Se vengono individuate delle carenze, l’organo di amministrazione dovrebbe intervenire rapidamente attuando le necessarie misure correttive. 4.2 Conoscere la propria struttura

L’organo di amministrazione dovrebbe conoscere e comprendere pienamente la struttura giuridica, organizzativa e operativa dell’emittente di ART (c.d. « know your structure ») e garantire che essa sia in linea con la strategia aziendale, la strategia in materia di rischio e la propensione al rischio che l’ente stesso ha approvato e che sia inclusa nel suo quadro di gestione dei rischi.

L’organo di amministrazione dovrebbe garantire che la struttura di un emittente di ART e, laddove applicabile, le strutture all’interno di un gruppo, siano chiare, efficienti e trasparenti per il personale, gli azionisti e le altre parti interessate, nonché per l’autorità competente.

L’organo di amministrazione dovrebbe dirigere la struttura dell’emittente di ART, guidarne l’evoluzione e far fronte ai relativi limiti, oltre a garantire che la struttura sia giustificata ed efficiente e non presenti un grado di complessità eccessivo o non appropriato.

Nell’istituzione di tali strutture, l’organo di amministrazione dovrebbe comprenderne le caratteristiche, l’obiettivo e i rischi specifici a queste associati, e garantire che le funzioni di controllo interno siano adeguatamente coinvolte. Tali strutture dovrebbero essere approvate e mantenute soltanto quando il loro obiettivo è stato definito e compreso in modo chiaro e quando l’organo di amministrazione abbia accertato che tutti i rischi sostanziali, inclusi i rischi reputazionali, siano stati individuati, che tutti i rischi possano essere gestiti in modo efficace e debitamente comunicati, e che venga garantita una sorveglianza efficace. Quanto più complessa è la struttura organizzativa e operativa, tanto più elevati sono i rischi e tanto più intensa dovrebbe essere la sorveglianza della struttura.

L’emittente di ART deve prendere in considerazione, nel proprio processo decisionale, i risultati di una valutazione del rischio effettuata per rilevare se tali strutture potrebbero essere utilizzate per uno scopo connesso al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo o ad altri reati finanziari, al fine di garantire che l’emittente o il settore non siano esposti a gravi rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. A tal fine, gli emittenti di ART dovrebbero tenere conto, come minimo:

• a. della misura in cui il paese nel quale sarà istituita la struttura rispetta effettivamente le norme dell’Unione e internazionali in materia di trasparenza fiscale, contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo;
• b. della misura in cui la struttura serve un evidente obiettivo economico e lecito;
• c. della misura in cui la struttura potrebbe essere utilizzata per nascondere l’identità del titolare effettivo;
• d. della misura in cui la motivazione che porta alla possibile istituzione di una struttura sollevi preoccupazioni;
• e. se la struttura possa impedire la sorveglianza appropriata da parte dell’organo di amministrazione dell’emittente di ART o la capacità dell’emittente di gestire il rischio correlato;
• f. se la struttura ponga ostacoli a un’efficace vigilanza da parte delle autorità competenti.

In ogni caso, gli emittenti di ART non dovrebbero istituire strutture poco chiare o inutilmente complesse che non abbiano una chiara motivazione economica o un obiettivo lecito, o strutture che potrebbero far pensare che siano state create per un obiettivo legato a reati finanziari.

Gli emittenti di ART dovrebbero documentare le loro decisioni ed essere in grado di giustificarle alle autorità competenti.

Tali strutture e attività, inclusa la rispettiva conformità alla legislazione e alle norme professionali, dovrebbero essere soggette a revisione periodica. Laddove sia istituita una funzione di audit interno, essa dovrebbe effettuare la revisione secondo un metodo basato sul rischio.