4. Organisatorischer Rahmen und Organisationsstruktur

Das Leitungsorgan eines Emittenten von ART sollte sicherstellen, dass der Emittent von ART über eine geeignete und transparente organisatorische und operative Struktur für diesen Emittenten von ART verfügt, und sollte eine schriftliche Beschreibung über diese vorlegen können. Die Struktur sollte die wirksame und umsichtige Geschäftsführung des Emittenten von ART und gegebenenfalls der Gruppe fördern und widerspiegeln.

Das Leitungsorgan sollte sicherstellen, dass die internen Kontrollfunktionen über angemessene finanzielle und personelle Ressourcen sowie über Befugnisse zur wirksamen Wahrnehmung ihrer Funktion verfügen. Mindestens die Compliance-Funktion sollte unabhängig tätig sein, was einschließt, dass eine geeignete Aufgabentrennung vorhanden ist. Die Berichtswege und die Zuweisung der Verantwortlichkeiten sollten klar, genau abgegrenzt, kohärent, durchsetzbar und ordnungsgemäß dokumentiert sein. Die Dokumentation sollte, soweit erforderlich, aktualisiert werden.

Die Struktur des Emittenten von ART sollte weder die Fähigkeit des Leitungsorgans zur Überwachung und zur wirksamen Steuerung seiner Risiken oder ggf. der Risiken, denen die Gruppe ausgesetzt ist, noch die Fähigkeit der zuständigen Behörde zur wirksamen Beaufsichtigung des Emittenten von ART beeinträchtigen.

Das Leitungsorgan sollte gegebenenfalls bewerten, ob und wie sich wesentliche Änderungen an der Struktur der Gruppe (z. B. Gründung neuer Tochterunternehmen, Fusionen und Übernahmen, Verkauf oder Abwicklung von Teilen der Gruppe oder externe Entwicklungen) auf die Belastbarkeit des organisatorischen Rahmens des Emittenten von ART auswirken. Sofern Schwachstellen ermittelt werden, sollte das Leitungsorgan etwaige erforderliche Anpassungen unverzüglich vornehmen.

4.2 Kenntnis der eigenen Struktur („know your structure“)

Das Leitungsorgan sollte die rechtliche, organisatorische und operative Struktur des Emittenten von ART genau kennen und verstehen (Kenntnis der eigenen Struktur) sowie dafür Sorge tragen, dass diese der genehmigten Geschäfts- und Risikostrategie und dem Risikoappetit des Emittenten von ART entspricht sowie von seinem Risikomanagementrahmen abgedeckt ist.

Das Leitungsorgan sollte dafür Sorge tragen, dass die Struktur eines Emittenten von ART und gegebenenfalls die Strukturen innerhalb einer Gruppe effizient und transparent sind, und zwar sowohl für die Mitarbeiter, die Anteilseigner und andere Interessenträger des Emittenten von ART als auch für die zuständige Behörde.

Das Leitungsorgan sollte die Struktur, Entwicklung und Beschränkungen des Emittenten von ART steuern und dafür Sorge tragen, dass die Struktur angemessen und wirksam ist und keine übermäßige oder unangemessene Komplexität mit sich bringt.

Bei der Einrichtung dieser Strukturen sollte das Leitungsorgan diese und ihren Zweck und die mit ihnen verbundenen besonderen Risiken verstehen sowie sicherstellen, dass die internen Kontrollfunktionen ordnungsgemäß eingebunden sind. Solche Strukturen sollten nur dann genehmigt und fortgeführt werden, wenn ihr Zweck klar definiert wurde und verstanden wird, wenn sich das Leitungsorgan vergewissert hat, dass alle wesentlichen Risiken, einschließlich Reputationsrisiken, ermittelt wurden und alle Risiken wirksam gesteuert und angemessen berichtet werden können sowie eine wirksame Überwachung gewährleistet ist. Je komplexer die organisatorische und operative Struktur ist, und je größer die Risiken sind, desto intensiver sollte die Überwachung der Struktur sein.

Emittenten von ART sollten bei ihrer Entscheidungsfindung die Ergebnisse einer Risikobewertung berücksichtigen, die durchgeführt wurde, um festzustellen, ob solche Strukturen für einen mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder anderen Finanzkriminalität verbundenen Zweck genutzt werden könnten, um sicherzustellen, dass der Emittent oder der Sektor keinem ernsthaften GW/TF-Risiko ausgesetzt ist. Zu diesem Zweck sollten die Emittenten von ART mindestens folgende Aspekte berücksichtigen:

• a. den Umfang, in dem die Rechtsordnung, in der die Struktur eingerichtet wird, tatsächlich den EU- und internationalen Standards zu Steuertransparenz, Anti-Geldwäsche und Bekämpfung der Finanzierung von Terrorismus entspricht;
• b. den Umfang, in dem die Struktur einem offensichtlichen wirtschaftlichen und rechtmäßigen Zweck dient;
• c. den Umfang, in dem die Struktur genutzt werden könnte, um die Identität des eigentlichen wirtschaftlichen Eigentümers zu verschleiern;
• d. den Umfang, in dem der Grund, der zur möglichen Einrichtung einer Struktur führt, Anlass zur Sorge gibt;
• e. den Umstand, ob die Struktur eine angemessene Überwachung durch das Leitungsorgan des Emittenten von ART oder die Fähigkeit des Emittenten von ART zur Steuerung des damit verbundenen Risikos behindert; und
• f. den Umstand, ob die Struktur ein Hindernis für eine wirksame Beaufsichtigung durch die zuständigen Behörden darstellt.

In jedem Fall sollten die Emittenten von ART keine undurchsichtigen oder unnötig komplexen Strukturen einrichten, die keine klare wirtschaftliche Begründung oder keinen rechtlichen Zweck haben, oder Strukturen einrichten, die Anlass zu Bedenken geben könnten, dass sie möglicherweise für Zwecke in Verbindung mit Finanzkriminalität geschaffen werden.

Emittenten von ART sollten ihre Entscheidungen dokumentieren und in der Lage sein, ihre Entscheidungen gegenüber den zuständigen Behörden zu begründen.

Diese Strukturen und Tätigkeiten, einschließlich ihrer Übereinstimmung mit Rechtsvorschriften und beruflichen Standards, sollten regelmäßig überprüft werden. Sofern die Funktion der internen Revision eingerichtet ist, sollte diese die Prüfung nach einem risikobasierten Ansatz vornehmen.