4. Szervezeti keretrendszer és struktúra

Az eszközalapútoken- kibocsátó vezető testületének megfelelő és átlátható szervezeti és működési struktúrával kell rendelkeznie, és annak ismertetését írásban kell dokumentálni. A struktúrának elő kell mozdítania és bizonyítania kell az eszközalapútoken -kibocsátó és adott esetben a csoport hatékony és prudens irányítását.

A vezető testületnek biztosítania kell, hogy a belsőkontroll -funkciót ellátó egységek rendelkezzenek a feladataik hatékony ellátásához szükséges megfelelő pénzügyi és humán erőforrásokkal és hatáskörökkel. Minimumkövetelmény, hogy a megfelelésbiztosítási f unkciót ellátó egység függetlenül működjön, beleértve a feladatok megfelelő elkülönítését is. A jelentési útvonalaknak és a felelősségi körök elosztásának egyértelműnek, jól körülhatároltnak, következetesnek, végrehajthatónak és kellően dokumentáltnak kell lennie. A dokumentációt szükség esetén frissíteni kell.

Az eszközalapútoken- kibocsátó struktúrája nem akadályozhatja a vezető testület azon képességét, hogy felügyelje és hatékonyan kezelje a kibocsátót vagy adott esetben a csoportot érintő kockázatokat, valamint az illetékes hatóság azon képességét, hogy haték onyan felügyelje az eszközalapútoken-kibocsátót.

A vezető testületnek értékelnie kell, hogy a csoport struktúrájának lényeges változásai (pl. új leányvállalatok létrehozása, fúziók és felvásárlások, a csoport egyes részeinek eladása vagy felszámolása, vagy külső fejlemények) hatással vannak -e az eszközalapútoken-kibocsátó szervezeti keretének stabilitására, és ha igen, hogyan. Hiányosságok azonosítása esetén a vezető testületnek mielőbb meg kell tennie a szükséges kiigazításokat.

4.2 Szervezetismeret (KYS)

A vezető testületnek teljes egészében ismernie és értenie kell az eszközalapútoken -kibocsátó jogi, szervezeti és működési struktúráját („know your structure – KYS”), és biztosítania kell, hogy az összhangban álljon a kibocsátó jóváhagyott üzleti és kockázati stratégiájával és kockázatvállalási hajlandóságával, továbbá kiterjedjen rá a kockázatkezelési keretrendszer.

A vezető testületnek biztosítania kell, hogy az eszközalapútoken -kibocsátó struktúrája és adott esetben a csoporton belüli struktúrák egyértelműek, hatékonyak és átláthatóak legyenek a munkatársak, a részvényesek és egyéb érdekelt felek, valamint az illetékes hatóság számára.

A vezető testületnek útmutatással kell szolgálnia az eszközalapútoken -kibocsátó struktúrájával, annak alakulásával és korlátaival kapcsolatban, továbbá biztosítania kell, hogy a struktúra indokolt és hatékony legyen, valamint ne legyen túlzottan vagy nem m egfelelően összetett.

E struktúrák létrehozásakor a vezető testületnek ismernie kell ezeket a struktúrákat és azok céljait, valamint a hozzájuk kapcsolódó konkrét kockázatokat, és biztosítania kell, hogy a belsőkontroll - funkciót ellátó egységeket kellő mértékben bevonják. E str uktúrákat csak akkor szabad jóváhagyni és fenntartani, ha céljukat egyértelműen meghatározták és megértették, és ha a vezető testület meggyőződött arról, hogy valamennyi lényeges kockázatot – a reputációs kockázatokat is beleértve – azonosítottak, továbbá minden kockázatot eredményesen lehet kezelni és megfelelően lehet jelenteni, és ha biztosított a tényleges felügyelet. Minél összetettebb a szervezeti és működési struktúra, és minél nagyobbak a kockázatok, annál intenzívebb felügyeletet kell a struktúra felett gyakorolni.

Az eszközalapútoken-kibocsátóknak a döntéshozatal során figyelembe kell venniük az annak megállapítása céljából végzett kockázatértékelés eredményeit, hogy az ilyen struktúrák felhasználhatók-e pénzmosással/terrorizmusfinanszírozással vagy más pénzügyi bűn cselekményekkel kapcsolatos célokra annak biztosítása érdekében, hogy a kibocsátó vagy az ágazat ne legyen kitéve a pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozás súlyos kockázatának. E célból az eszközalapútoken-kibocsátóknak figyelembe kell venniük legalább a k övetkezőket:

• a. a struktúra létrehozásának helye szerinti joghatóság milyen mértékben felel meg ténylegesen az adózási átláthatósággal, a pénzmosás elleni küzdelemmel és a terrorizmus finanszírozása elleni küzdelemmel kapcsolatos uniós és nemzetközi előírásoknak;
• b. a struktúra mennyire szolgál nyilvánvaló gazdasági és jogszerű célt;
• c. a struktúrát mennyire lehet felhasználni a tényleges tulajdonos személyazonosságának elrejtésére;
• d. egy adott struktúra lehetséges létrehozásához vezető ok mennyire ad okot aggodalomra;
• e. akadályozhatja- e a struktúra a kibocsátó vezető testületének tényleges felügyeleti tevékenységét vagy a kibocsátónak a kapcsolódó kockázat kezelésére irányuló képességét; továbbá
• f. akadályozhatja-e a struktúra az illetékes hatóságok által ellátott hatékony felügyeletet.

Mindenesetre az eszközalapútoken- kibocsátók nem hozhatnak létre olyan, nem kellően átlátható vagy szükségtelenül összetett struktúrákat, amelyeknek nincs egyértelmű gazdasági alapja vagy jogi célja, illetve nem alakíthatnak ki olyan struktúrákat, amelyek aggályokat vetnek fel azzal kapcsolatban, hogy e struktúrákat pénzügyi bűncselekményekkel kapcsolatos célokra hozhatták létre.

Az eszközalapútoken-kibocsátóknak dokumentálniuk kell döntéseiket, és az illetékes hatóságok részére meg kell tudniuk indokolni azokat.

Ezeket a struktúrákat és tevékenységeket, beleértve a jogszabályoknak és szakmai előírásoknak való megfelelésüket is, rendszeresen felül kell vizsgálni. Amennyiben belső ellenőrzési részleget hoznak létre, annak kockázatalapú megközelítés szerint kell elvégeznie a felülvizsgálatot.