4. Quadro e estrutura organizacional

Compete ao órgão de administração de um emitente de criptofichas referenciadas a ativos assegurar que este possui uma estrutura organizacional transparente e operacional adequada e manter uma descrição escrita dessa estrutura. A estrutura deve promover e demonstrar uma gestão efetiva e prudente do emitente de criptofichas referenciadas a ativos e do grupo, se aplicável.

O órgão de administração deve assegurar que as funções de controlo interno dispõem dos recursos financeiros e humanos adequados, bem como dos necessários poderes para desempenharem eficazmente as suas funções. No mínimo, a função de conformidade deve ser exercida de forma independente, com uma adequada separação de funções. As linhas de reporte e a atribuição de responsabilidades devem ser claras, bem definidas, coerentes, aplicáveis e devidamente documentadas. A documentação deve ser atualizada sempre que necessário.

A estrutura do emitente de criptofichas referenciadas a ativos não pode prejudicar a capacidade do órgão de administração para supervisionar e gerir eficazmente os seus riscos ou, quando aplicável, os que afetam o grupo, nem a capacidade da autoridade competente para supervisionar eficazmente o emitente de criptofichas referenciadas a ativos.

O órgão de administração deve avaliar se e de que modo alterações significativas à estrutura do grupo, quando aplicável (por exemplo, estabelecimento de novas filiais, fusões e aquisições, venda ou liquidação de partes do grupo, ou acontecimentos externos), afetam a solidez do quadro organizacional do emitente de criptofichas referenciadas a ativos. Sempre que forem identificadas deficiências, o órgão de administração deve proceder rapidamente a quaisquer ajustamentos necessários.

4.2 «Conheça a sua estrutura»

O órgão de administração deve conhecer e compreender inteiramente a estrutura jurídica, organizacional e operacional do emitente de criptofichas referenciadas a ativos («conheça a sua estrutura») e assegurar que a mesma esteja de acordo com a estratégia de negócio e de risco e com a apetência pelo risco aprovadas e que esteja coberta pelo seu quadro de gestão de riscos.

O órgão de administração assegura que a estrutura de um emitente de criptofichas referenciadas a ativos e, caso aplicável, as estruturas pertencentes ao grupo sejam claras, eficientes e transparentes para o pessoal, bem como para os seus acionistas e outras partes interessadas, e para a autoridade competente.

O órgão de administração deve orientar a estrutura do emitente de criptofichas referenciadas a ativos, a sua evolução e limitações e deve assegurar que a estrutura seja justificada e eficiente e não apresente uma complexidade excessiva ou inadequada.

Ao constituir tais estruturas, o órgão de administração deve compreender as estruturas e a sua finalidade, bem como os riscos específicos que lhe estão associados, e garantir o envolvimento adequado das funções de controlo interno. Tais estruturas só devem ser aprovadas e mantidas se a sua finalidade tiver sido claramente definida e compreendida e quando o órgão de administração se tiver certificado de que todos os riscos materiais, incluindo o risco reputacional, foram identificados, e que todos os riscos podem ser geridos eficientemente e comunicados de forma adequada, e de que foi assegurada uma supervisão efetiva. Quanto mais complexa for a estrutura organizacional e operacional e maiores forem os riscos, mais intensa deverá ser a supervisão da estrutura.

O emitente de criptofichas referenciadas a ativos deve ter em conta, na sua tomada de decisões, os resultados de uma avaliação do risco realizada para identificar se essas estruturas podem ser utilizadas para fins relacionados com o BC/FT ou outros crimes financeiros, a fim de assegurar que o emitente ou o setor não está exposto a um risco grave de BC/FT. Para o efeito, os emitentes de criptofichas referenciadas a ativos devem tem em conta, no mínimo em que medida:

• a. a jurisdição onde a estrutura será criada cumpre efetivamente com as normas europeias e internacionais em matéria de transparência fiscal, de luta contra o branqueamento de capitais e de combate ao financiamento do terrorismo;
• b. a estrutura serve uma finalidade económica e lícita óbvia;
• c. a estrutura pode ser utilizada para ocultar a identidade do beneficiário efetivo final;
• d. o motivo que está na base da possível criação de uma estrutura é questionável;
• e. a estrutura pode impedir a supervisão adequada pelo órgão de administração do emitente de criptofichas referenciadas a ativos ou a capacidade deste para gerir o risco associado; e
• f. a estrutura dificulta a supervisão efetiva pelas autoridades competentes.

Em qualquer dos casos, os emitentes de criptofichas referenciadas a ativos não devem constituir estruturas opacas ou desnecessariamente complexas sem uma finalidade jurídica ou um interesse económico claros que possam suscitar preocupações quanto à possibilidade de terem sido constituídas para fins associados ao crime financeiro.

Os emitentes de criptofichas referenciadas a ativos devem documentar as suas decisões e ser capazes de justificá-las às autoridades competentes.

Estas estruturas e atividades, incluindo a sua conformidade com a legislação e as normas profissionais, devem ser objeto de revisões periódicas. Caso seja estabelecida uma função de auditoria interna, esta deve efetuar essa a revisão com base numa abordagem baseada no risco.