4. Οργανωτικό πλαίσιο και οργανωτική δομή

Το διοικητικό όργανο ενός εκδότη ART S θα πρέπει να διασφαλίζει μια κατάλληλη και διαφανή οργανωτική και λειτουργική δομή για τον εκάστοτε εκδότη ART S και να διαθέτει γραπτή περιγραφή της. Η δομή θα πρέπει να προωθεί και να καταδεικνύει την αποτελεσματική και συνετή διαχείριση του εκδότη ART S και του ομίλου, κατά περίπτωση.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου διαθέτουν τους κατάλληλους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους, καθώς και τις εξουσίες για την αποτελεσματική εκτέλεση του ρόλου τους. Ως ελάχιστη απαίτηση, η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να λειτουργεί ανεξάρτητα και να υπάρχει σωστός διαχωρισμός των καθηκόντων. Οι γραμμές αναφοράς και η κατανομή των αρμοδιοτήτων θα πρέπει να είναι σαφείς, σαφώς καθορισμένες, συνεκτικές, εφαρμόσιμες και δεόντως τεκμηριωμένες. Η τεκμηρίωση θα πρέπει να επικαιροποιείται καταλλήλως.

Η δομή του εκδότη ART S δεν θα πρέπει να εμποδίζει την ικανότητα του διοικητικού οργάνου να επιβλέπει και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους κινδύνους στους οποίους εκτίθεται ο εκδότης ART S ή ο όμιλος, κατά περίπτωση, ούτε την ικανότητα της αρμόδιας αρχής να ασκεί αποτελεσματικά την εποπτεία της επί του εκδότη ART S .

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να αξιολογεί τις πιθανές κατά περίπτωση συνέπειες που συνεπάγονται οι σημαντικές αλλαγές στη δομή του ομίλου (π.χ. σύσταση νέων θυγατρικών, συγχωνεύσεις και εξαγορές, πώληση ή εκκαθάριση μερών του ομίλου ή εξωτερικές εξελίξεις) όσον αφορά την ευρωστία του οργανωτικού πλαισίου του εκδότη ART S . Σε περίπτωση που διαπιστώνονται αδυναμίες, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να προβαίνει αμέσως σε όλες τις αναγκαίες προσαρμογές.

4.2 Γνώρισε τη δομή σου

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να γνωρίζει και να κατανοεί πλήρως τη νομική, οργανωτική και λειτουργική δομή του εκδότη ART S («Γνώρισε τη δομή σου») και να διασφαλίζει ότι συνάδει με την εγκεκριμένη επιχειρηματική στρατηγική, τη στρατηγική κινδύνου και τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του εκδότη ART S και ότι καλύπτεται από το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνου.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η δομή του εκδότη ART S και, κατά περίπτωση, οι δομές εντός του ομίλου, είναι σαφείς, αποδοτικές και διαφανείς για το προσωπικό, τους μετόχους και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και για την αρμόδια αρχή.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθοδηγεί τη δομή του εκδότη ART S , την εξέλιξη και τους περιορισμούς της, να διασφαλίζει ότι η δομή δικαιολογείται δεόντως και είναι αποδοτική και ότι δεν ενέχει αναίτια ή μη ενδεδειγμένη πολυπλοκότητα.

Κατά τη συγκρότηση των δομών αυτών, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να κατανοεί τόσο τις δομές όσο και τον σκοπό τους, καθώς και τους συγκεκριμένους κινδύνους που συνδέονται με αυτές, και να εξασφαλίζει τη δέουσα συμμετοχή των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Οι δομές αυτές θα πρέπει να εγκρίνονται και να διατηρούνται μόνον εάν ο σκοπός τους είναι σαφώς διατυπωμένος και κατανοητός, και εφόσον το διοικητικό όργανο είναι πεπεισμένο ότι έχουν προσδιοριστεί όλοι οι σημαντικοί κίνδυνοι, συμπεριλαμβανομένων των κινδύνων φήμης, ότι είναι δυνατή η αποτελεσματική διαχείριση και η κατάλληλη αναφορά όλων των κινδύνων και ότι έχει εξασφαλιστεί αποτελεσματική εποπτεία. Όσο πιο πολύπλοκη είναι η οργανωτική και λειτουργική δομή, και όσο μεγαλύτεροι είναι οι κίνδυνοι, τόσο πιο εντατική θα πρέπει να είναι και η εποπτεία της δομής.

Κατά τη λήψη αποφάσεων, ο εκδότης ART S θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα αποτελέσματα της διενεργηθείσας αξιολόγησης κινδύνου προκειμένου να διαπιστώσει αν οι εν λόγω δομές θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για σκοπό που συνδέεται με ΝΕΠΔ/ΧΤ ή με άλλο οικονομικό έγκλημα ώστε να διασφαλιστεί ότι ο εκδότης ή ο εκάστοτε τομέας δεν εκτίθεται σε σοβαρό κίνδυνο ΝΕΠΔ/ΧΤ. Για τον σκοπό αυτό, οι εκδότες ART S θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τουλάχιστον:

• α. τον βαθμό στον οποίο η δικαιοδοσία στην οποία θα συγκροτηθεί η δομή τηρεί πράγματι τα ενωσιακά και διεθνή πρότυπα σχετικά με τη φορολογική διαφάνεια, την καταπολέμηση της ΝΕΠΔ/ΧΤ ·
• β. τον βαθμό στον οποίο η δομή εξυπηρετεί προφανή οικονομικό και νόμιμο σκοπό·
• γ. τον βαθμό στον οποίο η δομή θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την απόκρυψη της ταυτότητας του τελικού απώτατου έμμεσου μετόχου ·
• δ. τον βαθμό στον οποίο ο λόγος που οδηγεί στην πιθανή συγκρότηση μιας δομής εγείρει ανησυχίες·
• ε. κατά πόσον η δομή ενδέχεται να εμποδίσει τη δέουσα εποπτεία από το διοικητικό όργανο του εκδότη ART S ή την ικανότητα του εκδότη να διαχειριστεί τον σχετικό κίνδυνο· και

στ. κατά πόσον η δομή προβάλλει εμπόδια στην αποτελεσματική εποπτεία από τις αρμόδιες αρχές.

Σε κάθε περίπτωση, οι εκδότες ART S δεν θα πρέπει να δημιουργούν αδιαφανείς ή ασκόπως πολύπλοκες δομές οι οποίες στερούνται σαφούς οικονομικού σκεπτικού ή νομικού σκοπού ή δομές που θα μπορούσαν να εγείρουν ανησυχίες ότι ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν για σκοπό που συνδέεται με οικονομικό έγκλημα.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να τεκμηριώνουν τις αποφάσεις τους και να είναι σε θέση να τις αιτιολογούν στις αρμόδιες αρχές.

Αυτές οι δομές και οι δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσής τους με τη νομοθεσία και τα επαγγελματικά πρότυπα, θα πρέπει να υπόκεινται σε τακτική επανεξέταση. Όταν συγκροτείται λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης, θα πρέπει να διενεργεί την επανεξέταση με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου.