4. Organisaatiokehys ja -rakenne

ART:ien liikkeeseenlaskijan ylimmän hallintoelimen tulisi varmistaa, että kyseisen ART:ien liikkeeseenlaskijan organisaatio- ja toiminnallinen rakenne on tarkoituksenmukainen ja läpinäkyvä ja että siitä on kirjallinen kuvaus. Rakenteen tulisi edistää ART:ien liikkeeseenlaskijan ja mahdollisen konsernin tehokasta ja luotettavaa johtamista ja olla osoituksena siitä.

Ylimmän hallintoelimen tulisi varmistaa, että sisäisillä valvontatoiminnoilla on asianmukaiset taloudelliset ja henkilöresurssit sekä valtuudet suorittaa tehtävänsä tehokkaasti. Vähimmäisvaatimuksena on, että säännösten noudattamista valvova toiminto toimii riippumattomasti ja että tehtävät pidetään asianmukaisesti erillään. Raportointilinjojen ja tehtävienjaon tulee olla selkeitä, tarkasti määriteltyjä, johdonmukaisia, täytäntöönpanokelpoisia ja asianmukaisesti dokumentoituja. Asiakirjoja tulee päivittää tarpeen mukaan.

ART:ien liikkeeseenlaskijan rakenne ei saa heikentää ylimmän hallintoelimen mahdollisuuksia valvoa ja hallita tehokkaasti liikkeeseenlaskijan tai mahdollisen konsernin kohtaamia riskejä tai toimivaltaisen viranomaisen mahdollisuuksia valvoa ART:ien liikkeeseenlaskijaa tehokkaasti.

Ylimmän hallintoelimen tulisi soveltuvin osin arvioida, vaikuttavatko konsernin rakenteessa tapahtuvat olennaiset muutokset (esim. uusien tytäryritysten perustaminen, sulautumiset ja yritysostot, konsernin osien myyminen tai toiminnan alasajo tai ulkoiset tapahtumat) ART:ien liikkeeseenlaskijan organisaatiokehyksen vakauteen ja millaisia nämä vaikutukset ovat. Jos heikkouksia todetaan, ylimmän hallintoelimen tulee viipymättä tehdä kaikki tarvittavat mukautukset.

4.2 Rakenteen tunteminen

Ylimmän hallintoelimen tulisi tuntea ja ymmärtää täysin ART:ien liikkeeseenlaskijan oikeudellinen, hallinnollinen ja toiminnallinen rakenne (know your structure -periaate) ja varmistaa, että se vastaa liikkeeseenlaskijan hyväksyttyä liiketoiminta- ja riskistrategiaa ja riskinottohalua ja että liikkeeseenlaskijan riskienhallintajärjestelmä kattaa sen.

Ylimmän hallintoelimen tulisi varmistaa, että ART:ien liikkeeseenlaskijan rakenne ja mahdollisen konsernin sisäiset rakenteet ovat selkeät, tehokkaat ja avoimet henkilöstön, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien sekä toimivaltaisen viranomaisen näkökulmasta.

Ylimmän hallintoelimen tulisi ohjata ART:ien liikkeeseenlaskijan rakennetta ja kehitystä sekä sille asetettuja rajoituksia. Sen tulisi varmistaa, että rakenne on perusteltu ja tehokas ja että se ei ole kohtuuttoman tai aiheettoman monimutkainen.

Kun tällaisia rakenteita perustetaan, ylimmän hallintoelimen tulisi ymmärtää rakenteet, niiden tarkoitus ja niihin liittyvät erityiset riskit sekä varmistaa sisäisten valvontatoimintojen asianmukainen osallistuminen. Tällaiset rakenteet voidaan hyväksyä ja niiden ylläpitämistä jatkaa vain silloin, kun niiden tarkoitus on selkeästi määritelty ja ymmärretty ja kun ylin hallintoelin on varmistunut siitä, että kaikki olennaiset riskit, mukaan lukien maineriskit, on tunnistettu, että kaikkia riskejä voidaan hallita tehokkaasti ja niistä voidaan raportoida asianmukaisesti ja että tehokkaan valvonnan järjestäminen on varmistettu. Mitä monitahoisempia hallinnolliset ja toiminnalliset rakenteet ovat, sitä suurempia ovat niihin liittyvät riskit ja sitä intensiivisemmin niitä tulisi valvoa.

ART:ien liikkeeseenlaskijan tulisi ottaa päätöksenteossaan huomioon sellaisten riskiarviointien tulokset, joiden tarkoituksena on ollut tunnistaa, voidaanko arvioitavia rakenteita käyttää rahanpesuun tai terrorismin rahoitukseen tai muihin talousrikoksiin liittyviin tarkoituksiin, jotta voidaan varmistaa, ettei liikkeeseenlaskija tai toimiala ole alttiina vakavalle rahanpesun tai terrorismin rahoituksen riskille. Tätä tarkoitusta varten ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi ottaa huomioon vähintään seuraavat:

• a. missä määrin lainkäyttöalueella, johon rakenne perustetaan, noudatetaan tehokkaasti EU:n asettamia ja kansainvälisiä standardeja, jotka koskevat verotuksen avoimuutta sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa
• b. missä määrin rakenne palvelee ilmiselvää taloudellista ja lainmukaista tarkoitusta
• c. missä määrin rakennetta voitaisiin käyttää lopullisen edunsaajaomistajan henkilöllisyyden piilottamiseen
• d. missä määrin syy, joka johtaa mahdolliseen rakenteen perustamiseen, aiheuttaa huolta
• e. voiko rakenne häiritä ART:ien liikkeeseenlaskijan ylimmän hallintoelimen suorittamaa asianmukaista valvontaa tai liikkeeseenlaskijan kykyä hallita siihen liittyvää riskiä ja
• f. syntyykö rakenteesta esteitä toimivaltaisten viranomaisten suorittamalle tehokkaalle valvonnalle.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden ei tulisi missään tapauksessa perustaa läpinäkymättömiä tai tarpeettoman monimutkaisia rakenteita, joilla ei ole selkeää taloudellista perustaa tai oikeudellista tarkoitusta, tai rakenteita, jotka voisivat aiheuttaa huolta siitä, että ne on voitu perustaa talousrikoksiin liittyviin tarkoituksiin.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi dokumentoida päätöksensä ja kyetä perustelemaan ne toimivaltaisille viranomaisille.

Näitä rakenteita ja toimia sekä sitä, miten niissä noudatetaan lainsäädäntöä ja alan standardeja, on arvioitava säännöllisesti. Jos on perustettu sisäisen tarkastuksen toiminto, sen on suoritettava arviointi riskinoton määrään suhteutetulla lähestymistavalla.