4. Organizacijski okvir i struktura

Upravljačko tijelo izdavatelja ART - ova treba osigurati primjerenu i transparentnu organizacijsku i operativnu strukturu izdavatelja ART - ova te izraditi njezin pisani opis. Strukturom se treba poticati i demonstrirati učinkovito i razborito upravljanje izdavateljem ART - ova i grupom, ako je primjenjivo.

Upravljačko tijelo treba osigurati da interne kontrolne funkcije raspolažu odgovarajućim financijskim i ljudskim resursima te im pružiti ovlasti potrebne za učinkovito obavljanje njihovih zadaća. Funkcija praćenja usklađenosti treba djelovati neovisno, uključujući pritom prikladno razgraničavanje dužnosti. Linije izvješćivanja i raspodjela odgovornosti trebaju biti jasne, dobro definirane, dosljedne, izvršive i propisno dokumentirane. Dokumentacija se po potrebi treba ažurirati.

Struktura izdavatelja ART - ova ne smije onemogućavati upravljačko tijelo da nadzire rizike s kojima se on ili grupa suočavaju, odnosno da njima učinkovito upravlja, kao ni nadležno tijelo da učinkovito nadzire izdavatelja ART - ova.

Upravljačko tijelo treba procijeniti utječu li bitne promjene u strukturi grupe (npr. osnivanje novih društava kćeri, spajanja i pripajanja, prodaja ili likvidacija dijelova grupe ili vanjska kretanja) na stabilnost organizacijskog okvira izdavatelja ART -o va i, ako utječu, na koji način. Ako se utvrde slabosti, upravljačko tijelo treba brzo provesti sve potrebne prilagodbe. 4.2 Poznavanje strukture

Upravljačko tijelo treba u potpunosti poznavati i razumjeti pravnu, organizacijsku i operativnu strukturu izdavatelja ART - ova („poznavanje strukture”) te osigurati njezinu usklađenost s odobrenom poslovnom strategijom, strategijom upravljanja rizicima i sklonošću preuzimanju rizika, kao i pokrivenost okvirom upravljanja rizicima.

Upravljačko tijelo treba osigurati jasnoću, djelotvornost i transparentnost strukture izdavatelja ART - ova i, ako je primjenjivo, struktura unutar grupe za potrebe radnika, dioničara i drugih dionika izdavatelja ART - ova te nadležnog tijela.

Upravljačko tijelo treba usmjeravati strukturu izdavatelja ART - ova, njezin razvoj i ograničenja te treba osigurati strukturu koja je opravdana i djelotvorna te koja nije nepotrebno ili neprimjereno složena.

Pri uspostavi takvih struktura upravljačko tijelo treba razumjeti same strukture, njihovu svrhu i posebne rizike povezane s njima te osigurati uključivanje odgovarajućih internih kontrolnih funkcija. Te se strukture trebaju odobriti i zadržati samo kad je njihova svrha jasno definirana i razumljiva te kad je upravljačko tijelo sigurno da su utvrđeni svi značajni rizici, uključujući reputacijske rizike, da se svim rizicima može učinkovito upravljati i o njima izvješćivati na odgovarajući način te da je zajamčen učinkovit nadzor. Što je organizacijska i operativna struktura složenija, to su rizici veći, a nadzor te strukture treba biti intenzivniji.

Pri donošenju odluka izdavatelj ART - ova treba uzeti u obzir rezultate procjene rizika koja je provedena kako bi se utvrdilo mogu li se takve strukture upotrijebiti u svrhu povezanu s pranjem novca / financiranjem terorizma ili drugim financijskim kaznenim djelima; time bi se osiguralo da izdavatelj ili sektor nisu izloženi ozbiljnom riziku od pranja novca / financiranja terorizma. U tu svrhu izdavatelji ART - ova trebaju uzeti u obzir barem sljedeće:

• a. u kojoj je mjeri jurisdikcija u kojoj će se struktura uspostaviti stvarno usklađena sa standardima EU - a i međunarodnim standardima o poreznoj transparentnosti, sprječavanju pranja novca i borbi protiv financiranja terorizma;
• b. u kojoj mjeri struktura služi jasnoj gospodarskoj i zakonitoj svrsi;
• c. u kojoj se mjeri struktura može upotrijebiti u svrhu skrivanja identiteta krajnjeg stvarnog vlasnika;
• d. u kojoj mjeri razlog koji dovodi do moguće uspostave strukture izaziva zabrinutost;
• e. bi li struktura mogla onemogućiti upravljačko tijelo izdavatelja ART - ova u provedbi odgovarajućeg nadzora ili izdavatelja ART - ova u upravljanju s time povezanim rizikom; i
• f. je li struktura prepreka učinkovitom nadzoru koji provode nadležna tijela.

U svakom slučaju, izdavatelji ART - ova ne smiju uspostavljati netransparentne ili nepotrebne složene strukture koje nemaju jasan gospodarski temelj ni pravnu svrhu ili strukture koje bi mogle izazvati zabrinutost zbog mogućnosti da su stvorene u svrhu povezanu s financijskim kaznenim djelima.

Izdavatelji ART - ova trebaju dokumentirati svoje odluke i biti sposobni opravdati svoje odluke nadležnim tijelima.

Te strukture i aktivnosti, uključujući njihovu usklađenost sa zakonodavstvom i profesionalnim standardima, trebaju podlijegati redovnom preispitivanju. To preispitivanje treba provoditi funkcija unutarnje revizije, ako je osnovana, primjenom pristupa koji se temelji na procjeni rizika.