4. Organisatiekader en -structuur

Het leidinggevend orgaan van een uitgever van ART’s dient te zorgen voor een passende en transparante organisatie- en operationele structuur voor die uitgever van ART’s en dient daar een schriftelijke beschrijving van te hebben. Deze structuur dient het doeltreffende en prudente beheer van de uitgever van ART’s en, in voorkomend geval, de groep te bevorderen en aan te tonen.

Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat de internecontrolefuncties over passende financiële en personele middelen beschikken en de bevoegdheden hebben die nodig zijn om hun rol doeltreffend te vervullen. Voor de nalevingsfunctie geldt als minimale eis dat deze onafhankelijk optreedt en dat er een passende scheiding van taken is. De rapportagelijnen en de toewijzing van verantwoordelijkheden dienen duidelijk, welomschreven, coherent, afdwingbaar en naar behoren gedocumenteerd te zijn. De documentatie dient wanneer nodig te worden bijgewerkt.

De structuur van de uitgever van ART’s mag het vermogen van het leidinggevend orgaan om de risico’s van de uitgever of, in voorkomend geval, de groep te overzien en doeltreffend te beheren of het vermogen van de bevoegde autoriteit om doeltreffend toezicht te houden op de uitgever van ART’s, niet belemmeren.

Het leidinggevend orgaan dient te beoordelen of en hoe eventuele belangrijke veranderingen in de structuur van de groep, indien van toepassing, (bijv. de oprichting van nieuwe dochterondernemingen, fusies en overnames, het afstoten of de liquidatie van delen van de groep, of externe ontwikkelingen) de deugdelijkheid van het organisatiekader van de uitgever van ART’s beïnvloeden. Wanneer zwakke punten worden vastgesteld, dient het leidinggevend orgaan eventueel noodzakelijke aanpassingen snel door te voeren.

4.2 Ken uw structuur

Het leidinggevend orgaan dient de juridische, organisatie- en operationele structuur van de uitgever van ART’s ten volle te kennen en te begrijpen (“ken uw structuur”) en ervoor te zorgen dat die structuur aansluit op de goedgekeurde bedrijfs- en risicostrategie en risicobereidheid, en door haar kader voor risicobeheer wordt gedekt.

Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat de structuur van een uitgever van ART’s en, in voorkomend geval, de structuren binnen een groep, rekening houdend met de criteria die zijn vastgelegd in hoofdstuk 7, duidelijk, doeltreffend en transparant zijn voor het personeel, de aandeelhouders en andere belanghebbenden van de instelling en voor de bevoegde autoriteit.

Het leidinggevend orgaan dient sturing te geven aan de structuur van de uitgever van ART’s alsmede aan zijn ontwikkeling en beperkingen, en zorgt ervoor dat de structuur gerechtvaardigd, efficiënt en niet nodeloos complex is.

Wanneer dergelijke structuren worden opgezet, dient het leidinggevend orgaan ervoor te zorgen dat het deze structuren, hun doel en de specifieke risico’s die ermee samenhangen, begrijpt en dat de internecontrolefuncties er op passende wijze bij worden betrokken. Dergelijke structuren dienen alleen te worden goedgekeurd en gehandhaafd als hun doel duidelijk vastgesteld en begrepen is, en als het leidinggevend orgaan er zeker van is dat alle belangrijke risico’s, met inbegrip van reputatierisico’s, zijn vastgesteld, dat alle risico’s doeltreffend kunnen worden beheerd en op passende wijze gerapporteerd, en dat doeltreffend toezicht is gewaarborgd. Hoe complexer en ondoorzichtiger de organisatie- en operationele structuur en hoe groter de risico’s, des te intensiever het toezicht erop dient te zijn.

Uitgevers van ART’s dienen bij hun besluitvorming rekening te houden met de resultaten van een risicobeoordeling die is uitgevoerd om vast te stellen of dergelijke structuren zouden kunnen worden gebruikt voor een doel dat verband houdt met het witwassen van geld/de financiering van terrorisme of andere financiële criminaliteit, om ervoor te zorgen dat de uitgever of de sector niet wordt blootgesteld aan een ernstig risico op het witwassen van geld/de financiering van terrorisme. Daartoe dienen uitgevers van ART’s ten minste rekening te houden met:

• a. de mate waarin het rechtsgebied waarin de structuur wordt opgezet daadwerkelijk voldoet aan EU- en internationale normen inzake belastingtransparantie en de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• b. de mate waarin de structuur een duidelijk economisch en rechtmatig doel dient;
• c. de mate waarin de structuur zou kunnen worden gebruikt om de identiteit van de uiteindelijk gerechtigde verborgen te houden;
• d. de mate waarin de reden die mogelijk tot het opzetten van een structuur zal leiden, aanleiding geeft tot zorg;
• e. of de structuur passend toezicht door het leidinggevend orgaan van de instelling of het vermogen van de instelling om de bijbehorende risico’s te beheren in de weg zou staan; en
• f. of de structuur een obstakel vormt voor doeltreffend toezicht door bevoegde autoriteiten.

In ieder geval mogen uitgevers van ART’s geen ondoorzichtige of nodeloos complexe structuren opzetten die geen duidelijke economische reden of juridisch doel hebben, en evenmin structuren die aanleiding zouden kunnen vormen tot zorg dat ze mogelijk worden opgezet voor een doel dat verband houdt met financiële misdrijven.

Uitgevers van ART’s dienen hun besluiten te documenteren en in staat te zijn om hun besluiten te rechtvaardigen tegenover bevoegde autoriteiten.

Deze structuren en activiteiten, met inbegrip van de vraag of deze in overeenstemming zijn met wetgeving en professionele normen, dienen regelmatig te worden getoetst. Wanneer een interne auditfunctie is ingesteld, dient deze de toetsing uit te voeren volgens een risicogebaseerde aanpak.