4. Organizatoriskā sistēma un struktūra

ART emitenta vadības struktūrai jānodrošina šim ART emitentam piemērota un pārredzama organizatoriskā un darbības struktūra un rakstveidā noformēts tās apraksts. Struktūrai jāveicina un jāpierāda ART emitenta un attiecīgā gadījumā grupas efektīva un piesardzīga pārvaldība.

Vadības struktūrai jānodrošina, ka iekšējās kontroles funkcijām ir atbilstoši finanšu resursi un cilvēkresursi, kā arī pilnvaras savas lomas efektīvai pildīšanai. Atbilstības nodrošināšanas funkcijai jādarbojas vismaz neatkarīgi, tostarp, ievērojot atbilstošu pienākumu nošķiršanu. Ziņošanas kārtībai un pienākumu sadalei jābūt skaidrai, precīzi definētai, saskaņotai, izpildāmai un pienācīgi dokumentētai. Vajadzības gadījumā šī dokumentācija ir jāatjaunina.

ART emitenta struktūra nedrīkst kavēt vadības struktūras spēju pārraudzīt un efektīvi pārvaldīt riskus, ar ko emitents vai attiecīgā gadījumā grupa saskaras, kā arī kavēt kompetentās iestādes spēju efektīvi uzraudzīt ART emitentu.

Vadības struktūrai jāizvērtē, vai un kā attiecīgā gadījumā būtiskas izmaiņas grupas struktūrā (piemēram, jaunu meitasuzņēmumu izveide, apvienošanās un iegādes, grupas daļu pārdošana vai likvidēšana vai ārējas izmaiņas) ietekmē ART emitenta organizatoriskās sistēmas pareizību. Konstatējot nepilnības, vadības struktūrai nekavējoties jāveic jebkuri nepieciešamie pielāgojumi.

4.2. Z ini savu struktūru

Vadības struktūrai pilnībā jāpārzina un jāizprot ART emitenta juridiskā, organizatoriskā un darbības struktūra (“zini savu struktūru”) un jānodrošina tās atbilstība apstiprinātajai darbības un riska stratēģijai un vēlmei uzņemties risku, kas iekļauta tās riska pārvaldības sistēmā.

Vadības struktūrai jānodrošina, lai ART emitenta struktūra un attiecīgā gadījumā struktūras grupas ietvaros ir skaidras, efektīvas un pārredzamas darbiniekiem, akcionāriem, citām iesaistītajām personām un kompetentajai iestādei.

Vadības struktūrai jādod ievirze ART emitenta struktūrai, tās izmaiņām un ierobežojumiem un jānodrošina šīs struktūras pamatotība un efektivitāte, neradot lieku vai nepiemērotu sarežģītību.

Veidojot šādas struktūras, vadības struktūrai jāizprot tās un to mērķis, kā arī konkrētie ar tām saistītie riski un jānodrošina iekšējās kontroles funkciju struktūru pienācīga iesaiste. Šādas struktūras jāapstiprina un jāuztur tikai tad, ja to mērķis ir skaidri definēts un izprasts un vadības struktūra ir pārliecinājusies par to, ka visi būtiskie riski, tostarp reputācijas riski, ir apzināti, ka visus šos riskus var efektīvi pārvaldīt un par tiem pienācīgi ziņot un ka ir nodrošināta efektīva pārraudzība. Jo sarežģītāka organizatoriskā un darbības struktūra un jo lielāki riski, jo intensīvākai jābūt šīs struktūras pārraudzībai.

ART emitentiem, pieņemot lēmumus, jāņem vērā tāda riska novērtējuma rezultāti, kas veikts ar nolūku noteikt, vai šādas struktūras var tikt izmantotas mērķiem, kuri saistīti ar nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanu un terorismu vai citiem finanšu noziegumiem, lai nodrošinātu, ka emitents vai nozare nav pakļauta nopietnam nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas un terorisma riskam. Šim nolūkam ART emitentiem jāņem vērā vismaz:

• a. t as, cik lielā mērā jurisdikcija, kurā tiks izveidota struktūra, faktiski atbilst ES un starptautiskajiem standartiem par nodokļu pārredzamību, nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanu un terorisma finansēšanas apkarošanu;
• b. apjoms, kādā struktūru var izmantot parastiem ekonomiskiem un likumīgiem mērķiem;
• c. apjoms, kādā struktūru var izmantot patiesā faktiskā īpašnieka identitātes slēpšanai;
• d. apjoms, kādā pamatojums, kura dēļ iespējama struktūras izveide, rada bažas;
• e. tas, vai struktūra var apgrūtināt pienācīgu pārraudzību, ko veic ART emitenta vadības struktūra, vai emitenta spēju pārvaldīt attiecīgo risku; un
• f. tas, vai struktūra rada šķēršļus efektīvai kompetento iestāžu uzraudzībai.

Jebkurā gadījumā ART emitentiem nevajadzētu veidot necaurskatāmas vai nevajadzīgi sarežģītas struktūras bez skaidra ekonomiskā pamatojuma vai tiesiska mērķa, ne arī struktūras, par kurām var rasties bažas, ka tās radītas mērķim, kas saistīts ar noziedzīgiem nodarījumiem finanšu jomā.

ART emitentiem jādokumentē savi lēmumi un jāspēj t os pamatot kompetentajām iestādēm.

Šīs struktūras un darbības, tostarp to atbilstība tiesību aktiem un profesionālajiem standartiem, regulāri jāpārskata. Ja ir izveidota iekšējā audita funkcija, tās pārskatīšana jāveic, izmantojot uz risku balstītu pieeju.